يتم الاحتفاظ بالمستندات المحاسبية لمدة 5 سنوات. فترات الاحتفاظ بالمستندات. تنظيم وقواعد تخزين الوثائق المحاسبية وغيرها

الإبلاغ والتسجيل لفترة زمنية معينة هو مطلب من متطلبات التشريع الحالي.

وهذا يعني أنه خلال الفترة المحددة ، يجب توفير إمكانية الوصول إلى المستندات وإمكانية استخدامها الكامل إذا لزم الأمر.

ما هي المستندات التي تتطلب التخزين الإلزامي؟

المستندات التي تتطلب تخزينًا إلزاميًا ، بشروط يمكن تقسيمهللوثائق:

• التي كانت سارية خلال السنة المشمولة بالتقرير ؛
• وهي ضرورية دائمًا في العمل ، على الرغم من عدم استخدامها يوميًا.

إلى المجموعة الأولىالوثائق تشمل:

يحفظالمستندات المتعلقة بالمجموعة الأولى ، يجب عليك:

• لأغراض المحاسبة (المادة 29 ، قانون "المحاسبة" رقم 402-FZ) - خمس سنوات على الأقل من نهاية السنة المشمولة بالتقرير أو السنة التي تم فيها استخدام هذه المستندات آخر مرة ؛
• لأغراض المحاسبة الضريبية (المادة 23 ، قانون الضرائب للاتحاد الروسي) - لمدة 4 سنوات على الأقل. في الوقت نفسه ، قد تحدد المدونة فترات تخزين أطول. على سبيل المثال ، يُطلب من المشارك في مشروع استثماري لكيان مكوِّن للاتحاد الروسي الاحتفاظ بجميع المستندات لمدة 6 سنوات. ولتأكيد مقدار الخسارة المتكبدة - لكامل الفترة التي تتناقص خلالها بمساعدتها والتي لا يمكن حسابها من عام إلى عامين.

شركة المجموعة الثانيةتشمل المستندات التي تخضع للتخزين في المؤسسة خلال فترة نشاطها بالكامل. على وجه الخصوص ، بالنسبة للشركات ذات المسؤولية المحدودة ، ينص قانون "الشركات ذات المسؤولية المحدودة" رقم 14-FZ على ما يلي يجب أن يكون لديك قائمةفي وثائق المؤسسة:

• وثائق التسجيل ، بما في ذلك الجمعية التأسيسية (القرار) بشأن إنشاء الشركة ؛
• المستندات التي تؤكد ملكية العقار في الميزانية العمومية للشركة ؛
• محاضر اجتماعات المؤسسين والأشخاص الآخرين ؛
• وثائق بشأن إصدار الأوراق المالية ؛
• اللوائح الخاصة بالتقسيمات المنفصلة للمؤسسة ؛
• قوائم الأشخاص التابعين ؛
• استنتاجات السلطات التنظيمية المختلفة بشأن بعض القضايا المتعلقة بأنشطة المؤسسة (بشأن عمليات التفتيش ، وما إلى ذلك) ؛
• وغيرها من المستندات التي يجب أن تمتلكها الشركة وفقًا للقانون المعمول به.

كم من الوقت يجب الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية؟

لا تقل الفترة الإجمالية لتخزين أي مستندات محاسبية عن 5 سنوات.

لكن في بعض الحالات يمكن أن يكون أكثر من ذلك بكثير. ويرد أدناه جدول ملخص مع فترات الاحتفاظ.

على الرغم من حقيقة أن وثائق الموظفين تشكل جزءًا كبيرًا من هذه القائمة ، إلا أنها جزء لا يتجزأ من المحاسبة. على أساسها ، يتم استحقاق مدفوعات التعويضات والمكافآت ، فضلاً عن المزايا المختلفة.

حول شروط تخزين توثيق التقارير موصوفة في قصة الفيديو التالية:

إذا لم تكن قد سجلت منظمة بعد ، إذن الأسهليمكن القيام بذلك باستخدام الخدمات عبر الإنترنت التي ستساعدك على إنشاء جميع المستندات اللازمة مجانًا: إذا كان لديك بالفعل مؤسسة وكنت تفكر في كيفية تسهيل وأتمتة المحاسبة وإعداد التقارير ، فإن الخدمات التالية عبر الإنترنت تأتي إلى الإنقاذ ، والتي سيحل محل المحاسب تمامًا في مصنعك ويوفر الكثير من المال والوقت. يتم إنشاء جميع التقارير تلقائيًا وتوقيعها بتوقيع إلكتروني وإرسالها تلقائيًا عبر الإنترنت. إنه مثالي لرائد أعمال فردي أو شركة ذات مسؤولية محدودة على النظام الضريبي المبسط ، UTII ، PSN ، TS ، OSNO.
كل شيء يحدث في بضع نقرات ، دون طوابير أو ضغوط. جربها وستفاجأكم هو سهل!

الطلب والتخزين

إلى تنظيم تخزين المستنداتيمكن للشركة:

• أو اتصل بخدمات مؤسسة أرشيفية خاصة ؛
• أو إنشاء أرشيف خاص بك. هذا مسموح به بموجب المادة 13 من قانون "شؤون المحفوظات" رقم 125-FZ الصادر في 10.22.04.

بواسطة انشاء الأرشيف الخاصيجب على المنشأة تخصيص غرفة منفصلة لهذه الأغراض وتجهيزها برفوف أو أرفف أو خزانات عمياء. إذا كانت هناك نوافذ في الغرفة ، فيجب تغطيتها أو تظليلها بطريقة أخرى لمنع دخول ضوء الشمس إلى المستندات والتسبب في تلاشيها.

بالإضافة إلى ذلك ، أنت بحاجة إلى غرفة الأرشيف الخاصة بك. تجهيز مع الحمايةمن الوصول غير المصرح به ومن الحرائق - باب أمامي معدني وقضبان على النوافذ ونظام إنذار.

لتنظيم بحث سريع عن المستندات الضرورية ، يجب عليك ذلك تطوير تسمية الحالات.

في حالة نقل الحالات لتخزينها في هيكل متخصص، من الضروري اختيار مؤسسة مجهزة بأحدث المعدات وجميع شروط التخزين طويل المدى للوثائق ، بما في ذلك وجود أجهزة إنذار الحريق وأنظمة التحكم في الوصول.

أما بالنسبة للوثائق على تسجيل منظمةهي ووثائق أخرى مماثلة ، عادة ما يتم الاحتفاظ بها من قبل رئيس المنظمة في الأصل وفي خزنة. ونسخهم في قسم المحاسبة.

يجب أن يكون موظفو المؤسسة ونماذجهم الفارغة وإدخالاتهم دائمًا في قسم شؤون الموظفين أو في قسم المحاسبة ، إذا تم تكليفهم بإدارة سجلات الموظفين. في الوقت نفسه ، تُحفظ كتب العمل دائمًا في خزنة.

وتجدر الإشارة إلى أنه يجب حماية المستندات في شكل إلكتروني من التغييرات غير المصرح بها عليها وفي نفس الوقت يجب أن يضمن تخزينها إمكانية إنشاء نسخة على الورق إذا لزم الأمر.

نقل الوثائق إلى الأرشيف

يتم نقل المستندات إلى الأرشيف لمدة طويلة (أكثر من 10 سنوات) والتخزين الدائم.

نقل هذه المواد إلى الأرشيف تم تنفيذهاوفق الجدول الزمني الذي يوافق عليه رئيس المنظمة بالترتيب الخاص بتكوين الأرشيف.

بنفس الترتيب ، يتم تعيين شخص مسؤول عن الحفاظ على الأرشيف ، وتتم الموافقة على القواعد:

• أرشفة الوثائق وإصدارها.
• أرشفة.
• إتلاف المستندات التي انتهت فترة الاحتفاظ بها ؛
• تنظيم فعاليات لحفظ الملفات الأرشيفية.

يتم قبول جميع المستندات الموجودة في الأرشيف فقط في شكل نسخ أصلية ، وفي حالة عدم وجودها - في شكل نسخ مصدقة. يجب أن تكون المستندات المراد نقلها ملزمة بطريقة ما ، ويتم وضعها على غلاف حالتهم معلومات التعريف، خاصه:

• سنة تنفيذ الوثائق ؛
• مجال المحاسبة
• رقم ترتيبي
• الفترة التي تم فيها تكوين السجلات والوثائق الأولية ؛
• نوع المستندات المودعة ؛
• عدد الأوراق المربوطة ، إلخ.

أما بالنسبة لتقديم المستندات للأرشيف بصيغة إلكترونية ، فيتم اعتماد هذا الإجراء بأمر من الرئيس بأرشيف المنظمة بشكل منفصل. ولكن عادة ما يتم نسخ هذه الوثائق بشكل مبدئي على وسائط أخرى.

يتم عرض مثال لتخزين الوثائق المحاسبية في الفيديو التالي:

ماذا تفعل في حالة الخسارة

يمكن أن تُفقد المستندات إما بسبب كارثة طبيعية ، أو نتيجة لتصرفات أطراف ثالثة أو موظفيها. ولكن على أي حال ، سيكون من الضروري تأكيد حقيقة الخسارة من قبل السلطات المختصة. يمكن أن تكون هذه وكالات إنفاذ القانون (إذا سُرقت المستندات) ، أو سلطات إطفاء (إذا تم حرق المستندات) ، إلخ.

عند الكشف عن الوفاة أو فقدان الوثائق ، يجب على رئيس المنظمة ، بأمر منه تشكيل لجنةلمعرفة أسباب الحقيقة. إذا لزم الأمر ، قد تتم دعوة ممثلين عن شركة الأمن أو إدارة الإطفاء أو وكالة التحقيق للمشاركة في التحقيق.

نتيجة تحقيق داخلي يتم وضع الفعلبأي شكل من الأشكال مع بيان بجميع الحقائق. يصبح هذا القانون عذراً لعدم وجود مستندات في حالة طلبها من قبل الجهات الرقابية.

ماذا تفعل بالمستندات إذا انتهت فترة الاحتفاظ بها؟

قبل إتلاف الوثائق سوف تحتاج فحصقيمها. لهذا الغرض ، يتم إنشاء عمولة دائمة في المؤسسة بأمر من الرئيس. يجب أن يشمل المتخصصين القادرين على تقديم تقييم مؤهل للحاجة إلى إتلاف مستندات معينة.

هذه اللجنة هي التي تقرر إتلاف الوثائق ، إذا لم يعد من الممكن تخزينها لفترة من الوقت. يتم تدميرها من خلال صياغة فعل بأي شكل من الأشكال ، والتي يجب أن تحتوي على التفاصيل المطلوبة من المستند الأساسي والتي يجب الموافقة عليها من قبل السياسة المحاسبية للمؤسسة.

قبل التدمير يجب أن يكون تم إجراء جردالمستندات لفترة معينة. لا يمكن إتلاف الوثائق بدون هذا الإجراء.

إذا انتهكت قواعد التخزين؟

المسؤولية عن هذا الانتهاكهناك ضرائب وإدارية ، وعلى وجه الخصوص:

1. يمكن معاقبة المسؤولين إذا لم يحتفظوا بالوثائق خلال الفترة القانونية ، من 5000 إلى 10 آلاف روبل. إذا تم الكشف عن هذا الانتهاك مرة أخرى - 10-20 ألف روبل أو عدم الأهلية لمدة 1-2 سنوات (CAO RF ، المادة 15.11) ؛
2. يمكن معاقبة منظمة عن نفس الأفعال بمبلغ 10 آلاف روبل ، وفي حالة الانتهاك المتكرر - 30 ألف روبل (قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، المادة 120).

