Dokumentet e kontabilitetit ruhen për 5 vjet. Periudhat e ruajtjes së dokumenteve. Organizimi dhe rregullat e ruajtjes së kontabilitetit dhe dokumenteve të tjera

Raportimi dhe regjistrimi për një periudhë të caktuar kohore është një kërkesë e legjislacionit aktual.

Do të thotë që brenda periudhës së caktuar, duhet të sigurohet qasja në dokumente dhe mundësia e përdorimit të plotë të tyre nëse është e nevojshme.

Cilat dokumente kërkojnë ruajtje të detyrueshme?

Dokumentet që kërkojnë ruajtje të detyrueshme, me kusht mund të ndahet për dokumente:

• të cilat janë në funksion gjatë vitit raportues;
• të cilat janë gjithmonë të nevojshme në punë, pavarësisht se nuk përdoren çdo ditë.

te grupi i parë dokumentet përfshijnë:

Mbaj dokumentet që lidhen me grupin e parë, duhet:

• për qëllime të kontabilitetit (neni 29, Ligji "Për Kontabilitetin" Nr. 402-FZ) - të paktën pesë vjet nga fundi i vitit raportues ose viti në të cilin këto dokumente janë përdorur për herë të fundit;
• për qëllime të kontabilitetit tatimor (neni 23, Kodi Tatimor i Federatës Ruse) - për një periudhë prej të paktën 4 vjetësh. Në të njëjtën kohë, me Kodi mund të përcaktohen periudha më të gjata ruajtjeje. Për shembull, një pjesëmarrësi në një projekt investimi të një entiteti përbërës të Federatës Ruse kërkohet të mbajë të gjitha dokumentet për 6 vjet. Dhe për të konfirmuar shumën e humbjes së shkaktuar - për të gjithë periudhën gjatë së cilës zvogëlohet me ndihmën e saj dhe e cila mund të llogaritet jo një - dy vjet.

Co. grupi i dytë përfshijnë dokumente që janë objekt i ruajtjes në ndërmarrje gjatë gjithë periudhës së veprimtarisë së saj. Në veçanti, për SH.PK-të, Ligji “Për Shoqëritë me Përgjegjësi të Kufizuar” Nr. 14-FZ parashikon si më poshtë: listë të domosdoshme në dokumentacionin e ndërmarrjes:

• dokumentet e regjistrimit, duke përfshirë asamblenë (vendimin) themelues për themelimin e shoqërisë;
• dokumente që konfirmojnë pronësinë e pronës në bilancin e kompanisë;
• procesverbalin, hartimin e mbledhjeve të themeluesve dhe personave të tjerë;
• dokumente për emetimin e letrave me vlerë;
• rregulloret për divizionet e veçanta të ndërmarrjes;
• listat e personave të lidhur;
• konkluzionet e autoriteteve të ndryshme rregullatore për çështje të caktuara të veprimtarisë së ndërmarrjes (për inspektimet, etj.);
• dhe dokumente të tjera që kompania duhet t'i ketë në përputhje me legjislacionin në fuqi.

Sa kohë duhet të mbahen të dhënat e kontabilitetit?

Periudha totale e ruajtjes së çdo dokumenti kontabël nuk është më pak se 5 vjet.

Por në disa raste mund të jetë shumë më tepër. Një tabelë përmbledhëse me periudhat e ruajtjes është paraqitur më poshtë.

Përkundër faktit se dokumentet e personelit përbëjnë një pjesë të rëndësishme të kësaj liste, ato janë pjesë përbërëse e kontabilitetit. Mbi bazën e tyre, llogariten pagesat e kompensimit dhe shpërblimet, si dhe përfitimet e ndryshme.

Rreth kushteve të ruajtjes së dokumentacionit të raportimit përshkruhet në historinë e mëposhtme të videos:

Nëse nuk keni regjistruar ende një organizatë, atëherë Me e lehta kjo mund të bëhet duke përdorur shërbime online që do t'ju ndihmojnë të gjeneroni të gjitha dokumentet e nevojshme falas: Nëse tashmë keni një organizatë dhe jeni duke menduar se si të lehtësoni dhe automatizoni kontabilitetin dhe raportimin, atëherë shërbimet e mëposhtme online vijnë në shpëtim, të cilat do të zëvendësojë plotësisht një kontabilist në fabrikën tuaj dhe do të kursejë shumë para dhe kohë. I gjithë raportimi gjenerohet automatikisht, nënshkruhet me një nënshkrim elektronik dhe dërgohet automatikisht në internet. Është ideale për një sipërmarrës individual ose LLC në sistemin e thjeshtuar të taksave, UTII, PSN, TS, OSNO.
Gjithçka ndodh me disa klikime, pa radhë dhe stres. Provojeni dhe do të habiteni sa e lehtë u bë!

Renditja dhe ruajtja

te organizoni ruajtjen e dokumenteve, kompania mund të:

• ose kontaktoni shërbimet e një organizate të veçantë arkivore;
• ose krijoni arkivin tuaj. Kjo lejohet nga neni 13 i ligjit "Për çështjet arkivore" Nr. 125-FZ, datë 22.10.04.

Duke krijuar arkivin e vet, ndërmarrja duhet të ndajë një dhomë të veçantë për këto qëllime dhe ta pajisë atë me rafte, rafte ose dollapë të verbër. Nëse ka dritare në dhomë, ato duhet të mbulohen ose të mbulohen ndryshe për të parandaluar që rrezet e diellit të hyjnë në dokumente dhe të shkaktojnë zbehjen e tyre.

Përveç kësaj, keni nevojë për dhomën tuaj të arkivit. pajis me mbrojtje nga hyrja e paautorizuar dhe nga zjarret - një derë e përparme metalike, hekura në dritare dhe një sistem alarmi.

Për të organizuar një kërkim të shpejtë për dokumentet e nevojshme, duhet zhvillojnë një nomenklaturë të rasteve.

Në rast të transferimit të kutive për ruajtjen e tyre në strukturë e specializuar, është e nevojshme të zgjidhni një organizatë që është e pajisur me pajisje moderne dhe të gjitha kushtet për ruajtjen afatgjatë të dokumenteve, duke përfshirë praninë e alarmeve të zjarrit dhe sistemeve të kontrollit të aksesit.

Sa për dokumentet për regjistrimin e një organizate, dokumentet e saj dhe të tjera të ngjashme, zakonisht mbahen nga drejtuesi i organizatës në origjinale dhe në kasafortë. Dhe kopjet e tyre janë në departamentin e kontabilitetit.

Punonjësit e ndërmarrjes, formularët e tyre bosh dhe insertet për ta duhet të jenë gjithmonë në departamentin e personelit ose në departamentin e kontabilitetit, nëse i është besuar menaxhimi i të dhënave të personelit. Në të njëjtën kohë, librat e punës mbahen gjithmonë në kasafortë.

Duhet të theksohet se dokumentet në formë elektronike duhet të mbrohen nga ndryshimet e paautorizuara të tyre dhe në të njëjtën kohë ruajtja e tyre duhet të sigurojë mundësinë e krijimit të një kopjeje në letër nëse është e nevojshme.

Transferimi i dokumentacionit në arkiv

Dokumentet transferohen në arkiv për ruajtje afatgjatë (më shumë se 10 vjet) dhe të përhershme.

Transferimi i këtyre materialeve në arkiv kryera sipas orarit, i cili miratohet nga titullari i organizatës në urdhrin për formimin e arkivit.

Me të njëjtin urdhër caktohet një person përgjegjës për mirëmbajtjen e arkivit dhe miratohen rregullat:

• arkivimin e dokumenteve dhe nxjerrjen e tyre;
• arkivimi;
• shkatërrimi i dokumenteve, periudha e ruajtjes së të cilave ka skaduar;
• organizimi i eventeve për ruajtjen e dosjeve arkivore.

Të gjitha dokumentet në arkiv pranohen vetëm në formën e origjinaleve, dhe në mungesë të tyre - në formën e kopjeve të vërtetuara. Dokumentet që do të transferohen duhet të jenë të lidhura në një farë mënyre dhe në kopertinën e kutisë së tyre vendoset informacion identifikues, veçanërisht:

• viti i ekzekutimit të dokumenteve;
• fusha e kontabilitetit;
• nr rendor;
• periudha për të cilën janë formuar regjistrat dhe dokumentet parësore;
• lloji i dokumenteve të paraqitura;
• numri i fletëve të lidhura etj.

Për sa i përket dorëzimit të dokumenteve në arkiv në formë elektronike, kjo procedurë miratohet në urdhrin e titullarit në arkivin e organizatës veç e veç. Por zakonisht këto dokumente dublohen paraprakisht në media të tjera.

Një shembull i ruajtjes së dokumentacionit të kontabilitetit është paraqitur në videon e mëposhtme:

Çfarë duhet të bëni në rast të humbjes

Dokumentet mund të humbasin ose për shkak të një fatkeqësie natyrore, ose si rezultat i veprimeve të palëve të treta ose punonjësve të tyre. Por në çdo rast do të kërkohet konfirmimi i faktit të humbjes nga autoritetet përkatëse. Këto mund të jenë agjencitë e zbatimit të ligjit (nëse dokumentet janë vjedhur), ose autoritetet e zjarrit (nëse dokumentet janë djegur), etj.