لمزيد من المعلومات حول العقوبات الخاصة بهذه الانتهاكات ، يرجى الاطلاع على الفيديو التالي:

أثناء عمل المنظمة ، تتراكم العديد من المستندات الأساسية. يجب جمعها وتخزينها ولا يمكن التخلص من أي منها في وقت مبكر.

كيفية تنظيم تخزين الوثائق ، عدم الغرامة وعدم الغرق في الأوراق ، سنقول في هذا المقال.

التنظيم السليم لتخزين وثائق المحاسبة الأولية: الإطار التنظيمي

لا يوجد مستند واحد يحتوي على جميع المعلومات المتعلقة بكيفية وطول مدة تخزين المستندات. لذلك ، يجب أن يسترشد المرء بعدة لوائح ، والتي تتعارض أحيانًا مع بعضها البعض.

تنص المادة 29 من قانون "المحاسبة" بتاريخ 2011/06/12 على أنه يجب على المنظمة تخزين المستندات الأولية. رقم 402-FZ.

تم تحديد متطلبات تخزين المستندات المحاسبية في الفقرة 6 من "اللوائح الخاصة بالوثائق وتدفق العمل في المحاسبة" ، التي وافقت عليها وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 29 يوليو 1983 رقم 105.

تنص على وجه الخصوص على ما يلي:

1. يجب نقل المستندات الأساسية وسجلات المحاسبة إلى الأرشيف.
2. قبل نقلها إلى الأرشيف ، يجب تخزينها في قسم المحاسبة في غرف خاصة أو خزائن قابلة للقفل تحت مسؤولية الأشخاص المصرح لهم من قبل كبير المحاسبين.
3. يجب إكمال المستندات بترتيب زمني.

كما تم توضيح الالتزام بتخزين بيانات المحاسبة والمحاسبة الضريبية قانون الضرائب RF (البند 8 بند 1 المادة 23).

يمكن العثور على قائمة وثائق المحاسبة وإعداد التقارير التي يجب تخزينها في "قائمة المستندات الأرشيفية الإدارية النموذجية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، مع الإشارة إلى فترات التخزين" ، والتي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 برقم 558. في نفس القائمة ، لكل نوع من الوثائق ، يشار أيضًا إلى فترات الاحتفاظ.

تم توضيح قواعد تنظيم أرشفة الدولة في القانون الاتحادي الصادر في 22 أكتوبر 2004 رقم 125-FZ "بشأن الأرشفة في الاتحاد الروسي».

مكان تخزين المستندات

وفقًا لقانون المحفوظات ، يحق للمنظمات غير الحكومية إنشاء أرشيف خاص بها. لكن ليس لديهم مثل هذه المسؤولية. تلتزم الشركة فقط بضمان سلامة المستندات وتقديمها ، عند الطلب ، إلى السلطات التنظيمية.

تستخدم 1С-WiseAdvice تقنية فريدة حاصلة على براءة اختراع لمعالجة المستندات الأولية "المعالجة". يتم مسح النسخ الأصلية الورقية لـ "الأساسي" ضوئيًا على الفور. يعمل المحاسب فقط مع نسخة إلكترونية من المستند ، ويرى دائمًا العمليات التي نفذتها هذه الوثيقة. الميزة التي لا جدال فيها هي القدرة على إعداد استجابة سريعة لطلب من IFTS. عند الطلب ، يمكن للعميل الحصول على قاعدة بيانات للوثائق الإلكترونية.

فترة تخزين المستندات المحاسبية في المنظمة

ينص قانون المحاسبة على أنه يجب الاحتفاظ بمستندات المحاسبة لمدة خمس سنوات على الأقل (البند 1 ، المادة 29 من القانون 402-FZ) ، ويحدد قانون الضرائب فترة 4 سنوات للمستندات التي كانت أساس المحاسبة الضريبية وحساب الضرائب (البند 1 ، المادة 29 من القانون 402-FZ). 8 بند 1 ، مادة 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي) ، ولحساب أقساط التأمين - 6 سنوات (الفقرة 6 الفقرة 3.4 المادة 23 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي) الاتحاد الروسي). هنا ينشأ تناقض منذ ذلك الحين تتعلق بعض المستندات ، على سبيل المثال ، الفواتير ، بكل من المحاسبة والمحاسبة الضريبية. في هذه الحالات ، من الآمن الاسترشاد بفترة أطول.

في قائمة الوثائق القياسية من وزارة الثقافة ، بالنسبة لبعض الوثائق ، يتم تحديد فترات أطول ، حتى فترة دائمة.

يجب أن تخزن باستمرار ، على سبيل المثال:

• التقارير المحاسبية السنوية مع المرفقات (بما في ذلك الموحدة والمعايير الدولية لإعداد التقارير المالية) ؛
• أعمال التحويل وانفصال وتصفية الميزانيات العمومية ؛
• شهادات التسجيل لدى السلطات الضريبية ؛
• كتب المحاسبة عن الدخل والمصروفات (KUDiR) - للمؤسسات وأصحاب المشاريع الفردية الذين يستخدمون نظام الضرائب المبسط. هنا ، تتعارض الشروط الواردة في قائمة المستندات القياسية مع قانون الضرائب. KUDiR هو مستند محاسبة ضريبي ، ووفقًا للقانون ، يجب الاحتفاظ به ليس بشكل دائم ، ولكن لمدة 4 سنوات. في مثل هذه الحالات ، من الأكثر أمانًا عدم إتلاف المستند لمدة 10 سنوات على الأقل ، لأن في المنظمات التي ليست مصادر لاقتناء أرشيفات الدولة أو البلدية ، لا يمكن أن يكون مصطلح "بشكل دائم" أقل من 10 سنوات ؛
• عقود تأجير ممتلكات المنظمة والمستندات لها ؛
• وثائق حول إعادة تقييم الأصول الثابتة ، وتحديد استهلاك الأصول الثابتة ، وتقييم قيمة ممتلكات المنظمة ؛
• يعمل على نقل الحقوق إلى العقارات من الميزان إلى التوازن ؛
• اتفاقيات الهدايا
• الوثائق المتعلقة بعمليات الأوراق المالية ؛
• المراسلات المتعلقة بتقسيم الملكية المشتركة للكيانات القانونية ؛
• جوازات سفر المعاملات.

لمدة 75 عامًا ، تحتاج إلى الاحتفاظ بوثائق الموظفين والدخل المدفوع ، على سبيل المثال:

• عقود توظيف؛
• سجلات المعلومات عن دخل الأفراد ؛
• بيانات لإصدار أرباح الأسهم ؛
• الحسابات الشخصية وبطاقات الموظفين. علاوة على ذلك ، في حالة عدم وجود بطاقات شخصية ، يتم تمديد فترات التخزين للوثائق الأخرى إلى 75 عامًا: على قبول العمل المنجز بموجب عقود العمل واتفاقيات العمل ، وحسابات مدفوعات أقساط التأمين ، والبطاقات على شكل 1-NDFL معلومات عن دخل الأفراد ووثائق استلام الرواتب ومدفوعات الآخرين.

إذا تم إنشاء المستندات الخاصة بالموظفين بعد عام 2003 ، فلن يتم تخزينها لمدة 75 عامًا ، ولكن لمدة 50 عامًا (المادة 22.1 من قانون 22 أكتوبر 2004 رقم 125-FZ).

يتم تخزين المستندات لمدة 10 سنوات ، على سبيل المثال:

• لبيع الممتلكات المنقولة.
• اتفاقيات رهن ممتلكات المنظمة والمستندات لها ؛
• تقارير تشغيلية عن الحسابات بالعملة الأجنبية في الخارج.

بطريقة خاصةيتم تحديد فترة تخزين المستندات التي تؤكد الخسارة المستلمة. المنظمات الموجودة على نظام مشتركوعلى النظام الضريبي المبسط مع عنصر "الدخل مطروحًا منه المصروفات" ، يمكنهم ترحيل الخسارة إلى فترات مستقبلية لمدة 10 سنوات وتقليل القاعدة الضريبية على حسابها. يجب أن تحتفظ المنظمة بوثائق تؤكد الخسارة طوال الفترة بأكملها حتى يتم استخدامها بالكامل (البند 4 من المادة 283 والفقرة 7 من المادة 346.18 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

متى تبدأ فترة تخزين وثائق المحاسبة وإعداد التقارير؟

ينص أمر وزارة الثقافة رقم 558 على أن العد التنازلي يجب أن يبدأ في 1 يناير من العام التالي للسنة التي اكتمل فيها عمل المكتب. فمثلا:

• بالنسبة للسياسة المحاسبية ، هذه هي السنة الأخيرة التي تم استخدامها فيها لأغراض إعداد التقارير.
• بالنسبة للعقود ، سنة انتهاء العقد.
• بالنسبة للمستندات الأولية ، سيكون هذا هو العام الذي تم فيه قبول المستندات للمحاسبة.
• بالنسبة لمستندات المحاسبة الضريبية ، السنة التي تم فيها استخدام هذه المستندات آخر مرة لحساب الضريبة.

لذلك ، إذا كان لدى المنظمة ديون معدومة ، فمن الضروري تخزين المستندات التي تؤكد هذا الدين لمدة 4 سنوات أخرى بعد شطبها (يتبع في المجموع من الفقرات 8 من الفقرة 1 من المادة 23 والفقرة 1 من المادة 252 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

بالنسبة للمستندات الأولية التي تعكس تشكيل التكلفة الأولية للممتلكات القابلة للاستهلاك ، تبدأ الفترة المرجعية من لحظة إهلاك هذه الممتلكات بالكامل في المحاسبة الضريبية (خطاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 19.01.18 برقم 03-03- 06/1/2598).

بالنسبة لتخزين المستندات الإلكترونية ، لم يتم تحديد الشروط المنفصلة في القوانين ، على التوالي ، تنطبق نفس الشروط عليها كما في الشروط الورقية.

إجراء تخزين المستندات المحاسبية لمنظمة مصفاة

إذا لم تعد الشركة موجودة ، ولم تنته فترة تخزين المستندات بعد ، فلا يمكن إتلافها.

تتحدث المادة 23 من القانون الاتحادي رقم 125-FZ الصادر في 22 أكتوبر 2004 "بشأن الأرشفة في الاتحاد الروسي" عن مصير وثائق الشركات التي تم تصفيتها. سيحتاجون إلى تسليمهم إلى أرشيف البلدية ، بعد أن أبرموا اتفاقية مسبقًا.

يجب نقل مستندات التخزين الدائم والموظفين من أرشيف الدولة ، ويمكن تنظيم تخزين الباقي بشكل مستقل.

ما يجب القيام به عند انتهاء فترة تخزين المستندات المحاسبية والضريبية

وفقًا للقواعد ، من أجل إتلاف المستندات ، يجب أولاً إنشاء لجنة خبراء بأمر من الرئيس.

تجري اللجنة فحصًا لقيمة المستندات وتضع قانونًا بشأن تخصيص المستندات للتدمير. مرفق وصف للحالات التي سيتم تدميرها.

بعد التدمير ، تحتاج إلى وضع وثيقة أخرى - عمل تدمير.

كن حذرا!

يمكن تخزين المستندات ذات فترات الاحتفاظ المختلفة في نفس المجلد ، وفي مثل هذه الحالات تكون الحالات مطرزة ويتم حفظ المستندات التي لا يمكن إتلافها في قضايا جديدة.

مسؤولية مسك السجلات المحاسبية

إذا لم يكن لدى المنظمة مستندات أولية أثناء المراجعة (لم يتم إعدادها أو فقدها أو إتلافها في وقت مبكر ، وما إلى ذلك) ، فسيتم تغريم الشركة بموجب المادة 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي مقابل 10 آلاف روبل ، و إذا كان الانتهاك يؤثر على أكثر من فترة ضريبية واحدة - مقابل 30 ألف روبل إذا ساهم كل هذا في خفض الضرائب ، فإن الحد الأدنى للغرامة سيكون 40000 روبل.

يتم تغريم المسؤولين بسبب نقص المستندات بموجب المادة 15.11 من قانون المخالفات الإدارية للاتحاد الروسي مقابل 5-10 آلاف روبل ، وفي حالة الانتهاك المتكرر - مقابل 10-20 ألف روبل. أو غير مؤهل لمدة 1-2 سنوات.

وينص القانون الجنائي على أخطر عقوبة. إذا أثبتوا أن المستند قد سُرق أو أتلف لتحقيق مكاسب شخصية ، فستكون العقوبة غرامة تصل إلى 200 ألف روبل. وحتى السجن لمدة تصل إلى عام (البند 1 من المادة 325 من القانون الجنائي للاتحاد الروسي).

بالإضافة إلى ذلك ، لا تنس أنه بدون الحصول على مستندات تؤكد النفقات ، يمكن لمصلحة الضرائب إزالة النفقات عليها ، وفرض ضرائب وغرامات وغرامات إضافية.

معنا ، ستكون مستنداتك دائمًا في حالة ممتازة وأمان.

طلب الخدمة

كم سنة يتم الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية؟ في المتوسط ​​5 سنوات ، لكن مدة التخزين تعتمد على نوع الوثيقة. تم تحديد التواريخ الدقيقة في قانون الضرائب والنظام الجديد للأرشيف الفيدرالي ، والذي دخل حيز التنفيذ في 18 فبراير 2020.

الإطار التشريعي

كما هو مذكور في القانون الأساسي للمحاسبة 402-FZ ، يجب ألا تكون فترة تخزين المستندات المحاسبية:

• أقل من 5 سنوات بعد السنة المشمولة بالتقرير (البند 1 ، المادة 29 من القانون 402-FZ) - للسجلات الأولية والنقدية ؛
• أقل من 5 سنوات من العام الذي تم استخدامه فيه آخر مرة. ينطبق هذا على السياسات المحاسبية والأفعال المحلية الأخرى التي تحدد إجراءات وطرق وأساليب المحاسبة لمؤسسة معينة.

ومع ذلك ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن إجراءات وشروط تخزين وثائق المحاسبة في الشركات ذات المسؤولية المحدودة والمنظمات ذات الأشكال الأخرى للملكية يتم وضعها من قبل كل منظمة بشكل مستقل ، مع مراعاة المعايير والمتطلبات:

• ترتيب الأرشيف الاتحادي بتاريخ 20 ديسمبر 2019 برقم 236 ؛
• من اللائحة التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم لجنة الأوراق المالية الفيدرالية للاتحاد الروسي المؤرخ 16 يوليو 2003 رقم 03-33 / ps للشركات المساهمة.

العمر الافتراضي الأساسي

في الجدول ، يمكنك العثور على إجابات عن السؤال المتعلق بعدد السنوات التي يتم فيها الاحتفاظ بالوثائق المحاسبية ، اعتمادًا على نوعها ، مع الإشارة إلى القوانين التشريعية.

إذا تمت الإشارة إلى فترة مختلفة في كل من القوانين التشريعية المحددة لنفس المستندات ، فيجب تحديد الفترة الفعلية وفقًا للقانون الذي يشار فيه إلى الفترة القصوى.

جدول فترات تخزين المستندات المحاسبية في المنظمة

بناءً على القوانين التشريعية المذكورة أعلاه ، قم بتنظيم تخزين المستندات المحاسبية في المنظمة. إذا لم تنتهِ فترة تخزين البيانات المالية في المنظمة وطلب المستند من قبل مصلحة الضرائب أو FSS أو مفتشية العمل كجزء من عمليات التدقيق الميدانية أو المكتبية ، ولكن لم يكن موجودًا فعليًا ، فسيتم فرض غرامة للمنظمة على أساس الفقرة 1 من الفن. 126 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي - بمبلغ 200 روبل. لكل وثيقة لم يتم تقديمها. تتعرض المنظمات والمسؤولون للتهديد بغرامات إدارية (الجزء 1 من المادة 5.27 ، الجزء 1 من المادة 15.6 ، الأجزاء 3 ، 4 من المادة 15.33 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي ، المادة 26.31 من القانون رقم 125-FZ).

قواعد التوقيت

لنأخذ مثالاً على كيفية تحديد عدد السنوات للاحتفاظ بالمستندات المحاسبية والضريبية. لنأخذ كمثال بوليصة شحن وفاتورة تم استلامها في الربع الثالث من عام 2019. يتم قبول البضائع للمحاسبة ، ويتم خصم ضريبة القيمة المضافة في نفس الربع. في 4 أمتار مربعة في عام 2019 ، تم بيع البضائع وأخذت تكلفتها في الاعتبار عند حساب ضريبة الدخل.

فترة تخزين الفاتورة حتى 30/09/2023 ، حيث تم استخدامها لحساب ضريبة القيمة المضافة في الربع الثالث من عام 2019 (الخصم المطالب به) ، ويتم احتساب الفترة على أنها 4 سنوات بعد الفترة الضريبية التي تم فيها استخدام الفاتورة ، أي من 01.10.2019.

تعتمد فترة تخزين سند الشحن على مؤهلاته:

• لتأكيد الحق في خصم ضريبة القيمة المضافة ، نحسب فترة الأربع سنوات من 10/01/2019 ونحصل على 09/30/2023 (عن طريق القياس مع الفاتورة) ؛
• للاعتراف بتكلفة البضائع كمصروفات عند حساب ضريبة الدخل ، نحسب فترة الأربع سنوات من 01/01/2020 (نظرًا لأن الفترة الضريبية لضريبة الدخل هي سنة) ونحصل على 12/31/2023 ؛
• كوثيقة أساسية - نحسب 5 لترات. بعد العام الذي يتم فيه الاعتراف بتكلفة البضاعة كمصروف أي من 01/01/2020 ونحصل على 12/31/2024.

إجراءات وشروط تخزين وثائق المحاسبة والمحاسبة الضريبية ووثائق الموظفين

أي منظمة ، بغض النظر عن أنواع أنشطتها ، وحجم الإنتاج ، وعدد الموظفين ، تواجه حتما متطلبات التشريع لتوثيق العمليات المالية والاقتصادية ، وعلاقات العمل. هذا المطلب لا يرجع فقط إلى الحاجة إلى تبسيط عملية الإنتاج ، ولكن أيضًا إلى الحاجة إلى التنفيذ سيطرة الدولةلأنشطة الكيانات التجارية. يحدد التشريع متطلبات معينة لتكوين وشكل المستندات التي ترسم عملية الإنتاج ، وكذلك متطلبات توقيت وإجراءات تخزين هذه المستندات وإتلافها.

متطلبات تخزين مستندات المحاسبة والمحاسبة الضريبية

يحدد التشريع المتعلق بالمحاسبة والمحاسبة الضريبية ، والمتعلق بالأرشفة ، المتطلبات المختلفة لشروط تخزين مستندات المحاسبة والمحاسبة الضريبية وإعداد التقارير. يرجع الاختلاف في شروط تخزين المستندات إلى أهمية المستند وضرورته للمحاسبة وحساب الضرائب ودفعها.

وبالتالي ، يحدد قانون الضرائب للاتحاد الروسي حدًا مدته أربع سنوات لتخزين مستندات المحاسبة والمحاسبة الضريبية اللازمة لحساب الضرائب ودفعها. هذه الفترة وفقا للفقرة. ن. 8 ص .1 فن. ينطبق 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي أيضًا على المستندات التي تؤكد استلام الدخل ، وتنفيذ النفقات (للمنظمات وأصحاب المشاريع الفردية) ، وكذلك دفع (اقتطاع) الضرائب.

يحدد التشريع المحاسبي فترة خمس سنوات كحد أدنى لتخزين بيانات المحاسبة وإعداد التقارير. يتم تحديد فترات التخزين الأخرى ، اعتمادًا على نوع المستند ، بموجب التشريع الخاص بالأرشفة. لذلك ، وفقًا للفن. 17 من القانون الاتحادي الصادر في 21 نوفمبر 1996 رقم 129-FZ "بشأن المحاسبة" (المشار إليه فيما يلي بالقانون رقم 129-FZ) ، يتعين على المؤسسات تخزين مستندات المحاسبة الأولية وسجلات المحاسبة والبيانات المالية ضمن الحدود الزمنية المحددة في وفقا لقواعد أرشيف الدولة المنظمة ، ولكن ليس أقل من خمس سنوات.

في السابق ، تم تضمين متطلبات أرشيفات الدولة لتخزين المستندات في قائمة مستندات الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات مع الإشارة إلى فترة التخزين الخاصة بها ، والتي تمت الموافقة عليها من قبل دائرة المحفوظات الفيدرالية في روسيا في 6 أكتوبر 2000. وفقًا لأمر الأرشيف الاتحادي في 26 أغسطس 2010 رقم 63 ، فقدت القائمة المحددة صلاحيتها. يوجد حاليًا قائمة بالوثائق الإدارية النموذجية الأرشيفية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، والتي تشير إلى فترات التخزين ، والتي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم. 558 (المشار إليها فيما يلي بالقائمة). تحدد هذه القائمة أنواعًا محددة من مستندات المحاسبة وإعداد التقارير مع الإشارة إلى فترات التخزين الخاصة بهم.

بشكل عام ، يتم تقسيم المستندات إلى المجموعات التالية وفقًا لفترة التخزين: المستندات ذات فترة التخزين المحدودة (1 سنة ، 3 سنوات ، 5 سنوات ، إلخ) ، مستندات التخزين الدائم ؛ التخزين لحين الحاجة ؛ التخزين حتى يتم استبداله بمستندات جديدة. على سبيل المثال ، يجب الاحتفاظ بالوثائق التحليلية (الجداول والتقارير) للبيانات المالية السنوية لمدة 5 سنوات ؛ البطاقات الشخصية ، حسابات الموظفين - 75 سنة. يجب الاحتفاظ بميزانيات التحويل ، والانتهاء ، والتصفية ، والطلبات ، والمذكرات التفسيرية لها ، وشهادات التسجيل بشكل دائم. أوامر إعدام العمال - حتى انتهاء الحاجة. نماذج من نماذج التقارير الإحصائية في المؤسسات التي ليست من مطوريها - قبل أن يتم استبدالها بأخرى جديدة ، إلخ.

المستندات التي تؤكد حساب ودفع أقساط التأمين في أموال خارج الميزانية، يجب تخزينها لمدة 6 سنوات (الفقرة 6 ، الجزء 2 ، المادة 28 من القانون الاتحادي الصادر في 24 يوليو 2009 رقم 212-FZ).

شروط تخزين وثائق الموظفين

تم تحديد شروط تخزين وثائق الموظفين في القائمة من أجل:

• الوثائق التي تضفي الطابع الرسمي على علاقات العمل ، ولا سيما:
• تنظيم العمل وأنشطة الخدمة ؛
• تنظيم العمل والفواتير والأجور ؛
• السلامة والصحة المهنية؛
• المستندات التي تُستخدم في إعداد التوظيف ، وعلى وجه الخصوص:
• استقبال الموظفين ونقلهم ونقلهم وفصلهم ؛
• تحديد مؤهلات الموظفين ؛
• التطوير المهني للموظفين ؛
• مجزي.