Me konstatimin e vdekjes ose humbjes së dokumentacionit, drejtuesi i organizatës, me urdhër të tij, duhet formojnë një komision për të zbuluar arsyet e faktit. Nëse është e nevojshme, përfaqësues të kompanisë së sigurisë, departamentit të zjarrit ose agjencisë hetimore mund të ftohen për të marrë pjesë në hetim.

Si rezultat i një hetimi të brendshëm hartohet një akt në çdo formë me një deklaratë të të gjitha fakteve. Ky akt bëhet justifikim për mungesën e dokumenteve në rast të kërkesës së tyre nga autoritetet rregullatore.

Çfarë duhet të bëni me dokumentet nëse periudha e ruajtjes së tyre ka skaduar?

Para se të shkatërroni dokumentacionin që ju nevojitet ekzaminimi vlerat e saj. Për këtë, në ndërmarrje krijohet një komision i përhershëm me urdhër të drejtuesit. Ai duhet të përfshijë specialistë që janë në gjendje të japin një vlerësim të kualifikuar të nevojës për të shkatërruar dokumente të caktuara.

Është ky komision që vendos për asgjësimin e dokumenteve, nëse ato nuk mund të ruhen më për një periudhë kohore. Shkatërrimi i tyre kryhet me hartimin e një akti në çdo formë, i cili duhet të ketë të dhënat e kërkuara të dokumentit parësor dhe që duhet të miratohet nga Politika Kontabël e ndërmarrjes.

Para shkatërrimit duhet të jetë është bërë një inventar dokumente për një periudhë të caktuar. Dokumentacioni nuk mund të shkatërrohet pa këtë procedurë.

Nëse shkelen rregullat e ruajtjes?

Përgjegjësia për këtë shkelje ka taksa dhe administrative, në veçanti:

1. zyrtarët mund të dënohen nëse nuk mbajnë dokumente brenda periudhës ligjore, nga 5 mijë deri në 10 mijë rubla. Nëse kjo shkelje zbulohet përsëri - 10-20 mijë rubla ose skualifikim për 1-2 vjet (CAO RF, neni 15.11);
2. një organizatë për të njëjtat veprime mund të dënohet me 10 mijë rubla, dhe në rast të shkeljes së përsëritur - me 30 mijë rubla (Kodi Tatimor i Federatës Ruse, neni 120).

Për më shumë informacion mbi dënimet për këto shkelje, shikoni videon e mëposhtme:

Gjatë punës së organizatës, grumbullohen shumë dokumente parësore. Ato duhet të mblidhen, ruhen dhe asnjë e vetme nuk mund të hidhet jashtë para kohe.

Si të organizoni ruajtjen e dokumenteve, të mos gjobiteni dhe të mos mbyteni në letra, do ta tregojmë në këtë artikull.

Organizimi i duhur i ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit parësor: kuadri rregullator

Nuk ka asnjë dokument të vetëm që do të përmbajë të gjithë informacionin se si dhe sa kohë duhet të ruhen dokumentet. Prandaj, duhet të udhëhiqet nga disa rregullore, të cilat ndonjëherë kundërshtojnë njëra-tjetrën.

Neni 29 i ligjit “Për Kontabilitetin” datë 06.12.2011 thotë se organizata duhet të ruajë dokumentet parësore. Nr 402-FZ.

Kërkesat për ruajtjen e dokumenteve të kontabilitetit përcaktohen në paragrafin 6 të "Rregullores mbi dokumentet dhe rrjedhën e punës në kontabilitet", miratuar nga Ministria e Financave e BRSS më 29 korrik 1983 nr. 105.

Në veçanti thuhet se:

1. Dokumentet primare dhe regjistrat e kontabilitetit duhet të transferohen në arkiv.
2. Përpara se të transferohen në arkiv, ato duhet të ruhen në departamentin e kontabilitetit në dhoma të posaçme ose dollapë që mbyllen nën përgjegjësinë e personave të autorizuar nga llogaritari kryesor.
3. Dokumentet duhet të plotësohen sipas rendit kronologjik.

Detyrimi për të ruajtur të dhënat e kontabilitetit dhe kontabilitetit tatimor është gjithashtu i përcaktuar në kodin fiskal RF (klauzola 8 klauzola 1 neni 23).

Lista e dokumenteve të kontabilitetit dhe raportimit që duhet të ruhen mund të gjendet në "Lista e dokumenteve tipike arkivore menaxheriale të krijuara në rrjedhën e veprimtarive të organeve shtetërore, pushteteve vendore dhe organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes", miratuar me Urdhër Ministria e Kulturës e Rusisë e datës 25 gusht 2010 nr. 558. Në të njëjtën listë, për çdo lloj dokumenti, tregohen edhe periudhat e ruajtjes.

Rregullat për organizimin e arkivimit shtetëror janë të përcaktuara në Ligjin Federal të 22 tetorit 2004 Nr. 125-FZ "Për arkivimin në Federata Ruse».

Ku të ruani dokumentet

Sipas ligjit për arkivat, organizatat joqeveritare kanë të drejtë të krijojnë arkivat e tyre. Por ata nuk kanë një përgjegjësi të tillë. Kompania është e detyruar vetëm të garantojë sigurinë e dokumenteve dhe, sipas kërkesës, t'ia paraqesë ato autoriteteve rregullatore.

1С-WiseAdvice përdor një teknologji unike të patentuar për përpunimin e dokumenteve parësore "Përpunimi". Origjinalet e letrës së "primare" skanohen menjëherë. Kontabilisti punon vetëm me një kopje elektronike të dokumentit dhe gjithmonë sheh se çfarë operacionesh ka kryer ky dokument. Një avantazh i padiskutueshëm është aftësia për të përgatitur shpejt një përgjigje ndaj një kërkese nga IFTS. Me kërkesë, klienti mund të marrë një bazë të dhënash të dokumenteve elektronike.

Periudha e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit në organizatë

Ligji i Kontabilitetit thotë se dokumentet e kontabilitetit duhet të mbahen për të paktën pesë vjet (Klauzola 1, neni 29 i ligjit 402-FZ), dhe Kodi Tatimor përcakton një periudhë prej 4 vjetësh për dokumentet që ishin bazë për kontabilitetin tatimor dhe llogaritjen e taksave. (Klauzola 1, neni 29 i ligjit 402-FZ). 8 klauzolë 1 neni 23 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse), dhe për llogaritjen e primeve të sigurimit - 6 vjet (klauzola 6 klauzola 3.4 neni 23 i Kodit Tatimor të Federata Ruse). Këtu lind një kontradiktë, pasi disa dokumente, për shembull, faturat, kanë të bëjnë si me kontabilitetin ashtu edhe me kontabilitetin tatimor. Në këto raste, është më e sigurt të udhëhiqesh nga një periudhë më e gjatë.

Në Listën e dokumenteve standarde të Ministrisë së Kulturës, për disa dokumente caktohen periudha më të gjata, deri në të përhershme.

Duhet të ruani vazhdimisht, për shembull:

• raportet vjetore të kontabilitetit me anekse (duke përfshirë të konsoliduar dhe SNRF);
• aktet e transferimit, bilancet e ndarjes dhe likuidimit;
• çertifikatat e regjistrimit në organet tatimore;
• Librat e kontabilitetit për të ardhurat dhe shpenzimet (KUDiR) - për organizatat dhe sipërmarrësit individualë që përdorin sistemin e thjeshtuar të taksave. Këtu, kushtet nga Lista e dokumenteve standarde bien ndesh me Kodin Tatimor. KUDiR është një dokument kontabël tatimor dhe sipas Kodit duhet të mbahet jo përgjithmonë, por për 4 vjet. Në raste të tilla, është më e sigurt të mos shkatërrohet dokumenti për të paktën 10 vjet, sepse në organizatat që nuk janë burime të marrjes së arkivave shtetërore, komunale, termi "përgjithmonë" nuk mund të jetë më pak se 10 vjet;
• kontratat për dhënien me qira të pronës së organizatës dhe dokumentet për to;
• dokumente për rivlerësimin e aktiveve fikse, përcaktimin e amortizimit të aktiveve fikse, vlerësimin e vlerës së pasurisë së organizatës;
• vepron për kalimin e të drejtave mbi pasuritë e paluajtshme nga bilanc në bilanc;
• marrëveshje dhuratë;
• dokumente për operacionet me letra me vlerë;
• korrespondencë për ndarjen e pasurisë së përbashkët të personave juridikë;
• pasaportat e transaksionit.

Për 75 vjet, ju duhet të mbani dokumente mbi personelin dhe të ardhurat e paguara, për shembull:

• kontratat e punës;
• regjistrat e informacionit për të ardhurat e individëve;
• deklarata për emetimin e dividentëve;
• llogaritë personale dhe kartat e punonjësve. Për më tepër, nëse nuk ka karta personale, atëherë periudhat e ruajtjes për dokumentet e tjera zgjaten në 75 vjet: për pranimin e punës së kryer sipas kontratave të punës dhe marrëveshjeve të punës, llogaritjet e pagesave për primet e sigurimit, kartat në formën e 1-NDFL. , informacion për të ardhurat e individëve, dokumente për marrjen e pagave dhe pagesa të tjera.

Nëse dokumentet për personelin janë krijuar pas vitit 2003, ato ruhen jo për 75, por për 50 vjet (neni 22.1 i Ligjit të 22 tetorit 2004 Nr. 125-FZ).