القسمان 7 "علاقات العمل" و 8 "التوظيف" مخصصان لوثائق الموظفين في القائمة. على سبيل المثال ، يتم تخزين عقود العمل (عقود الخدمة) واتفاقيات العمل وعقود العمل غير المدرجة في الملفات الشخصية لمدة 75 عامًا ؛ يتم الاحتفاظ بالبطاقات الشخصية للموظفين ، بما في ذلك العمال المؤقتين ، لمدة 75 عامًا ؛ يتم تخزين الخصائص والسير الذاتية للموظفين الذين لم يتم تضمينهم في الملفات الشخصية لمدة 5 سنوات ، وما إلى ذلك وفقًا للقائمة ؛ يتم تخزين المستندات الشخصية الأصلية (كتب العمل ، والدبلومات ، والشهادات ، والشهادات ، والشهادات) عند الطلب ، ولم تتم المطالبة بها لمدة 75 عامًا.

إجراءات تخزين المستندات المحاسبية

لغرض تخزين الوثائق ، تنشئ المنظمة أرشيفات (الجزء 2 من المادة 13 من القانون الاتحادي الصادر في 22 أكتوبر 2004 رقم 125-FZ "بشأن الأرشفة في الاتحاد الروسي"). وفقًا للائحة المستندات وسير العمل في المحاسبة ، التي وافقت عليها وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 29 يوليو 1983 ، رقم 105 ، تخضع المستندات الأولية وسجلات المحاسبة والتقارير المحاسبية والميزانيات العمومية للتحويل الإلزامي إلى الأرشيف. في الوقت نفسه ، يتم تنظيم العمل وفقًا للقواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار من كوليجيوم المحفوظات الفيدرالية في 6 فبراير 2002).

يجب تخزين المستندات الأساسية وسجلات المحاسبة والتقارير المحاسبية والميزانيات العمومية ، قبل نقلها إلى أرشيف مؤسسة أو مؤسسة ، في قسم المحاسبة في غرف خاصة أو خزائن مقفلة تحت مسؤولية الأشخاص المصرح لهم من قبل كبير المحاسبين. يجب تخزين أشكال التقارير الصارمة في الخزائن أو الخزائن المعدنية أو الغرف الخاصة لضمان سلامتها.

يتم تحديد إجراء تخزين المستندات الأولية والمخرجات على الوسائط التي يمكن للآلة قراءتها في الوثائق التنظيمية ذات الصلة التي تحكم صيانة المحاسبة في ظروف ميكنتها (الأتمتة).

يتم إكمال المستندات الأساسية التي تمت معالجتها يدويًا للشهر الحالي ، والمتعلقة بسجل محاسبة معين ، بترتيب زمني وتكون مصحوبة بشهادة للأرشيف. يجب اختيار الطلبات النقدية والتقارير المسبقة والكشوف المصرفية مع المستندات ذات الصلة بترتيب زمني وملزمة. يمكن تخزين أنواع معينة من المستندات (أوامر العمل وتقارير الورديات) غير منضمة ، ولكن يتم حفظها في مجلدات لمنع ضياعها أو إساءة استخدامها.

أشارت وزارة المالية الروسية ، في رسالة بتاريخ 24 يوليو 2008 ، رقم 03-02-07 / 1-314 ، إلى أنه يمكن تخزين المستندات الأولية ووثائق المحاسبة والمحاسبة الضريبية في شكل إلكتروني ، ما لم يكن هناك خلاف ذلك. المنصوص عليها في الإجراءات القانونية التنظيمية للاتحاد الروسي. في الوقت نفسه ، يجب أن يتم تخزينها على وسائط الآلة وفقًا للقانون الاتحادي الصادر في 10 يناير 2002 رقم 1-FZ "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني" باستخدام توقيع رقمي إلكتروني مكافئ للتوقيع بخط اليد في مستند على وسائل الإعلام الورقية.

يتم ضمان سلامة المستندات الأولية وسجلات المحاسبة والتقارير المحاسبية والميزانيات العمومية وتنفيذها ونقلها إلى الأرشيف من قبل كبير المحاسبين في المؤسسة أو المؤسسة. لا يُسمح بإصدار المستندات الأولية وسجلات المحاسبة والتقارير المحاسبية والميزانيات العمومية من قسم المحاسبة ومن محفوظات المؤسسة والمؤسسة لموظفي الأقسام الهيكلية الأخرى للمؤسسة أو المؤسسة ، كقاعدة عامة ، وفي بعض لا يمكن تنفيذ القضايا إلا بأمر من كبير المحاسبين.

سحب الوثائق الأولية ، وسجلات المحاسبة ، والتقارير المحاسبية والميزانيات العمومية من المؤسسات ، لا يمكن تنفيذ المؤسسات إلا من قبل هيئات التحقيق ، والتحقيق الأولي ، ومكتب المدعي العام والمحاكم على أساس قرار من هذه الهيئات وفقًا للإجراءات الجنائية الحالية تشريع. يتم توثيق الانسحاب في بروتوكول ، يتم تسليم نسخة منه مقابل إيصال إلى المسؤول المختص في المؤسسة أو المؤسسة. بإذن وحضور ممثلي الهيئات التي قامت بالحجز ، يمكن للمسؤولين المعنيين في المؤسسة ، والمؤسسات عمل نسخ من الوثائق التي يتم الاستيلاء عليها ، مع الإشارة إلى أسباب وتاريخ الاستيلاء عليها. إذا تم الاستيلاء على كميات غير كاملة من المستندات (لم يتم إيداعها ، أو عدم ترقيمها ، وما إلى ذلك) ، فبإذن وحضور ممثلي الهيئات التي قامت بالحجز ، يمكن للمسؤولين المعنيين في المؤسسة ، والمؤسسات إنهاء هذه المجلدات (تقديم الجرد ، ترقيم الأوراق ، الدانتيل ، الختم ، التصديق بتوقيعك ، الختم).

إجراء تخزين وثائق الموظفين

يمكن تخزين مستندات الموظفين في قسم شؤون الموظفين أو أرشيف المنظمة. يتم تنظيم إجراء تخزين وثائق الموظفين من خلال أحكام منفصلة من تشريعات العمل فيما يتعلق أنواع مختلفةتوثيق.

لذلك ، على سبيل المثال ، في Art. ينص القانون رقم 87 من قانون العمل في الاتحاد الروسي على التزام صاحب العمل بضمان سلامة البيانات الشخصية للموظف. البيانات الشخصية للموظف هي المعلومات التي يطلبها صاحب العمل فيما يتعلق بعلاقات العمل والمتعلقة بموظف معين (المادة 85 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). تتضمن البيانات الشخصية المعلومات الواردة في ملف شخصي.

يحدد صاحب العمل إجراء تخزين البيانات الشخصية للموظفين بما يتوافق مع متطلبات قانون العمل في الاتحاد الروسي والقوانين الفيدرالية الأخرى (المادة 87 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). لذلك ، يجب على صاحب العمل إصدار لائحة محلية مناسبة تنظم تخزين واستخدام البيانات الشخصية ، وكذلك ضمان حمايتها من سوء الاستخدام أو الضياع.

لا يحدد التشريع متطلبات محددة لمعدات المباني حيث يجب تخزين البيانات الشخصية. وفي الوقت نفسه ، لتجنب الوصول غير المصرح به إلى البيانات الشخصية للموظفين ، يوصى بتجهيز الغرفة حيث يتم تخزين هذه البيانات بخزائن قابلة للقفل لتخزين المعلومات على الورق. يجب على صاحب العمل أن يحدد في القانون التنظيمي المحلي متطلبات المباني التي يتم فيها تخزين البيانات الشخصية للموظفين ، وشروط تخزينها. يجب أيضًا مراعاة أن البيانات الشخصية للموظف يتم تخزينها في شكل موثق ، يتم تحديد طبيعتها أيضًا من قبل صاحب العمل.

تنطبق متطلبات منفصلة على تخزين أشكال كتب العمل. يجب تخزين نماذج كتاب العمل وإدخاله كأشكال للمساءلة الصارمة في خزائن أو خزانات معدنية أو غرف خاصة لضمان سلامتها (البند 42 من قواعد صيانة وتخزين كتب العمل ، البند 6.2 من اللوائح الخاصة بالمستندات وسير العمل في المحاسبة ، وافقت وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 29 يوليو 1983 ، رقم 105).

أنواع الوثائق وشروط تخزينها

وفقا للفقرة 4 من الفن. 89 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، كجزء من التدقيق الضريبي في الموقع ، يمكن مراجعة فترة لا تتجاوز ثلاث سنوات تقويمية تسبق العام الذي تم فيه اتخاذ قرار إجراء التدقيق. تتوافق هذه الفترة مع فترة تخزين المستندات ، والتي تم تحديدها في الفقرات. 8 ص .1 فن. 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، - أربع سنوات.

من المهم أن عدم وجود مستندات من دافع الضرائب بسبب انتهاك متطلبات الأمان يمنح مفتشية الضرائب الحق في تحديد مبلغ الضريبة المستحقة للميزانية عن طريق الحساب. يخضع هذا الحق لأحكام الفقرات. 7 ص 1 فن. 31 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. وفقًا للموقف القانوني للمحكمة الدستورية للاتحاد الروسي ، المنصوص عليه في الحكم رقم 301-O المؤرخ 5 يوليو 2005 ، لا يمكن اعتبار الطريقة المحسوبة لحساب الضرائب ، إذا تم تطبيقها بشكل معقول ، على أنها انتهاك للحقوق من دافعي الضرائب. تم تأكيد صحة هذا النهج أيضًا من قبل محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي في الحكم رقم VAC-5/10 بتاريخ 31.03.10.

وفيما يتعلق بفترة عمليات التفتيش التي تجريها مفتشية العمل بالولاية ، تجدر الإشارة إلى أن اللوائح التي تحكم إجراء عمليات التفتيش هذه لا تحدد فترة يمكن خلالها فحص أنشطة المنظمة للتأكد من امتثالها لقوانين العمل. في هذا الصدد ، يمكن استنتاج أن فترة التحقق يجب أن تكون مرتبطة بفترة الاحتفاظ بالوثائق.

ضياع المستندات

يمكن أن يحدث فقدان المستندات في المؤسسة لأسباب مختلفة: في حالة نشوب حريق أو سرقة أو ضياع ، إلخ.

في حالة إتلاف أو ضياع الوثائق الأولية ، يعين رئيس المنظمة بأمر لجنة للتحقيق في أسباب الخسارة والوفاة ، والتي يُدعى إليها ، حسب الاقتضاء ، ممثلين عن سلطات التحقيق والأمن والإشراف على حرائق الدولة (الفقرة 68 من اللائحة التنفيذية بشأن الوثائق وتدفق العمل في المحاسبة ، التي وافقت عليها وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية 07/29/83 ، رقم 105).

وفقا للفقرة 2 من الفن. 12 من القانون رقم 129-FZ في حالة وقوع كارثة طبيعية أو حريق أو حالات طوارئ أخرى ناجمة عن الظروف القاسيةالمطلوبة لإجراء جرد. نتائج المخزون هي الأساس لانعكاس الخسائر في المحاسبة.

يتم تحديد إجراءات إجراء الجرد وطريقة عكس النتائج من خلال المبادئ التوجيهية المنهجية لجرد الممتلكات والالتزامات المالية ، التي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة المالية الروسية بتاريخ 13 يونيو 1995 رقم 49. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على رئيس المنظمة اتخاذ تدابير لاستعادة تلك الوثائق الأولية التي تخضع للترميم والتخزين في غضون الفترة التي يحددها القانون. على سبيل المثال ، يمكن طلب نسخ من بيانات التدفق النقدي في الحسابات المصرفية من البنوك حيث يتم فتح حسابات المنظمة ؛ يمكن طلب العقود والأفعال والفواتير من الأطراف المقابلة ، إلخ. (خطاب وزارة الضرائب والضرائب في الاتحاد الروسي لموسكو بتاريخ 13 سبتمبر 2002 رقم 26-12 / 43411).

إتلاف الوثائق

يتم إتلاف الوثائق في المنظمة وفقًا لمتطلبات القواعد الأساسية لتشغيل المحفوظات في المنظمة (تمت الموافقة عليها بموجب قرار كوليجيوم المحفوظات الفيدرالية في 6 فبراير 2002). دمرت ، كقاعدة عامة ، الوثائق مع منتهية الصلاحيةتخزين.

يتم اختيار مستندات الإتلاف من قبل لجنة خبراء. في الوقت نفسه ، تضع لجنة الخبراء قانونًا بشأن تخصيص المستندات للتدمير. يتم إرفاق جرد للحالات ذات فترات التخزين المؤقت لفترة زمنية معينة بالقانون. ينبغي أن تنظر لجنة الخبراء في قوائم الجرد للحالات والأفعال في مجمع واحد وأن يوافق عليها رئيس المنظمة. يتم فصل الحالات المدرجة في القانون المعتمد بشأن تخصيص المستندات للإتلاف عن باقي الحالات ويتم تخزينها في مكان مخصص لذلك. الوثائق المختارة للتدمير والمتضمنة في الأعمال يتم نقلها للتدمير.

يتم توفير الترتيب التالي لإتلاف وثائق المنظمة. يتم نقل المجلدات التي تحتوي على المستندات (الحالات) التي سيتم إتلافها للمعالجة (الاستخدام). قبل التسليم ، يتم تغليف المجلدات التي تحتوي على المستندات ، وإذا لزم الأمر ، يتم إغلاقها.

يتم تحويل الحالات المراد إتلافها للمعالجة (الاستخدام). يتم تحويل الحالات بفاتورة قبول توضح تاريخ التحويل وعدد الحالات التي سيتم تسليمها ووزن نفايات الورق. يتم التحميل والإزالة للتخلص منها تحت سيطرة الموظف المسؤول عن ضمان سلامة وثائق الأرشيف.

يجب على لجنة الخبراء تسجيل حقيقة إتلاف جميع الأوراق (التحويل للمعالجة) وإعداد إجراء آخر بشأن إتلاف المستندات. يتم إرفاق فاتورة بالقانون ، والتي بموجبها تم نقل المستندات للمعالجة. تمت الموافقة على هذا القانون أيضًا من قبل رئيس المنظمة. يتم تخزين قانون تخصيص المستندات للإتلاف مع أوصاف الحالات ، وعمل إتلاف المستندات في أرشيف الشركة في الملف الجاري تشكيله.

المسؤولية عن سلامة الوثائق

فيما يتعلق بوثائق المحاسبة والإبلاغ ، يحدد التشريع المسؤولية الإدارية عن انتهاك شروط تخزين المستندات على أساس الفن. 15.11 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي. وفقًا لهذه القاعدة ، فإن الانتهاك الجسيم لقواعد المحاسبة وعرض البيانات المالية ، وكذلك إجراءات وشروط تخزين المستندات المحاسبية ، يستلزم فرض غرامة إداريةعلى المسؤولين بمبلغ يتراوح بين ألفين وثلاثة آلاف روبل.

في الوقت نفسه ، سيكون رئيس المنظمة مسؤولاً عن تنظيم تخزين المستندات المحاسبية الأولية وسجلات المحاسبة والبيانات المالية في المنظمة (الجزء 3 من المادة 17 من القانون رقم 129-FZ).

بالإضافة إلى ذلك ، قد يؤدي انتهاك إجراءات تخزين المستندات ، مما أدى إلى فقدانها ، إلى المسؤولية الضريبية للمؤسسة بموجب المادة. 120 أو 126 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي.

نورم الفن. 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي يحدد المسؤولية الضريبية عن الانتهاك الجسيم من قبل منظمة لقواعد محاسبة الدخل و (أو) النفقات و (أو) الأشياء الضريبية. في الوقت نفسه ، بموجب انتهاك صارخ لقواعد المحاسبة عن الدخل والمصروفات وموضوعات الضرائب لأغراض الفن. 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي يُفهم على أنه عدم وجود مستندات أولية أو عدم وجود فواتير أو سجلات محاسبية. الغرامة على هذا الانتهاك من 5000 إلى 15000 روبل. حسب مدة الانتهاك. إذا استلزم الانتهاك عدم دفع الضريبة ، فسيكون مبلغ الغرامة 10 ٪ من مبلغ الضريبة غير المسددة ، ولكن ليس أقل من 15000 روبل.

تطبيق العقوبات بموجب الفن. 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي له ما يبرره إذا أدى انتهاك إجراءات تخزين المستندات إلى خسارتها ، وهو ما أكدته أيضًا محاكم التحكيم.

على سبيل المثال ، تشير دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية لمنطقة الشمال الغربي ، في قرارها الصادر في 4 أغسطس 2004 ، في القضية رقم A13-4401 / 03-11 ، إلى شرعية تطبيق غرامة بموجب المادة. 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي بسبب حقيقة أن الشركة لم تضمن سلامة واستعادة مستندات المحاسبة الأولية التي دمرتها النيران. تم اتخاذ موقف مماثل من قبل دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية لمنطقة موسكو في قرارها المؤرخ 23 سبتمبر 2008 رقم KA-A40 / 8513-08-2 في القضية رقم A40-52908 / 07-115-325.

نورم الفن. رقم 126 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي يحدد المسؤولية عن عدم الخضوع لسلطة الضرائب المستندات المطلوبةللرقابة الضريبية. غرامة هذا الانتهاك هي 50 روبل. لكل وثيقة لم يتم تقديمها.

ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن تطبيق المسؤولية بموجب الفن. 120 و 126 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي يعتمد على ذنب الجاني. لذلك ، في حالة حدوث فقدان المستندات من خلال عدم وجود خطأ من دافع الضرائب ، فإن تطبيق إجراءات المسؤولية سيكون غير معقول.

أما بالنسبة لانتهاك قواعد تخزين وثائق الموظفين ، فإن المسؤولية بموجب الفن. 13.20 القانون الإداري للاتحاد الروسي. وفقًا لهذه القاعدة ، فإن انتهاك قواعد التخزين أو الاستحواذ أو المحاسبة أو استخدام المستندات الأرشيفية يستلزم تحذيرًا أو فرض غرامة إدارية على المسؤولين - من 300 إلى 500 روبل.

ونقوم بدراسة قواعد حساب مدة تخزين المستندات في المحاسبة والمحاسبة الضريبية ، بما في ذلك. تأخذ في الاعتبار قانون التقادم. دعونا ننظر في الاستثناءات لهذه القاعدة ، على سبيل المثال: ميزات الفواتير ، والمستندات المتعلقة بالخسائر المستلمة سابقًا ، والمستندات الخاصة بشراء الممتلكات القيمة مع فترة إهلاك طويلة (المباني - 31 عامًا ، إلخ). دعونا نفهم متى يكون من الممكن إتلاف الوثائق التي تنص القائمة التي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 برقم 558 على شرط "يخضع للتحقق (التدقيق)". سوف تفهم كيف تتصرف عندما تطلب السلطات الضريبية مستندات انتهت صلاحيتها ، وكذلك المستندات التي تضررت بسبب الحريق أو الفيضانات. ستكون قادرًا على تقييم مخاطر العقوبات.

إن متطلبات التشريع الحالي هي أن كل عملية في حياة المنظمة يجب أن تكون مصحوبة بوثائق داعمة (وغالبًا ما لا تكون واحدة ، بل عدة وثائق). ونتيجة لذلك ، فإنها تتراكم كثيرًا بحيث لا يوجد مكان لوضعها ، وتخزينها لفترة طويلة أمر مكلف. كل من الوثائق المحاسبية لها فترات تخزين خاصة بها تحددها التشريعات. بعد انتهاء صلاحية هذه الشروط ، يحق للمنظمة إتلاف المستندات. ومع ذلك ، إذا تم اتخاذ مثل هذا القرار ، فمن الضروري اختيار تلك القرارات ، والتي لن يترتب على تدميرها مشكلة أثناء عمليات الفحص المحتملة.

دعونا نلقي نظرة على المتطلبات التي يفرضها القانون على فترة تخزين المستندات المحاسبية والضريبية. من قاعدة عامةهناك الكثير من الاستثناءات ، وهي ذات أهمية قصوى ، لأن. لا يعرف كل الخبراء عنها.

قاعدة عامة لحفظ ...

... وثائق المحاسبة

لا يمكن إجراء القيد في المحاسبة بدون تسجيل المستندات المحاسبية الأساسية ، والتي ، كقاعدة عامة ، يجب الاحتفاظ بها لمدة خمس سنوات على الأقل بعد السنة المشمولة بالتقرير أو بعد السنة التي تم استخدامها فيها لإعداد التقارير (المادة 29 من القانون الاتحادي الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة" ، من الآن فصاعدًا - القانون رقم 402-FZ).

في الوقت نفسه ، من الضروري التركيز على فترات تخزين المستندات ، التي يحددها القانون رقم 402-FZ نفسه ، في حالة إطالة هذه الفترة.

على سبيل المثال ، للحفاظ على نزاهة السنوية القوائم المالية محددة باستمرار ، كل ثلاثة أشهر - لمدة 5 سنوات ، وشهرية - لمدة سنة واحدة (المادة 351 من القائمة). مصطلح دائمتتطلب التخزين وثائق (محاضر ، أعمال ، استنتاجات) بشأن النظر في البيانات المالية والموافقة عليها (المادة 355 من القائمة).

المستندات (حسابات ، ملخصات ، شهادات ، جداول ، معلومات ، مراسلات) على حساب وتحويل الضرائب إلى الموازنة على جميع المستويات والأموال من خارج الميزانية يجب تخزين جميع المستويات لمدة 5 سنوات (المادة 382 من القائمة) ، وكذلك الإقرارات الضريبية للشركات لجميع الضرائب (المادة 392 من القائمة). حسب الفن. 658 من القائمة i> البطاقات الشخصية للموظفين.

كما ترى ، فإن الإطار الزمني طويل. ويتم الحساب اعتبارًا من 1 يناير من العام التالي للسنة التي استخدمت فيها المستندات لإعداد البيانات المحاسبية (المالية) للمرة الأخيرة (الجزء 2 من المادة 29 من القانون رقم 402-FZ).

مثال 1

تصغير العرض

بشكل عام ، إذا تم تحديد فترة الاحتفاظ لمدة 5 سنوات ، وتم إعداد المستند ، على سبيل المثال ، في مايو 2014 ، فسيبدأ حساب فترة الاحتفاظ به من 1 يناير 2015 وينتهي في 31 ديسمبر 2019.

... فترة تخزين المستندات الضريبية

يتم إجراء المحاسبة الضريبية على أساس البيانات من المستندات الأولية (المادة 313 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). لا يمكن أن يكون تأكيد بيانات المحاسبة الضريبية مجرد مستندات محاسبية أولية ، ولكن أيضًا سجلات محاسبة ضريبية تحليلية ، وحسابات للقاعدة الضريبية.