Dokumentet ruhen për 10 vjet, për shembull:

• për shitjen e pasurisë së luajtshme;
• marrëveshjet për pengun e pasurisë së organizatës dhe dokumentet për to;
• raporte operacionale për llogaritë në valutë jashtë vendit.

në mënyrë të veçantë përcaktohet periudha e ruajtjes së dokumenteve që konfirmojnë humbjen e marrë. Organizatat në sistemi i përbashkët dhe në sistemin e thjeshtuar tatimor me objekt “Të ardhura minus shpenzime”, ata mund të bartin humbjen në periudhat e ardhshme për 10 vjet dhe të ulin bazën e tatueshme në kurriz të saj. Organizata duhet të mbajë dokumente që konfirmojnë humbjen për të gjithë periudhën derisa të përdoret plotësisht (klauzola 4 e nenit 283 dhe pika 7 e nenit 346.18 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse).

Kur fillon periudha e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit dhe raportimit?

Urdhri i Ministrisë së Kulturës nr.558 thotë se numërimi mbrapsht duhet të fillojë në datën 1 janar të vitit pasardhës të përfundimit të punës në zyrë. Për shembull:

• Për një politikë kontabël, ky është viti që është përdorur për herë të fundit për qëllime raportimi.
• Për kontratat, viti kur skadon kontrata.
• Për dokumentet parësore, ky do të jetë viti kur dokumentet janë pranuar për kontabilitet.
• Për dokumentet e kontabilitetit tatimor, viti kur këto dokumente janë përdorur për herë të fundit për llogaritjen e taksave.

Pra, nëse organizata ka një borxh të keq, atëherë është e nevojshme të ruani dokumentet që konfirmojnë këtë borxh edhe për 4 vjet të tjera pasi të jetë shlyer (në vijim në tërësi nga paragrafi 8 i paragrafit 1 të nenit 23 dhe paragrafi 1 i nenit 252 të Kodi Tatimor i Federatës Ruse).

Për dokumentet parësore që pasqyrojnë formimin e kostos fillestare të pronës së amortizueshme, periudha e referencës fillon nga momenti kur kjo pronë amortizohet plotësisht në kontabilitetin tatimor (letra e Ministrisë së Financave të Rusisë, datë 19.01.18 Nr. 03-03- 06/1/2598).

Për ruajtjen e dokumenteve elektronike, në ligje nuk janë të përcaktuara terma të veçanta, respektivisht, për to vlejnë të njëjtat kushte si për ato në letër.

Procedura për ruajtjen e dokumenteve të kontabilitetit të një organizate të likuiduar

Nëse kompania nuk ekziston më, dhe periudha e ruajtjes së dokumenteve nuk ka skaduar ende, ato nuk mund të shkatërrohen.

Neni 23 i Ligjit Federal Nr. 125-FZ i 22 tetorit 2004 "Për arkivimin në Federatën Ruse" flet për fatin e dokumenteve të firmave të likuiduara. Ato do të duhet të dorëzohen në arkivin komunal, pasi paraprakisht kanë lidhur një marrëveshje.

Dokumentet e ruajtjes së përhershme dhe personeli duhet të transferohen nga arkivi shtetëror, ruajtja e pjesës tjetër mund të organizohet në mënyrë të pavarur.

Çfarë duhet të bëni kur ka skaduar periudha e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit dhe taksave

Sipas rregullave, për të shkatërruar dokumentet, së pari duhet të krijoni një komision ekspertësh me urdhër të kreut.

Komisioni kryen shqyrtimin e vlerës së dokumenteve dhe harton një akt për ndarjen e dokumenteve për asgjësim. Bashkangjitur është një përshkrim i rasteve që do të shkatërrohen.

Pas shkatërrimit, duhet të hartoni një dokument tjetër - një akt shkatërrimi.

Bej kujdes!

Dokumentet me periudha të ndryshme ruajtjeje mund të ruhen në të njëjtën dosje, në raste të tilla rastet qëndisen dhe dokumentet që ende nuk mund të asgjësohen futen në lëndë të reja.

Përgjegjësia për mbajtjen e shënimeve kontabël

Nëse organizata nuk ka dokumente parësore gjatë kontrollit (nuk janë hartuar, humbur, shkatërruar para kohe, etj.), Kompania do të gjobitet sipas nenit 120 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse për 10 mijë rubla, dhe nëse shkelja prek më shumë se një periudhë tatimore - për 30 mijë rubla Nëse e gjithë kjo do të kontribuonte në uljen e taksave, gjoba minimale do të ishte 40,000 rubla.

Zyrtarët për mungesë dokumentesh gjobiten sipas nenit 15.11 të Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse për 5-10 mijë rubla, dhe në rast të shkeljes së përsëritur - për 10-20 mijë rubla. ose skualifikohet për 1-2 vjet.

Dënimi më i rëndë parashikohet në Kodin Penal. Nëse vërtetojnë se dokumenti është vjedhur ose shkatërruar për përfitime personale, dënimi do të jetë një gjobë deri në 200 mijë rubla. dhe madje edhe burgim deri në një vit (klauzola 1 e nenit 325 të Kodit Penal të Federatës Ruse).

Për më tepër, mos harroni se, pa marrë dokumente që konfirmojnë shpenzimet, autoriteti tatimor mund të heqë shpenzimet për to, të ngarkojë taksa shtesë, gjoba dhe gjoba.

Tek ne, dokumentet tuaja do të jenë gjithmonë në rregull dhe siguri të përsosur.

Porosit shërbim

Sa vite mbahen të dhënat e kontabilitetit? Mesatarisht 5 vjet, por kohëzgjatja e ruajtjes varet nga lloji i dokumentit. Datat e sakta janë të specifikuara në Kodin Tatimor dhe urdhrin e ri të Arkivit Federal, i cili ka hyrë në fuqi më 18 shkurt 2020.

Kuadri legjislativ

Siç thuhet në ligjin bazë për kontabilitetin 402-FZ, periudha e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit nuk duhet të jetë:

• më pak se 5 vjet pas vitit raportues (klauzola 1, neni 29 i ligjit 402-FZ) - për regjistrat primar dhe paratë;
• më pak se 5 vjet nga viti në të cilin janë përdorur për herë të fundit. Kjo vlen për politikat kontabël dhe aktet e tjera vendore që përcaktojnë procedurën, metodat dhe metodat e kontabilitetit për një ndërmarrje të caktuar.

Sidoqoftë, duhet të kihet parasysh se procedura dhe kushtet për ruajtjen e dokumentacionit të kontabilitetit në SHPK dhe organizata të formave të tjera të pronësisë përcaktohen nga secila organizatë në mënyrë të pavarur, duke marrë parasysh normat dhe kërkesat:

• urdhri i Arkivit Federal të datës 20 dhjetor 2019 Nr.236;
• të rregullores së miratuar me Dekret të Komisionit Federal të Letrave me Vlerë të Federatës Ruse të 16 korrikut 2003 Nr. 03-33/ps për shoqëritë aksionare.

Jetëgjatësia bazë

Në tabelë mund të gjeni përgjigjet për pyetjen se sa vite mbahet dokumentacioni kontabël, në varësi të llojit të tyre, me referenca në aktet legjislative.

Nëse në secilin prej akteve të përcaktuara të legjislacionit për të njëjtat dokumente tregohet një periudhë e ndryshme, periudha aktuale duhet të përcaktohet në përputhje me aktin në të cilin tregohet periudha maksimale.

Tabela e periudhave të ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit në organizatë

Bazuar në aktet legjislative të përmendura më sipër, organizoni ruajtjen e dokumenteve të kontabilitetit në organizatë. Nëse periudha e ruajtjes së pasqyrave financiare në organizatë nuk ka skaduar dhe dokumenti kërkohet nga autoriteti tatimor, FSS ose inspektorati i punës si pjesë e kontrollit në terren ose në tavolinë, por ai nuk është fizikisht i pranishëm, do të gjobitet. për organizatën në bazë të paragrafit 1 të Artit. 126 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse - në shumën prej 200 rubla. për çdo dokument që nuk është dorëzuar. Organizatat dhe zyrtarët kërcënohen me gjoba administrative (pjesa 1 e nenit 5.27, pjesa 1 e nenit 15.6, pjesa 3, 4 e nenit 15.33 të Kodit të kundërvajtjeve administrative të Federatës Ruse, neni 26.31 i ligjit nr. 125-FZ).

Rregullat e kohës

Le të marrim një shembull se si të përcaktojmë se sa vite duhet të mbahen dokumentet e kontabilitetit dhe taksave. Le të marrim si shembull një fletëpagesë dhe një faturë të marrë në tremujorin e 3-të 2019. Mallrat pranohen për kontabilitet, dhe TVSH-ja është e zbritshme në të njëjtin tremujor. Në 4 sq. Në vitin 2019, mallrat janë shitur dhe kostoja e tyre është marrë parasysh në shpenzime gjatë llogaritjes së tatimit mbi të ardhurat.

Periudha e ruajtjes së faturës është deri më 30.09.2023, pasi është përdorur për llogaritjen e TVSH-së në TM3 2019 (zbritja e pretenduar), dhe periudha llogaritet si 4 vjet pas periudhës tatimore në të cilën është përdorur fatura, d.m.th. 01.10.2019.