بموجب الفقرة 1 من الفن. 252 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، يتم الاعتراف بالتكاليف المبررة كمصروفات (وفي الحالات المنصوص عليها في المادة 265 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، الخسائر) ، والتي يتم تأكيدها من خلال المستندات التي تم إعدادها وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي.

علاوة على ذلك ، يجب على دافع الضرائب ضمان سلامة بيانات ووثائق المحاسبة الضريبية التي تستخدم كأساس لحساب الضرائب ودفعها ، بما في ذلك. تأكيد استلام الإيرادات والمصروفات المتكبدة ، لمدة أربع سنوات على الأقل (التوقيع 8 ، البند 1 ، المادة 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). هنا في التشريع لا توجد إشارة إلى القائمة. لكن الإدارة المالية غالبًا ما تشير إليها عند النظر في هذه المسألة (على سبيل المثال ، في رسالة من وزارة المالية الروسية بتاريخ 26 أبريل 2011 رقم 03-03-06 / 1/270).

تعد المستندات المحاسبية الأولية المحددة ضرورية للسلطات الضريبية من أجل مراقبة امتثال دافعي الضرائب للتشريعات المتعلقة بالضرائب والرسوم ، بما في ذلك أثناء عمليات التدقيق الضريبي.

إتلاف الوثائق

مما سبق ، يمكن استنتاج أنه عند اتخاذ قرار بشأن إتلاف المستندات مع انتهاء فترة التخزين ، يجب أن يسترشد المرء بما يلي على الأقل:

• قائمة وزارة الثقافة ،
• قانون المحاسبة و
• قانون الضرائب للاتحاد الروسي.

علاوة على ذلك ، من الضروري إجراء تقييم صحيح لشروط تخزين كل من المستندات المراد إتلافها ، حتى لا تقع في مشاكل في المستقبل عندما تطلب سلطات التفتيش فجأة تزويدهم ببعض المستندات التي تم إتلافها بالفعل.

لهذا الغرض ، يتم إنشاء لجنة خبراء في المنظمة ، والتي تتحقق من أرشيف المستندات. يتم إنشاؤه بأمر (تعليمات) من رئيس المنظمة. علاوة على ذلك ، لا يشترط إصدار مثل هذا الأمر سنويًا ، يكفي أن يتم ذلك مرة واحدة ، وفي المستقبل فقط تغيير تكوين الأعضاء إذا استقال أحدهم.

في سياق عملها ، تضع اللجنة قانونًا به قائمة بالوثائق المطلوب إتلافها. عندما يكون الفعل جاهزًا ، تتم الموافقة عليه من قبل رئيس المنظمة. بناءً عليه ، يتم إتلاف الوثائق الأولية.

في الوقت نفسه ، من الأنسب وضع أعمال منفصلة لمجموعات من المستندات التي تم إتلافها طرق مختلفةج: باستخدام آلة التقطيع والنار وإعادة التدوير. من الأفضل تدمير المستندات "الأكثر قيمة" التي تحتوي على معلومات سرية (هم عادة أقلية) بشكل مستقل وغير قابل للاسترداد (على سبيل المثال ، عن طريق الحرق أو التقطيع) ، ويمكن إعادة تدوير الجزء الأكبر.

بعد تنفيذ التدمير والتوقيع على المستندات المتعلقة به ، قد تعتبر المنظمة أنها أوفت بالتزاماتها بموجب القانون ولديها وثائق تؤكد حقيقة الإجراء.

استثناءات من القاعدة العامة

بوليصة الشحن والفاتورة

لنبدأ بمثال بسيط على ما يبدو. لنفترض أن إحدى المؤسسات قد اشترت مادة وتسلمت إشعارًا بالتسليم وفاتورة من أحد الموردين في مارس 2014. في نفس الشهر ، تم إيداع المادة في المستودع ثم دخلت حيز الإنتاج.

يتم تخزين مستندات تسجيل الفواتير ، التي تم إعدادها على الورق أو في شكل إلكتروني ، في المنظمة لمدة أربع سنوات على الأقل من تاريخ الإدخال الأخير (البند 24 القسم الثاني من الملحق رقم 4 ، البند 22 القسم الثاني من الملحق رقم .5 والمادة 13 ، القسم الثاني من الملحق رقم 3 لمرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 ديسمبر 2011 رقم 1137 "بشأن نماذج وقواعد استكمال (صيانة) المستندات المستخدمة في حسابات ضريبة القيمة المضافة").

يبدأ العد التنازلي لفترة التخزين للفاتورة الداعمة لخصم ضريبة القيمة المضافة بعد فترة إعداد التقارير (الضريبة) التي تم فيها استخدام المستند آخر مرة. تذكر أنه يتم احتساب ضريبة القيمة المضافة كل ثلاثة أشهر ، ويتم تضمين فاتورة مارس في حساب ضريبة القيمة المضافة للربع الأول من عام 2014. لذلك ، في هذه الحالة ، يمكن أن تبدأ فترة التخزين من 04/01/2014 ، وستنتهي بعد 4 سنوات ، هذا هو ، 03/31/2018. لكن في منتصف العام ، لا يتم إتلاف المستندات ، ولكن يتم تخزينها حتى نهاية العام (أي حتى 31 ديسمبر 2018) وعندها فقط يتم إظهارها في قانون الإتلاف.

يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه لا يمكن إجراء خصم ضريبة القيمة المضافة على البضائع المشتراة إلا بعد تسجيلها (البند 1 والمادة 172 والمادة 171 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). لذلك ، من المهم أيضًا الاحتفاظ بالمستند الذي يؤكد حقيقة الحصول عليها - الفاتورة - للفترة المحسوبة أعلاه للفاتورة (حتى 12/31/2018).

لأغراض المحاسبة ، فإن سند الشحن (المستخدم عادةً في النموذج الموحد رقم TORG-12) هو مستند المحاسبة الأساسي ، ومدة صلاحيته لا تقل عن خمس سنوات. لذلك ، للمحاسبة في هذا المثال ، تكون فترة الاحتفاظ بها أطول. تبدأ فترة التخزين في العد بعد السنة التي تم استخدامها فيها للتقرير ، أي من 01/01/2015 ، وتنتهي في 31/12/2019.

كما ترى ، يمكن أن يكون لمستند واحد (فاتورة) عدة وظائف ، تخضع كل منها لقواعدها الخاصة ، لذلك قد تختلف فترات التخزين الخاصة بها (في هذه الحالة ، لأغراض المحاسبة الضريبية - 31/12/2018 ولأجل أغراض المحاسبة - 31/12/2019). ثم نختار الحد الأقصى منهم - 12/31/2019.

يبدو أن كل شيء واضح. لكن الوضع يمكن أن يصبح أكثر تعقيدًا.

فترة التخزين لإشعار الشحنة والفاتورة ، إذا تم استخدام الحق في الخصم الضريبي لاحقًا

قد لا يكون للمكلف مبيعات في ربع معين (فترة ضريبة القيمة المضافة). نتيجة لذلك ، لا توجد مبالغ مستحقة لضريبة القيمة المضافة ، ولكن هناك مبالغ لخصم ضريبة القيمة المضافة ، على سبيل المثال ، مبالغ ضريبة القيمة المضافة على الإيجار ، والمواد المشتراة ، وما إلى ذلك.

الرأي الرسمي للسلطات الضريبية هو أنه من المستحيل قبول خصم ضريبة القيمة المضافة في الفترة التي لا يكون فيها دافع الضرائب لديه مبيعات (خطاب وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 14 ديسمبر 2011 رقم 03-07-14 / 124 ).

على الرغم من الإنصاف ، نلاحظ أنه في خطاب دائرة الضرائب الفيدرالية للاتحاد الروسي بتاريخ 28 فبراير 2012 رقم ED-3-3 / [بريد إلكتروني محمي]أعرب عن الرأي المعاكس. كما يتردد صداه في قرار هيئة رئاسة محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 03.05.2006 رقم 14996/05 (ينص على أن بيع البضائع (الأشغال والخدمات) ليس ، بموجب القانون ، حقًا قانونيًا. شرط تطبيق الخصم الضريبي) وقرار محكمة الاستئناف العاشرة بتاريخ 12.07.2012 في القضية رقم A41-41514 / 11. ولكن في هذه الحالة ، لا يمكن للمؤسسة تجنب التدقيق الضريبي ، لأنه في نهاية الفترة الضريبية (ربع) في إقرار ضريبة القيمة المضافة ، ستعكس مبلغ ضريبة القيمة المضافة المحسوبة للسداد من الميزانية.

لا تريد تدقيق الضرائب؟ ماذا أفعل؟ تذكر أن الخصم الضريبي لضريبة القيمة المضافة هو حق دافع الضرائب وليس التزامًا. ويمكنه ممارسة هذا الحق في غضون ثلاث سنوات بعد انتهاء الفترة الضريبية ذات الصلة (البند 2 من المادة 173 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي وخطاب وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 30 أبريل 2009 رقم 03 -07-08 / 105).

بمعنى آخر ، إذا كنت تستخدم شروط المثال ، يمكن للمؤسسة تطبيق خصم ضريبة القيمة المضافة على الفاتورة المستلمة في غضون ثلاث سنوات بدءًا من 04/01/2014 ، على سبيل المثال ، بعد عام في الربع الأول من عام 2015. نتيجة لهذه العملية ، يجب أيضًا إرجاع فترات الاحتفاظ بالمستندات بمقدار عام:

• وفقًا للفاتورة المؤرخة في مارس 2014 - من 31/12/2018 إلى 31/12/2019 ؛
• حسب سند الشحن - من 31/12/2019 إلى 31/12/2020.

إذا استخدمنا الحق في خصم ضريبة القيمة المضافة حتى في وقت لاحق ، على سبيل المثال ، في الربع الثالث من عام 2016 ، فعندئذٍ:

• يجب الاحتفاظ بالفاتورة حتى 31/12/2020 ؛
• وإشعار الشحنة - حتى 31/12/2021.

إذا تم استلام الفاتورة بعد البضائع والفاتورة

سينشأ نفس الموقف فيما يتعلق بحساب فترة تخزين المستندات للمؤسسة عندما تتلقى فاتورة للمنتج الذي تم شراؤه (الخدمة ، العمل) في فترة ضريبية لاحقة عن فترة استلام المنتج نفسه وإشعار الشحنة. و لكن في نفس الوقت حالة مهمةبالنسبة للخصم هو تأكيد للحقيقة اللاحقة لاستلام الفاتورة - يمكن أن يكون مظروفًا بختم مكتب بريد.

يتم أيضًا تأجيل شروط تخزين المستندات الأولية ، التي تؤكد في هذه الحالة حقيقة استلام المواد (على سبيل المثال ، فاتورة). بعد كل شيء ، فإن أحد شروط الخصم الضريبي لضريبة القيمة المضافة ، كما قلنا أعلاه ، هو حقيقة أن المادة مسجلة.

إذا تم وضع المواد المشتراة في الإنتاج للعام المقبل

لنفترض أن المنظمة اشترت المادة في آذار (مارس) 2014 (كما في المثال الأول والأبسط) ، واستلمت الفاتورة والفاتورة في نفس الوقت ، لكنها أعطت المادة للإنتاج في العام التالي - في كانون الثاني (يناير) 2015. ثم يجب أيضًا تغيير شروط تخزين المستند الأساسي (إشعار الشحن) لمدة عام - في المحاسبة والمحاسبة الضريبية.

في هذه الحالة ، تم خصم ضريبة القيمة المضافة مسبقًا. وقد تم احتساب فترة تخزين الفواتير منذ مارس 2014. حقيقة أن المادة قد تم نقلها إلى الإنتاج في تاريخ لاحق تؤثر فقط على عملية الإنتاج ، وليس تأكيد الحق في خصم ضريبة القيمة المضافة.

إذا تم استلام المادة ولكن لم يتم دفع ثمنها

يحدث أيضًا أنه تم تسليم المواد مع جميع المستندات (بوليصة الشحن ، الفاتورة) ، لكنها ظلت غير مدفوعة.

بعد انتهاء فترة التقادم (ثلاث سنوات) يتم شطب الدين. ثم يتم احتساب فترة تخزين الفاتورة من نهاية العام الذي تم فيه شطب الدين - بشكل عام ، سبع سنوات (فترة التقادم ثلاث سنوات بالإضافة إلى أربع سنوات بموجب قواعد المحاسبة الضريبية). خلاف ذلك ، لن يكون هناك ما يؤكد مبلغ الدين وتاريخ نشوء الدين (قرارات دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية في منطقة فولغا فياتكا بتاريخ 08 نوفمبر 2012 في القضية رقم A11-2321 / 2011 وخدمة مكافحة الاحتكار الفيدرالية منطقة الفولغا بتاريخ 3 أكتوبر 2012 في القضية رقم A72-7995 / 2011).

لكن لا تنسى ذلك قبل حلول السنة القوائم الماليةيتم إجراء جرد ، بما في ذلك الديون. في حالة توقيع عقد المصالحة مع المورد ، تبدأ فترة التقادم في العد مرة أخرى ، أي من تاريخ توقيع العقد. نتيجة لذلك ، يمكن أن تتغير سنويًا وبالتالي تدوم إلى أجل غير مسمى ، يحدث نفس الشيء مع فترة الاحتفاظ بالمستندات (الفاتورة والفاتورة).

المنظمة التي شحنت البضائع ، ولكنها لم تتلق الدفع ، لديها وضع مماثل - "صورة طبق الأصل". هي أيضا سوف تضطر إلى الاحتفاظ بالوثائق "إلى أجل غير مسمى" عند التوقيع على وثائق المصالحة السنوية. علاوة على ذلك ، قد يكون هناك فحص مضاد من قبل السلطات الضريبية.

اقتناء الأصول الثابتة (الاستهلاك)

حصل الكيان على ممتلكات قيمة ذات عمر افتراضي طويل ، مثل مبنى ، وحددت عمره الإنتاجي بـ 31 عامًا. خلال هذه الفترة ، سيتم احتساب الاستهلاك على هذا الأصل الثابت ، مما يعني ذلك يجب الاحتفاظ بقانون القبول والتحويل والوثائق الأخرى المتعلقة بشراء المبنى خلال هذه الفترة ، وفقط بعد انتهاء صلاحيتها ، ستبدأ فترة الأربع سنوات لتخزين المستندات بموجب قانون الضرائب للاتحاد الروسي . نتيجة لذلك ، ستكون فترة تخزين المستندات 35 عامًا.

خلاف ذلك ، سيكون من الصعب إثبات الجدوى الاقتصادية للمصروفات ، وكذلك البيانات المتعلقة بالأصل الثابت (شروط التكليف ، التكلفة الأولية ، الإهلاك) أثناء التدقيق الذي يجريه مكتب الضرائب (مرسوم دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية في موسكو المقاطعة بتاريخ 11.03.2009 ، رقم KA-A40 / 1255-09 في القضية رقم A40-32554 / 08-129-101).

وثائق الخسائر المتكبدة والمصروفات المؤجلة

ينص خطاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 02.08.2011 رقم 03-02-07 / 1-272 على ما يلي: وفقًا للفقرة 4 من الفن. 283 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، دافع الضرائب ملزم الاحتفاظ بوثائق تؤكد مبلغ الخسارة المتكبدة خلال كامل الفترة التي تقلل فيها القاعدة الضريبية الفترة الضريبية الحالية لمبلغ الخسائر المستلمة سابقًا. وهذه الفترة هي 10 سنوات بعد الفترة الضريبية التي تم فيها تلقي هذه الخسارة (البند 2 ، المادة 283 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

يتم الكشف عن الخسارة في المؤسسة في نهاية العام (الفترة الضريبية) وتحسب على أنها الفرق بين جميع الإيرادات والمصروفات التي تكبدتها المنظمة خلال العام الماضي. لذلك ، يجب أن تحتفظ بجميع المستندات المتعلقة بالنفقات المتكبدة ، وكذلك الدخل المستلم للسنة (الفترة الضريبية) عندما تم استلام الخسارة.

وفقًا للسلطات التنظيمية ، في هذه الحالة ، يجب إضافة أربع سنوات أخرى إلى فترة التخزين المحددة ، المنصوص عليها في الفرعية. 8 ص .1 فن. 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. الأساس هو افتراض أن فترة التخزين التي تبلغ 4 سنوات لا ينبغي أن تحسب من لحظة إعداد المستندات ، ولكن من نهاية الفترة الضريبية التي تم فيها أخذ الخسارة المقابلة في الاعتبار. إذا لم يتم ذلك ، فسيتم اعتبار نقل الخسائر غير قانوني.

يمكن العثور على مثل هذا النهج في قرارات المحاكم ، على سبيل المثال ، في قرارات دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية لمنطقة موسكو بتاريخ 2 مارس 2006 ، 26 فبراير 2006 رقم KA32-A40 / 785-06 وهيئة رئاسة المجلس الأعلى. محكمة التحكيم التابعة للاتحاد الروسي بتاريخ 24 يوليو 2012 برقم 3546/12. هناك ممارسة قضائية أخرى لا تتفق مع وجهة النظر هذه: قرارات دائرة الرقابة المالية منطقة شمال القوقازبتاريخ 25 سبتمبر 2009 في القضية رقم A32-8964 / 2007-12 / 190 وخدمة مكافحة الاحتكار الفيدرالية للمنطقة الشمالية الغربية بتاريخ 22 نوفمبر 2004 في القضية رقم A56-10982 / 04.

لديك خياران: الاحتفاظ بالمستندات إلى أقصى حد ، أو الاستعداد للمعارك في المحاكم ، التي لا تكون نتيجتها مضمونة.

عدم وجود وثائق نتيجة الحريق والفيضانات والسرقة

يجب أن تضمن المنظمة ظروف تخزين آمنة لوثائق المحاسبة وحمايتها من التغييرات (المادة 29 من القانون رقم 402-FZ). ولكن ماذا تفعل إذا كانت المستندات مفقودة بسبب حريق (غرق ، سرقة) وتلقت مصلحة الضرائب طلبًا لتقديمها؟

وزارة المالية تعتقد ذلك يحتاجون إلى استعادة (كتاب رقم 03-02-07 / 1/21191 بتاريخ 07.06.2013). توجد قرارات محكمة ذات موقف مماثل (قرار محكمة الاستئناف التاسعة للتحكيم بتاريخ 13 أكتوبر 2010 ، رقم 09AP-24752/2010-AK ، رقم 09AP-25298/2010-AK في القضية رقم A40-4800 / 10 -115-55) ، حيث توصلت المحكمة إلى نتيجة مفادها أن رئيس المنظمة يجب أن يتخذ إجراءات لاستعادة تلك الوثائق الأولية التي تخضع للترميم والتخزين خلال الفترة التي يحددها القانون.

في الوقت نفسه ، في قرار دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية في مقاطعة فولغا - فياتكا بتاريخ 30 يوليو 2007 في القضية رقم A28-1129 / 2007-3 / 21 ، خلصت المحكمة إلى أن المنظمة لا يمكنها تقديم المستندات التي دمرتها الحريق ، الذي طلبته لاحقًا مصلحة الضرائب ، لأنه لم يكن لديها فرصة حقيقية للقيام بذلك في الوقت المناسب. وحُرمت مصلحة الضرائب من استرداد الغرامات.

هناك حالات أخرى انحاز فيها القضاة إلى دافعي الضرائب (قرارات دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية في مقاطعة موسكو بتاريخ 25 يونيو 2010 رقم KA-A40 / 6480-10 ، دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية في مقاطعة فولغا بتاريخ 25 يونيو 2010 في القضية رقم A55-967 / 2011).

ومع ذلك ، إذا لم يتمكن دافع الضرائب من تأكيد أنه لم يكن لديه مستندات في وقت استلام الطلب ، فلا يمكن تجنب الغرامة (مرسوم الخدمة الفيدرالية لمكافحة الاحتكار لمنطقة موسكو بتاريخ 28 أبريل 2009 رقم KA-A40 / 3228-09). ستكون أي وثائق من السلطات المختصة مفيدة هنا ، والتي ستؤكد حقيقة حدوث فيضان (تقرير فيضان و / أو شهادة من منظمة الخدمة) ، حريق (تقرير حريق مستلم من إدارة الإطفاء) ، سرقة ، سطو (شهادة شرطة) ، إلخ.

تنظر المحاكم أيضًا في الغرامة المبررة في الحالات التي لم يتخذ فيها دافع الضرائب ، بعد فقدان المستندات ، إجراءات لاستعادتها (مرسوم دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية لمنطقة الأورال بتاريخ 28 أبريل 2010 رقم Ф09-2782 / 10- С2).

دمرت الوثائق ، ولكن جاء الطلب

قد ينشأ موقف عندما تزن المنظمة جميع الإيجابيات والسلبيات ، وتقرر إتلاف المستندات ، وبعد إكمال كل شيء بشكل صحيح ، وتطلب مصلحة الضرائب تقديمها.

غالبًا ما تتخذ المحاكم جانب دافعي الضرائب.

ممارسة التحكيم

تصغير العرض

في قرار دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية لمنطقة الأورال في 14 أكتوبر 2011 رقم F09-6531 / 11 في القضية رقم A07-18923 / 2010 (قرار محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي المؤرخ 2 ديسمبر 2011 لا VAS-15006/11) ، وجدت المحكمة أن الشركة لم تقدم مستندات المحاسبة الأولية بسبب إتلافها القانوني. السلطات الضريبية ليس لديها سبب لتطبيق طريقة الحساب المنصوص عليها في الفقرة 7 من الفن. 166 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي من أجل تحديد الخصم الضريبي ، والذي لا يمكن تحقيقه إلا في حالة توفر مستندات محددة (المواد 171 ، 172 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

ممارسة التحكيم

تصغير العرض

اعتبرت المحكمة أن عدم وجود مستندات محاسبية أولية تؤكد التكلفة الأولية للأصول الثابتة ، بسبب إتلافها ، نظرًا لانتهاء فترة تخزين هذه المستندات ، لا يمكن أن يكون سببًا لرفض حساب القيمة المتبقية لهذه الأصول الثابتة. جزء من التكاليف (مرسوم دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية لمنطقة موسكو بتاريخ 11.03.2009 رقم KA-A40 / 1255-09 في القضية رقم A40-32554 / 08-129-101).

ممارسة التحكيم

تصغير العرض

وطالبت مفتشية الضرائب الشركة بدفع ضرائب إضافية بسبب عدم تقديم المستندات اللازمة لشطب الوقود وزيوت التشحيم. بعض الوثائق ، في رأيهم ، تم تنفيذها بشكل غير صحيح ، والجزء الآخر تم إتلافه. وأشارت السلطات الضريبية إلى أنه كان يتعين الاحتفاظ بالمستندات لمدة 5 سنوات على الأقل وفقًا لمعايير المحاسبة.