Periudha e ruajtjes së fletëdërgesë varet nga kualifikimi i saj:

• për të konfirmuar të drejtën e zbritjes së TVSH-së, llogarisim periudhën katërvjeçare nga 01.10.2019 dhe marrim 30.09.2023 (për analogji me faturën);
• për të njohur koston e mallrave si shpenzime gjatë llogaritjes së tatimit mbi të ardhurat, ne llogarisim periudhën katërvjeçare nga 01/01/2020 (pasi periudha tatimore për tatimin mbi të ardhurat është një vit) dhe marrim 31/12/2023;
• si dokument parësor - numërojmë 5 litra. pas vitit në të cilin kostoja e mallrave njihet si shpenzim, pra nga 01/01/2020, dhe marrim 31/12/2024.

Procedura dhe kushtet e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit dhe kontabilitetit tatimor, dokumentet e personelit

Çdo organizatë, pavarësisht nga llojet e aktiviteteve të saj, vëllimet e prodhimit, numri i stafit, në mënyrë të pashmangshme përballet me kërkesën e legjislacionit për dokumentimin e operacioneve financiare dhe ekonomike, marrëdhëniet e punës. Kjo kërkesë është për shkak jo vetëm të nevojës për të thjeshtuar procesin e prodhimit, por edhe të nevojës për të zbatuar kontrollin e shtetit për veprimtaritë e subjekteve afariste. Legjislacioni përcakton disa kërkesa për përbërjen, formën e dokumenteve që hartojnë procesin e prodhimit, si dhe kërkesat për kohën dhe procedurën e ruajtjes dhe shkatërrimit të këtyre dokumenteve.

Kërkesat për ruajtjen e dokumenteve të kontabilitetit dhe kontabilitetit tatimor

Legjislacioni për kontabilitetin dhe kontabilitetin tatimor, për arkivimin përcakton kërkesa të ndryshme për kushtet e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit dhe kontabilitetit tatimor dhe raportimit. Dallimi në kushtet e ruajtjes së dokumenteve është për shkak të rëndësisë së dokumentit, domosdoshmërisë së tij për kontabilitet, për llogaritjen dhe pagimin e taksave.

Kështu, Kodi Tatimor i Federatës Ruse përcakton një kufi katërvjeçar për ruajtjen e dokumenteve të kontabilitetit dhe kontabilitetit tatimor që janë të nevojshme për llogaritjen dhe pagesën e taksave. Kjo periudhë në përputhje me paragrafin.n. 8 f. 1 art. 23 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse zbatohet gjithashtu për dokumentet që konfirmojnë marrjen e të ardhurave, zbatimin e shpenzimeve (për organizatat dhe sipërmarrësit individualë), si dhe pagesën (mbajtjen në burim) të taksave.

Legjislacioni i kontabilitetit përcakton një periudhë minimale pesëvjeçare për ruajtjen e të dhënave të kontabilitetit dhe raportimit. Periudhat e tjera të ruajtjes, në varësi të llojit të dokumentit, përcaktohen nga legjislacioni për arkivimin. Pra, sipas Artit. 17 i Ligjit Federal të 21 nëntorit 1996 Nr. 129-FZ "Për Kontabilitetin" (në tekstin e mëtejmë - Ligji nr. 129-FZ), organizatave u kërkohet të ruajnë dokumentet parësore të kontabilitetit, regjistrat e kontabilitetit dhe pasqyrat financiare brenda afateve kohore të përcaktuara në në përputhje me rregullat e arkivave shtetërore të organizatës, por jo më pak se pesë vjet.

Më parë, kërkesat e arkivave shtetërore për ruajtjen e dokumenteve përmbaheshin në Listën e dokumenteve standarde të menaxhimit të krijuara në aktivitetet e organizatave me një tregues të periudhës së ruajtjes së tyre, të miratuar nga Shërbimi Arkivor Federal i Rusisë më 6 tetor 2000. Në përputhje me urdhrin e Arkivit Federal të datës 26 gusht 2010 Nr. 63, Lista e specifikuar ka humbur fuqinë e saj. Aktualisht, ekziston një listë e dokumenteve tipike arkivore menaxheriale të krijuara në rrjedhën e veprimtarive të organeve shtetërore, qeverive lokale dhe organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes, të miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 25 gusht 2010 Nr. 558 (në tekstin e mëtejmë: Lista). Kjo listë përcakton lloje specifike të dokumenteve të kontabilitetit dhe raportimit me një tregues të periudhave të ruajtjes së tyre.

Në përgjithësi, dokumentet ndahen në grupet e mëposhtme sipas periudhës së ruajtjes: dokumente me një periudhë të kufizuar ruajtjeje (1 vit, 3 vjet, 5 vjet, etj.), dokumente të ruajtjes së përhershme; ruajtja deri sa të jetë e nevojshme; ruajtje derisa të zëvendësohet me dokumente të reja. Për shembull, dokumentet analitike (tabelat, raportet) për pasqyrat financiare vjetore duhet të mbahen për 5 vjet; kartat personale, llogaritë e punonjësve - 75 vjet. Transferimi, ndarja, bilancet e likuidimit, aplikimet, shënimet shpjeguese për to, certifikatat e regjistrimit duhet të mbahen përgjithmonë. Shkresat e ekzekutimit të punëtorëve - deri në përfundimin e nevojës. Format e formularëve të raportimit statistikor në organizata që nuk janë zhvilluesit e tyre - përpara se të zëvendësohen me të reja, etj.

Dokumentet që konfirmojnë llogaritjen dhe pagesën e primeve të sigurimit në fondet jashtë buxhetit, duhet të ruhet për 6 vjet (klauzola 6, pjesa 2, neni 28 i Ligjit Federal të 24 korrikut 2009 Nr. 212-FZ).

Kushtet e ruajtjes së dokumentacionit të personelit

Kushtet e ruajtjes së dokumentacionit të personelit përcaktohen në Listë për:

• dokumente që formalizojnë marrëdhëniet e punës, në veçanti:
• organizimi i veprimtarive të punës dhe shërbimeve;
• rregullimi i punës, faturimi, shpërblimi;
• Siguria dhe Shëndeti në Punë;
• dokumentet që përdoren për përgatitjen e personelit, në veçanti:
• pranimi, zhvendosja, transferimi, largimi nga puna i punonjësve;
• vendosja e kualifikimeve të punonjësve;
• zhvillimi profesional i punonjësve;
• shpërblyese.

Seksionet 7 "Marrëdhëniet e Punës" dhe 8 "Personeli" janë caktuar për dokumentacionin e personelit në Listë. Për shembull, kontratat e punës (kontratat e shërbimit), kontratat e punës, kontratat e punës që nuk përfshihen në dosjet personale ruhen për 75 vjet; kartat personale të punonjësve, përfshirë punëtorët e përkohshëm, mbahen për 75 vjet; karakteristikat, rezymetë e punonjësve që nuk përfshihen në dosjet personale ruhen për 5 vjet, e kështu me radhë sipas listës; Dokumentet origjinale personale (librat e punës, diploma, certifikatat, certifikatat, certifikatat) ruhen sipas kërkesës dhe të padeklaruara 75 vjet.

Procedura për ruajtjen e dokumenteve të kontabilitetit

Me qëllim të ruajtjes së dokumenteve, organizata krijon arkiva (pjesa 2 e nenit 13 të Ligjit Federal të 22 tetorit 2004 Nr. 125-FZ "Për arkivimin në Federatën Ruse"). Sipas Rregullores për Dokumentet dhe Rrjedhën e Punës në Kontabilitet, miratuar nga Ministria e Financave e BRSS, datë 29 korrik 1983, nr. 105, dokumentet parësore, regjistrat e kontabilitetit, raportet e kontabilitetit dhe bilancet i nënshtrohen transferimit të detyrueshëm në arkiv. Në të njëjtën kohë, puna organizohet në përputhje me Rregullat Themelore për punën e arkivave të organizatave (miratuar me vendim të Kolegjiumit të Arkivave Federale të 6 shkurtit 2002).

Dokumentet parësore, regjistrat kontabël, raportet e kontabilitetit dhe bilancet, përpara transferimit të tyre në arkivin e një ndërmarrjeje, institucioni, duhet të ruhen në departamentin e kontabilitetit në dhoma të veçanta ose dollapë të mbyllur nën përgjegjësinë e personave të autorizuar nga llogaritari kryesor. Format e raportimit të rreptë duhet të ruhen në kasaforta, dollapë metalikë ose dhoma të veçanta për të garantuar sigurinë e tyre.

Procedura e ruajtjes së dokumenteve parësore dhe të daljes në media të lexueshme nga makina përcaktohet në dokumentet rregullatore përkatëse që rregullojnë mirëmbajtjen e kontabilitetit në kushtet e mekanizimit (automatizimit) të tij.

Dokumentet parësore të përpunuara me dorë të muajit aktual, që lidhen me një regjistër të caktuar kontabël, plotësohen sipas rendit kronologjik dhe shoqërohen me një vërtetim për arkivin. Urdhrat e parave të gatshme, raportet paraprake, deklaratat bankare me dokumentet përkatëse duhet të zgjidhen sipas rendit kronologjik dhe të lidhura. Disa lloje të dokumenteve (urdhrat e punës, raportet e turneve) mund të ruhen të palidhura, por të depozituara në dosje për të parandaluar humbjen ose keqpërdorimin e tyre.

Ministria e Financave e Rusisë, në një letër të datës 24 korrik 2008 Nr. 03-02-07 / 1-314, vëren se ruajtja e dokumenteve parësore, dokumenteve të kontabilitetit dhe kontabilitetit tatimor mund të kryhet në formë elektronike, përveç nëse ndryshe parashikuar nga aktet rregullatore ligjore të Federatës Ruse. Në të njëjtën kohë, ruajtja e tyre në media makinerike duhet të kryhet në përputhje me Ligjin Federal të 10 janarit 2002 Nr. 1-FZ "Për nënshkrimin dixhital elektronik" duke përdorur një nënshkrim elektronik dixhital të barabartë me një nënshkrim të shkruar me dorë në një dokument mbi një media letre.

Siguria e dokumenteve parësore, regjistrave kontabël, raporteve kontabël dhe bilanceve, ekzekutimi dhe transferimi i tyre në arkiv sigurohet nga llogaritari kryesor i ndërmarrjes, institucionit. Lëshimi i dokumenteve parësore, regjistrave kontabël, raporteve të kontabilitetit dhe bilanceve nga departamenti i kontabilitetit dhe nga arkivat e ndërmarrjes, institucionit për punonjësit e njësive të tjera strukturore të ndërmarrjes, institucionit, si rregull, nuk lejohet, dhe në disa rastet mund të kryhen vetëm me urdhër të llogaritarit kryesor.

Tërheqja e dokumenteve parësore, regjistrave kontabël, raporteve kontabël dhe bilanceve nga ndërmarrjet, institucionet mund të bëhet vetëm nga organet hetimore, hetimi paraprak, prokuroria dhe gjykatat në bazë të vendimit të këtyre organeve në përputhje me procedurën penale aktuale. legjislacioni. Tërheqja dokumentohet në një protokoll, një kopje e të cilit i dorëzohet kundrejt dëftesës nëpunësit përkatës të ndërmarrjes, institucionit. Me lejen dhe në prani të përfaqësuesve të organeve që bëjnë sekuestrimin, zyrtarët përkatës të ndërmarrjes, institucionet mund të bëjnë kopje të dokumenteve që sekuestrohen, duke treguar arsyet dhe datën e sekuestrimit të tyre. Nëse sekuestrohet vëllime jo të plota të dokumenteve (të pa depozituara, të pa numëruara etj.), atëherë me leje dhe në prani të përfaqësuesve të organeve që bëjnë sekuestrimin, zyrtarët përkatës të ndërmarrjes, institucioneve mund t'i finalizojnë këto vëllime (të bëjnë një inventar, numëro fletët, dantella, vulë, vërteto me firmën tënde, vulë).

Procedura për ruajtjen e dokumentacionit të personelit

Dokumentet e personelit mund të ruhen në departamentin e personelit ose në arkivin e organizatës. Procedura për ruajtjen e dokumentacionit të personelit rregullohet me dispozita të veçanta të legjislacionit të punës në lidhje me lloje të ndryshme dokumentacionin.

Kështu, për shembull, në Art. 87 i Kodit të Punës të Federatës Ruse përcakton detyrimin e punëdhënësit për të siguruar sigurinë e të dhënave personale të punonjësit. Të dhënat personale të një punonjësi janë informacioni i kërkuar nga një punëdhënës në lidhje me marrëdhëniet e punës dhe në lidhje me një punonjës të caktuar (neni 85 i Kodit të Punës të Federatës Ruse). Të dhënat personale përfshijnë informacione të përfshira në një dosje personale.

Procedura për ruajtjen e të dhënave personale të punonjësve përcaktohet nga punëdhënësi në përputhje me kërkesat e Kodit të Punës të Federatës Ruse dhe ligjeve të tjera federale (neni 87 i Kodit të Punës të Federatës Ruse). Prandaj, punëdhënësi duhet të nxjerrë një rregullore të përshtatshme vendore që rregullon ruajtjen dhe përdorimin e të dhënave personale, si dhe garanton mbrojtjen e tyre nga keqpërdorimi ose humbja.

Legjislacioni nuk përcakton kërkesa specifike për pajisjen e ambienteve ku duhet të ruhen të dhënat personale. Ndërkohë, për të shmangur aksesin e paautorizuar në të dhënat personale të punonjësve, rekomandohet pajisja e dhomës ku ruhen të dhëna të tilla me dollapë të kyçur për ruajtjen e informacionit në letër. Punëdhënësi duhet të vendosë në aktin rregullator vendor kërkesat për ambientet ku ruhen të dhënat personale të punonjësve dhe kushtet për ruajtjen e tyre. Gjithashtu duhet pasur parasysh që të dhënat personale të punonjësit ruhen në formë të dokumentuar, natyra e së cilës përcaktohet edhe nga punëdhënësi.

Kërkesa të veçanta zbatohen për ruajtjen e formularëve të librave të punës. Format e librit të punës dhe futja e tij si forma të përgjegjësisë së rreptë duhet të ruhen në kasaforta, dollapë metalikë ose dhoma të veçanta për të garantuar sigurinë e tyre (klauzola 42 e Rregullave për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës, pika 6.2 e Rregullores për dokumentet dhe rrjedhën e punës në kontabilitet, miratuar Ministria e Financave të BRSS më 29 korrik 1983, nr. 105).

Llojet e dokumenteve dhe kushtet e ruajtjes së tyre

Në përputhje me paragrafin 4 të Artit. 89 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse, si pjesë e një kontrolli tatimor në vend, mund të kontrollohet një periudhë jo më shumë se tre vjet kalendarik që i paraprijnë vitit në të cilin është marrë vendimi për të kryer një kontroll. Kjo periudhë korrespondon me periudhën e ruajtjes së dokumenteve, e cila përcaktohet në paragrafë. 8 f. 1 art. 23 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse - katër vjet.

Është e rëndësishme që mungesa e dokumenteve nga tatimpaguesi për shkak të shkeljes së kërkesave për siguri i jep inspektoratit tatimor të drejtën të përcaktojë shumën e tatimit që i paguhet buxhetit me llogaritje. Kjo e drejtë i nënshtrohet dispozitave të paragrafëve. 7 f. 1 art. 31 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse. Në përputhje me pozicionin ligjor të Gjykatës Kushtetuese të Federatës Ruse, të përcaktuar në vendimin nr. 301-O të datës 5 korrik 2005, mënyra e llogaritur e llogaritjes së taksave, nëse zbatohet në mënyrë të arsyeshme, nuk mund të konsiderohet si shkelje e të drejtave. të taksapaguesve. Korrektësia e kësaj qasjeje u konfirmua edhe nga Gjykata Supreme e Arbitrazhit të Federatës Ruse në Aktvendimin nr. VAC-5/10 të datës 31.03.10.

Sa i përket periudhës së inspektimeve nga inspektorati shtetëror i punës, duhet të theksohet se rregulloret që rregullojnë kryerjen e inspektimeve të tilla nuk përcaktojnë një periudhë për të cilën aktivitetet e organizatës mund të kontrollohen për pajtueshmërinë me ligjet e punës. Në këtë drejtim, mund të konkludohet se periudha e verifikimit duhet të lidhet me periudhën e ruajtjes së dokumentacionit.

Humbja e dokumenteve

Humbja e dokumenteve në një organizatë mund të ndodhë për arsye të ndryshme: në rast zjarri, vjedhjeje, humbjeje, etj.

Në rast të shkatërrimit ose humbjes së dokumenteve parësore, kreu i organizatës cakton me urdhër një komision për të hetuar shkaqet e humbjes, vdekjes, në të cilin, sipas nevojës, ftohen përfaqësues të autoriteteve hetuese, të sigurisë dhe mbikëqyrjes shtetërore nga zjarri. (paragrafi 68 i Rregullores për dokumentet dhe rrjedhën e punës në kontabilitet, miratuar nga Ministria e Financave e BRSS 07/29/83, Nr. 105).

Në përputhje me paragrafin 2 të Artit. 12 i Ligjit Nr. 129-FZ në rast fatkeqësie natyrore, zjarri ose situata të tjera emergjente të shkaktuara nga kushte ekstreme kërkohet për të kryer një inventar. Rezultatet e inventarit janë baza për pasqyrimin e humbjeve në kontabilitet.

Procedura për kryerjen e një inventarizimi dhe metoda e pasqyrimit të rezultateve përcaktohet nga Udhëzimet Metodologjike për inventarizimin e pasurisë dhe detyrimeve financiare, të miratuara me urdhër të Ministrisë së Financave të Rusisë, datë 13 qershor 1995 nr. 49. Përveç kësaj, drejtuesi i organizatës duhet të marrë masa për të rivendosur ato dokumente parësore që janë objekt i restaurimit dhe ruajtjes brenda afatit të përcaktuar me ligj. Për shembull, kopjet e pasqyrave të rrjedhës së parasë në llogaritë bankare mund të kërkohen nga bankat ku janë hapur llogaritë e organizatës; nga palët mund të kërkohen kontrata, akte, fatura etj. (letër e Ministrisë së Tatimeve dhe Taksave të Federatës Ruse për Moskën e datës 13 shtator 2002 nr. 26-12/43411).