لكن كان للمحكمين رأيهم في هذا الوضع. وحكموا لصالح الشركة ، مشيرين إلى أنها كانت تشطب الوقود وزيوت التشحيم بناءً على الأعراف المعمول بها وعلى أساس الإجراءات الشهرية. في هذه الحالة ، لم يأخذ القضاة في الاعتبار وجود عيوب عند ملء سندات الشحن ، وكذلك عدم وجود بعض المستندات كسبب للاعتراف بعدم مشروعية شطب تكاليف الوقود ومواد التشحيم إلى سعر التكلفة (مراسيم دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية للمنطقة الشمالية الغربية بتاريخ 16.06.2000 رقم A56-31018 / 99 بتاريخ 08.07.2002 رقم A56-8533 / 02).

تحقق من الحالة

أود أن ألفت الانتباه إلى نقطة أكثر أهمية. في قائمة وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي لبعض الوثائق ، يبدأ حساب فترة التخزين "خاضعة للتفتيش (التدقيق)". على سبيل المثال ، لا يمكن إتلاف المستندات الأولية دون التحقق (المادة 362 من القائمة).

جزء من المستند

تصغير العرض

قائمة الوثائق الإدارية القياسية الأرشيفية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، مع الإشارة إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558)

في هذه الحالة ، نحن نتحدث عن عمليات تدقيق الضرائب. تم ذكرهم في الفن. 87 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. استنادًا إلى نتائج كل من التدقيق الضريبي في الموقع والمكتب ، تقوم مصلحة الضرائب بإعداد تقرير تدقيق (يتم تحديد إجراءات وشروط إعداده في المادة 100 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). إذا تم الكشف عن انتهاكات واتفق معها دافع الضرائب ، يقوم الأخير بإجراء التغييرات المناسبة في المحاسبة: يقوم بفرض ضرائب إضافية ، ويدفع غرامات وغرامات ، إلخ.

بالإضافة إلى ذلك ، سيتم إجراء تدقيق مكتبي إذا قدم دافع الضرائب إقرارًا محدثًا عن الفترات الضريبية قبل السنوات الثلاث الماضية.

لكن كما تعلم ، مدة التقادم ثلاث سنوات (البند 1 ، المادة 113 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). يجوز للسلطات الضريبية تقديم مطالبات وفرض عقوبات خلال هذه الفترة. إذا تم الكشف عن الانتهاكات لأكثر من فترات مبكرةلا يمكن تغريم دافع الضرائب.

في الوقت نفسه ، لا يتطلب قانون الضرائب للاتحاد الروسي إتلاف المستندات ، تشير الإدارة المالية إلى أن إتلاف المستندات مع انتهاء فترة التخزين هو حق دافع الضرائب. وقد لا تتم مراجعة السلطات الضريبية على الإطلاق.

كيف يجب على المنظمات المضي قدما؟ أولاً ، يتضح من قرارات المحكمة المذكورة أعلاه أنه في الحالات التي لم يتمكن فيها دافع الضرائب من تقديم مستندات منتهية الصلاحية بناءً على طلب سلطات التفتيش بسبب إتلافها ، فقد انحازت المحاكم إلى دافع الضرائب. بالطبع ، في هذه الحالات ، يجب على الأخير إجراء عملية التدمير نفسها بكفاءة (توثيقها بشكل صحيح). في حالة طلب المستندات التي تم إتلافها بشكل قانوني ، يصبح هذا أمرًا أساسيًا.

ثانيًا ، في حالة انتهاك شروط تخزين المستندات المنصوص عليها في قائمة وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي ، لا يمكن لمفتشية الضرائب غرامة.

اتضح أنه في حالة إتلاف المستندات المحاسبية / الضريبية بسبب انتهاء فترات التخزين الخاصة بهم ، فإن العقوبات من السلطات الضريبية للمؤسسة لا تشكل تهديدًا ، حتى لو لم تجتز هذه المستندات تدقيقًا ضريبيًا. بعد كل شيء ، كما نتذكر ، حتى فترات الاحتفاظ القياسية للمحاسبة والمستندات الضريبية (خمس سنوات وأربع سنوات) أطول من فترة التقادم (ثلاث سنوات) ، ناهيك عن الميزات والاستثناءات الأخرى عند زيادة فترات الاحتفاظ القياسية.

مسؤولية

أود أن ألفت انتباه القراء إلى العقوبات التي يمكن أن تطبق على دافع الضرائب في حالة عدم وجود وثائق أولية. ضع في اعتبارك الأكثر شيوعًا.

إذا تم إتلاف المستندات الأساسية بعد فترة الاحتفاظ المحددة - حسنًا ، يمكنك النوم بسلام. لكن في بعض الأحيان ، عند حساب المصطلح ، يتم توجيههم قواعد عامة(المنصوص عليها في القانون رقم 209-FZ وقانون الضرائب للاتحاد الروسي وقائمة وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي) ونسيان "التحفظات" الخاصة ، وبالتالي إتلاف المستندات التي لا يزال يتعين تخزينها. وهذا هو المكان الذي تنشأ فيه المشاكل غالبًا.

عدم تقديم المستندات من قبل المكلف إلى السلطات الضريبية خلال الفترة المحددة أو غيرها من المعلومات المنصوص عليها في قانون الضرائب للاتحاد الروسي وغيرها من التشريعات المتعلقة بالضرائب والرسوم ، تستلزم تطبيق المسؤولية بموجب المادة. 126 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي:

• إذا كانت هذه المستندات لا تحتوي على علامات المخالفات الضريبية بموجب الفن. 119 و 129.4 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، فإن الغرامة ستكون 200 روبل. لكل مستند لم يتم تقديمه (تتناول المادة 119 تقديم الإقرارات الضريبية ، وتتناول المادة 129.4 إخطارات المعاملات الخاضعة للرقابة) ؛
• إذا رفضت المنظمة تقديم المستندات التي بحوزتها أو قدمت لهم معلومات خاطئة عن عمد وكان هذا الفعل لا علاقة له بالفن. 135.1 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي (عدم تقديم شهادات / بيانات عن المعاملات والحسابات من قبل البنك) ، فإن مبلغ الغرامة سيكون 10000 روبل.

بالتأكيد تجنب تحميلك المسؤولية بموجب الفن. 126 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ممكن إذا انتهت فترة تخزين المستندات المطلوبة من قبل السلطات الضريبية وبحلول وقت تقديم الطلب ، تم تدميرها بالفعل من قبل المنظمة ، ولكن لا يزال يتعين إثبات ذلك ( انظر قرارات دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية لمنطقة الأورال بتاريخ 17 نوفمبر 2009 رقم F09-8891 / 09-SZ في القضية رقم A47-5018 / 2008 ؛ FAS للمنطقة الشمالية الغربية في 6 يوليو 2009 في القضية رقم A05-8773 / 2008 (بقرار من محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي في 13 أكتوبر 2009 رقم VAC -13307/09 ، تم رفض إحالة هذه القضية إلى هيئة رئاسة محكمة التحكيم العليا في الاتحاد الروسي)).

إذا اكتشف المفتشون أثناء التفتيش عدم وجود (أو إتلاف) المستندات الأساسية أو الفواتير أو السجلات المحاسبية أو الضريبية ، فقد يتم تغريم الشركة بمبلغ (المادة 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي):

• 10000 فرك. - إذا ارتكبت المخالفة خلال فترة ضريبية واحدة.
• 30000 فرك. - إذا ارتكبت المخالفة خلال أكثر من فترة ضريبية.

إذا تم العثور في نفس الوقت على تقدير أقل للقاعدة الضريبية ، فسيتم تحميل الشركة غرامة قدرها 20 ٪ من مبلغ الضريبة غير المدفوعة ، ولكن ليس أقل من 40000 روبل. (البند 3 ، المادة 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

لا يمكن أن يكون هناك مقياسان للمسؤولية الضريبية لنفس الجريمة ، لذلك يمكن معاقبة المنظمة إما بموجب المادة. 126 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، أو وفقًا للفن. 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. لن تكون هذه العقوبات تراكمية.

يحتوي قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي أيضًا على عدد من الأحكام المتعلقة بغرامات انتهاك شروط تخزين المستندات. مقدار الغرامة يعتمد على نوع المخالفة.

تنص المادة 13.25 من قانون المخالفات الإدارية للاتحاد الروسي على عقوبات لانتهاك شروط تخزين المستندات ، والالتزام بالتخزين المنصوص عليه في التشريع الخاص بالشركات المساهمة والشركات ذات المسؤولية المحدودة والشركات الوحدوية الحكومية والبلدية ، صناديق التقاعد والاستثمار ، وكذلك القوانين التنظيمية المعتمدة بموجبه. اتضح أننا نتحدث هنا بشكل أساسي عن التخزين. وثائق الشركة، تظهر في هذه المجموعة من الأعمال القانونية المعيارية ، والتي لا تقع عليها معظم وثائق المحاسبة.

لكن هذا يشمل ، على سبيل المثال ، الميزانيات العمومية لشركات الخدمات المشتركة ، وبيانات الأرباح والخسائر ، وتقارير المراجعة(البند 2.1.10 من اللوائح المتعلقة بإجراءات وشروط تخزين مستندات الشركات المساهمة ، التي تمت الموافقة عليها بموجب قرار لجنة الأوراق المالية الفيدرالية الروسية بتاريخ 16 يوليو 2003 رقم 03-33 / ps).

انتقل وثائق شركة ذات مسؤولية محدودةفيما يتعلق بفقدان المادة 13.25 من قانون المخالفات الإدارية للاتحاد الروسي ، يختلف الأمر اختلافًا طفيفًا. وهي مدرجة في الفن. 50 من القانون الاتحادي الصادر في 8 فبراير 1998 رقم 14-FZ "بشأن الشركات ذات المسؤولية المحدودة". من الجدير بالذكر أنه ، من بين أمور أخرى ، ينص على أن شركة ذات مسؤولية محدودة ملزمة بتخزين "المستندات الأخرى المنصوص عليها في القوانين الفيدرالية وغيرها من الإجراءات القانونية للاتحاد الروسي ، وميثاق الشركة ، والوثائق الداخلية للشركة ، وقرارات الاجتماع العام للمشاركين في الشركة ومجلس الإدارة (المجلس الرقابي) للشركة والهيئات التنفيذية للشركة ". من الواضح أن هذا يشمل البيانات المالية.

مقدار الغرامات بموجب الفن. 13.25 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي هي:

• من 2500 إلى 5000 روبل. - للمسؤولين ؛
• من 200000 إلى 300000 روبل. - للكيانات القانونية.

تطبيق هذه المادة غير مرجح في غياب الوثائق الأولية ، على الرغم من أن هذا الاحتمال لا يمكن استبعاده تماما.

إذا أدى انتهاك شروط تخزين المستندات إلى تشويه مبالغ الضرائب والرسوم المتراكمة بنسبة 10 ٪ على الأقل ، فسيتم فرض عقوبات بمبلغ 2000 روبل أو أكثر على المسؤولين المذنبين. ما يصل إلى 3000 فرك. (المادة 15.11 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي).

إذا تمت معاقبة الكيانات القانونية بموجب قانون الضرائب للاتحاد الروسي (المادتان 120 و 126) ، فيمكن تغريم المسؤول المذنب عن نفس الجريمة بموجب المادة. 15.11 من قانون المخالفات الإدارية للاتحاد الروسي ، ولكن مرة واحدة فقط (وفقًا للجزء 5 من المادة 4.1 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي ، لا يمكن لأي شخص أن يتحمل المسؤولية الإدارية مرتين عن نفس المخالفة الإدارية).