Shkatërrimi i dokumenteve

Shkatërrimi i dokumenteve në organizatë kryhet në përputhje me kërkesat e Rregullave Themelore për funksionimin e Arkivave në Organizatë (miratuar me Vendim të Kolegjiumit të Arkivave Federale më 6 shkurt 2002). Shkatërruar, si rregull, dokumentet me i skaduar magazinimit.

Dokumentet për shkatërrim zgjidhen nga një komision ekspertësh. Në të njëjtën kohë, komisioni i ekspertëve harton një akt për ndarjen e dokumenteve për shkatërrim. Aktit i bashkëlidhet një inventar i rasteve me afate ruajtjeje të përkohshme për një periudhë të caktuar kohe. Inventarët e çështjeve dhe akteve duhet të shqyrtohen nga komisioni i ekspertëve në një kompleks të vetëm dhe të miratohen nga drejtuesi i organizatës. Rastet e përfshira në aktin e miratuar për ndarjen e dokumenteve për asgjësim ndahen nga pjesa tjetër e rasteve dhe ruhen në një vend të caktuar posaçërisht. Dokumentet e përzgjedhura për asgjësim dhe të përfshira në akte transferohen për asgjësim.

Jepet rendi i mëposhtëm i shkatërrimit të dokumenteve të organizatës. Dosjet me dokumente (raste) që do të shkatërrohen transferohen për përpunim (shfrytzim). Para dorëzimit, dosjet me dokumente paketohen dhe, nëse është e nevojshme, vulosen.

Rastet që do të shkatërrohen transferohen për përpunim (shfrytzim). Transferimi i lëndëve bëhet me një faturë pranimi, ku shënohet data e transferimit, numri i lëndëve që do të dorëzohen dhe pesha e mbetjeve të letrës. Ngarkimi dhe heqja për asgjësim kryhen nën kontrollin e një punonjësi përgjegjës për sigurinë e dokumenteve arkivore.

Komisioni i ekspertëve duhet të regjistrojë faktin e shkatërrimit të të gjitha letrave (transferim për përpunim) dhe të hartojë një akt tjetër për asgjësimin e dokumenteve. Aktit i bashkëlidhet një faturë, sipas së cilës dokumentet janë transferuar për përpunim. Ky akt miratohet edhe nga titullari i organizatës. Akti për ndarjen e dokumenteve për asgjësim së bashku me përshkrimet e rasteve, akti i asgjësimit të dokumenteve ruhen në arkivin e shoqërisë në dosjen që po formohet.

Përgjegjësia për sigurinë e dokumenteve

Në lidhje me dokumentet e kontabilitetit dhe raportimit, legjislacioni përcakton përgjegjësinë administrative për shkeljen e kushteve të ruajtjes së dokumenteve në bazë të Artit. 15.11 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse. Sipas kësaj norme, një shkelje e rëndë e rregullave të kontabilitetit dhe paraqitjes së pasqyrave financiare, si dhe procedurës dhe kushteve të ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit, sjell vendosjen e gjobë administrative për zyrtarët në shumën prej dy deri në tre mijë rubla.

Në të njëjtën kohë, drejtuesi i organizatës do të jetë përgjegjës për organizimin e ruajtjes së dokumenteve parësore të kontabilitetit, regjistrave të kontabilitetit dhe pasqyrave financiare në organizatë (pjesa 3 e nenit 17 të ligjit nr. 129-FZ).

Për më tepër, shkelja e procedurës së ruajtjes së dokumenteve, e cila rezultoi në humbjen e tyre, mund të sjellë detyrimin tatimor të organizatës sipas Artit. 120 ose 126 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse.

Norma Art. 120 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse përcakton detyrimin tatimor për një shkelje të rëndë nga një organizatë e rregullave për llogaritjen e të ardhurave dhe (ose) shpenzimeve dhe (ose) objekteve të taksimit. Në të njëjtën kohë, nën një shkelje të rëndë të rregullave për kontabilizimin e të ardhurave dhe shpenzimeve dhe objekteve të taksimit për qëllimet e Art. 120 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse kuptohet si mungesa e dokumenteve parësore ose mungesa e faturave ose regjistrave të kontabilitetit. Gjoba për këtë shkelje është nga 5,000 në 15,000 rubla. në varësi të kohëzgjatjes së shkeljes. Nëse shkelja ka sjellë mospagim të taksës, atëherë shuma e gjobës do të jetë 10% e shumës së tatimit të papaguar, por jo më pak se 15,000 rubla.

Zbatimi i dënimeve sipas Art. 120 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse justifikohet nëse shkelja e procedurës së ruajtjes së dokumenteve çoi në humbjen e tyre, gjë që u konfirmua edhe nga gjykatat e arbitrazhit.

Për shembull, Shërbimi Federal Antimonopol i Rrethit Veri-Perëndimor, në vendimin e tij të 4 gushtit 2004, në çështjen nr. A13-4401 / 03-11, tregon legjitimitetin e aplikimit të një gjobe sipas Artit. 120 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse për faktin se kompania nuk siguroi sigurinë dhe restaurimin e dokumenteve të kontabilitetit parësor të shkatërruar nga zjarri. Një qëndrim i ngjashëm është marrë nga Shërbimi Federal Antimonopol i Rrethit të Moskës në vendimin e tij të datës 23 shtator 2008 Nr. KA-A40 / 8513-08-2 në çështjen nr. A40-52908 / 07-115-325.

Norma Art. 126 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse përcakton përgjegjësinë për mosdorëzimin në autoritetin tatimor dokumentet e kërkuara për kontrollin tatimor. Gjoba për këtë shkelje është vendosur në 50 rubla. për çdo dokument që nuk është dorëzuar.

Megjithatë, duhet theksuar se aplikimi i përgjegjësisë sipas Art. 120 dhe 126 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse varet nga faji i shkelësit. Prandaj, në një situatë kur humbja e dokumenteve ka ndodhur pa fajin e tatimpaguesit, zbatimi i masave të detyrimit do të jetë i paarsyeshëm.

Sa i përket shkeljes së rregullave për ruajtjen e dokumentacionit të personelit, përgjegjësia sipas Art. 13.20 Kodi Administrativ i Federatës Ruse. Sipas kësaj norme, shkelja e rregullave për ruajtjen, blerjen, kontabilitetin ose përdorimin e dokumenteve arkivore sjell një paralajmërim ose vendosjen e një gjobe administrative për zyrtarët - nga 300 në 500 rubla.

Dhe ne studiojmë rregullat për llogaritjen e periudhës së ruajtjes së dokumenteve në kontabilitetin dhe kontabilitetin tatimor, përfshirë. marrin parasysh parashkrimin. Le të shqyrtojmë përjashtimet nga ky rregull, për shembull: veçoritë e faturave, dokumentet për humbjet e marra më parë, dokumentet për blerjen e pronës së vlefshme me një periudhë të gjatë amortizimi (ndërtesa - 31 vjet, etj.). Le të kuptojmë se kur është e mundur të shkatërrohen dokumentet për të cilat Lista e miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 25 gusht 2010 Nr. 558 përcakton kërkesën "i nënshtrohet verifikimit (auditimit)". Do të kuptoni se si të silleni kur organet tatimore kërkojnë dokumente që kanë skaduar, si dhe dokumente që janë dëmtuar nga zjarri apo përmbytja. Ju do të jeni në gjendje të vlerësoni rreziqet e dënimeve.

Kërkesa e legjislacionit aktual është e tillë që çdo operacion në jetën e një organizate duhet të shoqërohet me dokumente mbështetëse (dhe shpesh jo një, por disa). Si rezultat, ato grumbullohen aq shumë sa thjesht nuk ka ku t'i vendosë, dhe ruajtja e tyre për një kohë të gjatë është e kushtueshme. Secili prej dokumenteve të kontabilitetit ka periudhat e veta të ruajtjes të përcaktuara nga legjislacioni. Pas skadimit të këtyre afateve, organizata ka të drejtë të shkatërrojë dokumentet. Nëse, megjithatë, merret një vendim i tillë, është e nevojshme të zgjidhni ato prej tyre, shkatërrimi i të cilave nuk do të sjellë telashe gjatë kontrolleve të mundshme.

Le të hedhim një vështrim në kërkesat që ligji vendos për periudhën e ruajtjes së dokumenteve kontabël dhe tatimore. Nga rregull i përgjithshëm ka shumë përjashtime dhe ato janë me interesin më të madh, sepse. jo të gjithë ekspertët dinë për to.

Rregulla e përgjithshme për mbajtjen e...

...dokumentet e kontabilitetit

Një regjistrim në kontabilitet nuk mund të bëhet pa regjistrim dokumentet e kontabilitetit parësor, të cilat, si rregull i përgjithshëm, duhet të mbahen për të paktën pesë vjet pas vitit raportues ose pas vitit në të cilin ato janë përdorur për raportim (neni 29 i Ligjit Federal të 6 dhjetorit 2011 Nr. 402-FZ "Për Kontabilitetin", më tej - Ligji Nr. 402-FZ).

Në të njëjtën kohë, është e nevojshme të përqendroheni në periudhat e ruajtjes së dokumenteve, të përcaktuara nga vetë Ligji Nr. 402-FZ, në rast se kjo periudhë është më e gjatë.

Për shembull, për të ruajtur integritetin e vjetorit pasqyrat financiare të përshkruara vazhdimisht, tremujore - për 5 vjet, dhe mujore - për 1 vit (neni 351 i Listës). afat të përhershëm kërkojnë ruajtje dokumente (procesverbale, akte, konkluzione) mbi shqyrtimin dhe miratimin e pasqyrave financiare (Neni 355 i Listës).

Dokumentet (llogaritjet, përmbledhjet, certifikatat, tabelat, informacionet, korrespondenca) për llogaritjen dhe transferimin e taksave në buxhetin e të gjitha niveleve dhe fondeve jashtëbuxhetore të gjitha nivelet kërkohet të ruhen për 5 vjet (neni 382 i Listës), si dhe deklaratat tatimore të korporatave për të gjitha taksat (neni 392 i Listës). Sipas Art. 658 të Listës i> kartat personale të punonjësve.

Siç mund ta shihni, afati kohor është i gjatë. Dhe llogaritja kryhet nga 1 janari i vitit pas vitit në të cilin dokumentet janë përdorur për përgatitjen e pasqyrave kontabël (financiare) për herë të fundit (pjesa 2 e nenit 29 të ligjit nr. 402-FZ).

Shembulli 1

Palos Shfaq

Në përgjithësi, nëse periudha e mbajtjes është përcaktuar për 5 vjet, dhe dokumenti hartohet, të themi, në maj 2014, atëherë periudha e ruajtjes së tij do të fillojë të llogaritet nga 1 janari 2015 dhe do të përfundojë më 31 dhjetor 2019.

...periudha e ruajtjes së dokumenteve tatimore

Kontabiliteti tatimor kryhet në bazë të të dhënave nga dokumentet parësore (neni 313 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse). Konfirmimi i të dhënave të kontabilitetit tatimor mund të jetë jo vetëm dokumente primare të kontabilitetit, por edhe regjistra analitikë të kontabilitetit tatimor, llogaritjet e bazës tatimore.

Në bazë të paragrafit 1 të Artit. 252 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse, kostot e justifikuara njihen si shpenzime (dhe në rastet e parashikuara në nenin 265 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse, humbjet), të konfirmuara me dokumente të hartuara në përputhje me legjislacionin e Federatës Ruse. Federata Ruse.

Për më tepër, tatimpaguesi duhet garantojnë sigurinë e të dhënave dhe dokumenteve të kontabilitetit tatimor që shërbejnë si bazë për llogaritjen dhe pagimin e taksave , duke përfshirë. duke konfirmuar marrjen e të ardhurave dhe shpenzimeve të bëra, për të paktën katër vjet (nënshkrimi 8, pika 1, neni 23 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse). Këtu në legjislacion nuk ka asnjë referencë për Listën. Por departamenti financiar shpesh i referohet asaj kur shqyrton këtë çështje (për shembull, në një letër nga Ministria e Financave e Rusisë, datë 26 Prill 2011 Nr. 03-03-06 / 1/270).

Dokumentet e emërtuara parësore të kontabilitetit janë të nevojshme për autoritetet tatimore për të monitoruar përputhjen nga tatimpaguesit me legjislacionin mbi tatimet dhe tarifat, përfshirë edhe gjatë kontrolleve tatimore.

Shkatërrimi i dokumenteve

Nga sa më sipër, mund të konkludohet se kur merrni një vendim për shkatërrimin e dokumenteve me një periudhë ruajtjeje të skaduar, duhet të udhëhiqet nga të paktën:

• Lista e Ministrisë së Kulturës,
• ligji i kontabilitetit dhe
• Kodi Tatimor i Federatës Ruse.

Për më tepër, është e nevojshme të vlerësohen saktë kushtet e ruajtjes së secilit prej dokumenteve që do të shkatërrohen, në mënyrë që të mos futeni në telashe në të ardhmen kur autoritetet e inspektimit kërkojnë papritur t'u japin atyre disa nga dokumentet tashmë të shkatërruara.

Për këtë qëllim, në organizatë krijohet një komision ekspertësh, i cili kontrollon arkivin e dokumenteve. Krijohet me urdhër (udhëzim) të drejtuesit të organizatës. Për më tepër, nuk kërkohet të lëshohet një urdhër i tillë çdo vit, mjafton ta bëni një herë, dhe në të ardhmen të ndryshoni përbërjen e anëtarëve vetëm nëse njëri prej tyre largohet.

Në procesin e punës së tij, komisioni harton një akt me një listë të dokumenteve që do të asgjësohen. Kur akti është gati, miratohet nga drejtuesi i organizatës. Në bazë të tij asgjësohen dokumentet parësore.

Në të njëjtën kohë, është më e leverdishme të hartohen akte të veçanta për grupet e dokumenteve të shkatërruara menyra te ndryshme A: përdorimi i grirëses, zjarrit, riciklimit. Dokumentet më "të vlefshme" që përmbajnë informacion konfidencial (ato zakonisht janë pakicë) më së miri shkatërrohen në mënyrë të pavarur dhe të pakthyeshme (për shembull, duke djegur ose copëtuar), dhe pjesa më e madhe mund të riciklohet.

Pasi ka kryer shkatërrimin dhe ka nënshkruar dokumentet në lidhje me të, organizata mund të konsiderojë se ka përmbushur detyrimet e saj sipas ligjit dhe ka dokumente që konfirmojnë faktin e procedurës.

Përjashtimet nga rregulli i përgjithshëm

Fatura e ngarkesës dhe fatura

Le të fillojmë me një shembull në dukje të thjeshtë. Supozoni se një organizatë bleu një material dhe mori një shënim dërgese dhe faturë nga një furnizues në mars 2014. Në të njëjtin muaj, materiali u kreditua në magazinë dhe më pas u hodh në prodhim.

Dokumentet për regjistrimin e faturave, të hartuara në letër ose në formë elektronike, ruhen në organizatë për të paktën katër vjet nga data e hyrjes së fundit (klauzola 24 seksioni II i shtojcës nr. 4, pika 22 seksioni II i shtojcës nr. 5 dhe Klauzola 13, Seksioni II i Shtojcës Nr. 3 të Dekretit të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 dhjetor 2011 Nr. 1137 "Për formularët dhe rregullat për plotësimin (mirëmbajtjen) e dokumenteve të përdorura në llogaritjet e tatimit mbi vlerën e shtuar").

Numërimi mbrapsht i periudhës së ruajtjes për një faturë në mbështetje të zbritjes tatimore të TVSH-së fillon pas periudhës së raportimit (tatimore) në të cilën dokumenti është përdorur për herë të fundit. Kujtojmë se TVSH-ja llogaritet çdo tremujor, dhe fatura e marsit është përfshirë në llogaritjen e TVSH-së për tremujorin e parë të vitit 2014. Prandaj, në këtë rast, periudha e ruajtjes mund të fillojë nga data 01.04.2014, do të përfundojë pas 4 vitesh. pra 31.03.2018. Por në mes të vitit dokumentet nuk asgjësohen, por ruhen deri në fund të vitit (dmth deri më 31 dhjetor 2018) dhe vetëm atëherë pasqyrohen në aktin për asgjësim.

Duhet të merret parasysh se një zbritje e TVSH-së mund të bëhet për mallrat e blera vetëm pasi ato të regjistrohen (klauzola 1, neni 172 dhe neni 171 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse). Prandaj, është gjithashtu e rëndësishme të ruhet dokumenti që konfirmon faktin e blerjes së tyre - faturën - për periudhën e llogaritur më sipër për faturë (deri më 31.12.2018).

Për qëllime të kontabilitetit, fletë-dorëzimi (zakonisht përdoret në formën e unifikuar Nr. TORG-12) është dokumenti kryesor i kontabilitetit dhe jetëgjatësia e tij është të paktën pesë vjet. Prandaj, për kontabilitetin në këtë shembull, periudha e ruajtjes së tij është më e gjatë. Periudha e ruajtjes fillon të llogaritet pas vitit në të cilin është përdorur për raportim, pra nga 01.01.2015 dhe përfundon më 31.12.2019.

Siç mund ta shihni, një dokument (faturë) mund të ketë disa funksione, secila prej të cilave i nënshtrohet rregullave të veta, kështu që periudhat e ruajtjes për to mund të ndryshojnë (në këtë rast, për qëllime të kontabilitetit tatimor - 31.12.2018 dhe për qëllime të kontabilitetit - 31.12.2019) . Më pas zgjedhim maksimumin prej tyre - 31.12.2019.

Duket se gjithçka është e qartë. Por situata mund të bëhet më e ndërlikuar.

Periudha e ruajtjes për fletë-dërgesën dhe faturën, nëse e drejta për zbritje tatimore është përdorur më vonë

Tatimpaguesi mund të mos ketë shitje në një tremujor të caktuar (periudha tatimore e TVSH-së). Si rezultat, nuk ka shuma të TVSH-së së përllogaritur, por ka shuma për zbritje të TVSH-së, për shembull, shuma të TVSH-së mbi qiranë, materialet e blera, etj.

Mendimi zyrtar i autoriteteve tatimore është se është e pamundur të pranohet TVSH e zbritshme në periudhën kur tatimpaguesi nuk ka shitje (letra e Ministrisë së Financave të Federatës Ruse e datës 14 dhjetor 2011 nr. 03-07-14 / 124 ).

Edhe pse me drejtësi, vërejmë se në letrën e Shërbimit Federal të Taksave të Federatës Ruse të datës 28 shkurt 2012 Nr. ED-3-3 / [email i mbrojtur] ka shprehur mendimin e kundërt. Atij i bën jehonë edhe vendimi i Presidiumit të Gjykatës Supreme të Arbitrazhit të Federatës Ruse të datës 03.05.2006 Nr. 14996/05 (ai thekson se shitja e mallrave (punëve, shërbimeve) nuk është, në bazë të ligjit, një kusht për aplikimin e zbritjes tatimore) dhe vendimin e Gjykatës së Apelit të dhjetë të Arbitrazhit, datë 12.07.2012 në çështjen nr.A41-41514/11. Por në këtë rast, organizata nuk mund të shmangë një kontroll tatimor, pasi në fund të periudhës tatimore (tremujori) në deklaratën e TVSH-së do të pasqyrojë shumën e TVSH-së të llogaritur për rimbursim nga buxheti.

Nuk doni një kontroll tatimor? Çfarë duhet bërë? Kujtojmë se zbritja tatimore për TVSH-në është e drejtë e tatimpaguesit dhe jo detyrim. Dhe ai mund ta ushtrojë këtë të drejtë brenda tre viteve pas përfundimit të periudhës përkatëse tatimore (klauzola 2 e nenit 173 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse dhe shkresa e Ministrisë së Financave të Federatës Ruse, datë 30 Prill 2009 Nr. 03 -07-08 / 105).

Me fjalë të tjera, nëse përdorni kushtet e shembullit, organizata mund të aplikojë zbritjen e TVSH-së në faturën e marrë brenda tre viteve duke filluar nga data 01.04.2014, për shembull, një vit më vonë në tremujorin e parë të 2015. Si rezultat i këtij operacioni, periudhat e ruajtjes së dokumenteve gjithashtu duhet të zhvendosen me një vit:

• sipas faturës së datës Mars 2014 - nga 31.12.2018 deri më 31.12.2019;
• sipas shënimit të dërgesës - nga 31.12.2019 deri më 31.12.2020.

Nëse do të kishim shfrytëzuar të drejtën për të zbritur TVSH-në edhe më vonë, për shembull, në tremujorin e tretë të vitit 2016, atëherë:

• fatura do të duhej të ruhej deri më 31.12.2020;
• dhe fletëngarkesë - deri më 31.12.2021.

Nëse fatura është pranuar më vonë se malli dhe fatura

E njëjta situatë në lidhje me llogaritjen e periudhës së ruajtjes së dokumenteve do të lindë për organizatën kur ajo merr një faturë për produktin e blerë (shërbim, punë) në një periudhë tatimore më të vonë se periudha e marrjes së vetë produktit dhe fletëdorëzimit. Por në të njëjtën kohë kusht i rëndësishëm sepse zbritja është konfirmim i faktit të mëvonshëm të marrjes së faturës - mund të jetë një zarf me një pullë postare.

Kushtet e ruajtjes së dokumenteve parësore, që konfirmojnë në këtë rast faktin e marrjes së materialit, gjithashtu shtyhen (për shembull, një faturë). Në fund të fundit, një nga kushtet e zbritjes së taksës për TVSH-në, siç thamë edhe më lart, është fakti që materiali të jetë i regjistruar.

Nëse materiali i blerë hidhet në prodhim për vitin e ardhshëm

Supozoni se organizata e bleu materialin në mars 2014 (si në shembullin tonë të parë, më të thjeshtë), mori faturën dhe faturën në të njëjtën kohë, por e dha materialin në prodhim vitin e ardhshëm - në janar 2015. Më pas duhet të zhvendosen edhe kushtet e ruajtjes së dokumentit parësor (flenë dërgese). për një vit - në kontabilitet dhe kontabilitet tatimor.

Në këtë rast, zbritja e tatimit në TVSH është bërë më herët. Dhe periudha e ruajtjes së faturës është llogaritur që në mars 2014. Fakti që materiali është transferuar në prodhim në një datë të mëvonshme ndikon vetëm në procesin e prodhimit, dhe jo në konfirmimin e të drejtës për të zbritur TVSH-në.

Nëse materiali është marrë por nuk është paguar

Ndodh gjithashtu që materiali të jetë dorëzuar bashkë me të gjitha dokumentet (faturë, faturë), por ka mbetur i papaguar.

Pas skadimit të afatit të parashkrimit (tre vjet), borxhi shlyhet. Pastaj periudha e ruajtjes së faturës llogaritet nga fundi i vitit në të cilin borxhi është shlyer - në përgjithësi, shtatë vjet (periudha e kufizimit tre vjet plus katër vjet sipas rregullave të kontabilitetit tatimor). Përndryshe, nuk do të ketë asgjë për të konfirmuar shumën e borxhit dhe datën e lindjes së borxhit (vendimet e Shërbimit Federal Antimonopol të Rrethit Volga-Vyatka të datës 08 nëntor 2012 në çështjen nr. A11-2321 / 2011 dhe Shërbimi Federal Antimonopoly të rrethit të Vollgës datë 03 tetor 2012 në çështjen nr. A72-7995 / 2011).

Por mos harroni se para vjetore pasqyrat financiare bëhet një inventar, duke përfshirë borxhet. Në rast të nënshkrimit të aktit të pajtimit me furnizuesin, afati i parashkrimit fillon të llogaritet sërish, pra nga data e nënshkrimit të aktit. Si rezultat, ai mund të zhvendoset çdo vit dhe kështu të zgjasë pafundësisht, e njëjta gjë ndodh me periudhën e ruajtjes së dokumenteve (faturë dhe faturë).

Organizata që dërgoi mallrat, por nuk mori pagesë, ka një situatë të ngjashme - një "imazh pasqyre". Ajo gjithashtu do të duhet t'i mbajë dokumentet "për një kohë të pacaktuar" kur të nënshkruajë aktet vjetore të rakordimit. Për më tepër, mund të ketë kundërkontroll nga organet tatimore.

Blerja e një aktivi fiks (zhvlerësimi)

Një njësi ekonomike ka fituar pasuri të vlefshme me afat të gjatë ruajtjeje, si një ndërtesë, dhe e ka caktuar jetën e saj të dobishme në 31 vjet. Gjatë kësaj periudhe do të ngarkohet amortizimi në këtë aktiv fiks, që do të thotë se akti i pranimit dhe transferimit dhe dokumentet e tjera që lidhen me blerjen e ndërtesës duhet të mbahen gjatë kësaj periudhe, dhe vetëm pas skadimit të tij, do të fillojë periudha katërvjeçare për ruajtjen e dokumenteve sipas Kodit Tatimor të Federatës Ruse. . Si rezultat, periudha e ruajtjes së dokumenteve do të jetë 35 vjet.

Përndryshe, do të jetë e vështirë të provohet fizibiliteti ekonomik i shpenzimeve, si dhe të dhënat për aktivin fiks (kushtet e komisionimit, kostoja fillestare, amortizimi) gjatë një kontrolli të kryer nga zyra e taksave (Dekreti i Shërbimit Federal Antimonopol të Moskës Rrethi datë 11.03.2009 Nr KA-A40 / 1255- 09 në çështjen Nr.A40-32554/08-129-101).

Dokumentet mbi humbjet e shkaktuara dhe shpenzimet e shtyra

Letra e Ministrisë së Financave të Rusisë e datës 02.08.2011 Nr. 03-02-07 / 1-272 thotë: në përputhje me paragrafin 4 të Artit. 283 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse, tatimpaguesi është i detyruar të mbajë dokumente që konfirmojnë shumën e humbjes së shkaktuar gjatë gjithë periudhës kur zvogëlon bazën tatimore periudha aktuale tatimore për shumën e humbjeve të marra më parë. Dhe kjo periudhë është 10 vjet pas periudhës tatimore në të cilën është marrë kjo humbje (klauzola 2, neni 283 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse).

Humbja zbulohet në ndërmarrje në fund të vitit (periudha tatimore) dhe llogaritet si diferencë midis të gjitha të ardhurave dhe shpenzimeve të bëra nga organizata gjatë vitit të kaluar. Prandaj, ajo duhet të mbajë të gjitha dokumentet për shpenzimet e kryera, si dhe të ardhurat e marra për vitin (periudha tatimore) kur është marrë humbja.

Sipas autoriteteve rregullatore, në këtë rast, afatit të caktuar të ruajtjes, të parashikuar në nën. 8 f. 1 art. 23 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse. Baza është supozimi se periudha 4-vjeçare e ruajtjes duhet të llogaritet jo nga momenti i hartimit të dokumenteve, por nga fundi i periudhës tatimore në të cilën është marrë parasysh humbja korresponduese. Nëse kjo nuk bëhet, atëherë transferimi i humbjeve do të konsiderohet i paligjshëm.

Një qasje e tillë mund të gjendet në vendimet gjyqësore, për shembull, në vendimet e Shërbimit Federal Antimonopol të Qarkut të Moskës të datës 2 mars 2006, 26 shkurt 2006 Nr. KA32-A40 / 785-06 dhe Presidiumit të Lartë. Gjykata e Arbitrazhit të Federatës Ruse e datës 24 korrik 2012 Nr. 3546/12. Ka një praktikë tjetër gjyqësore që nuk bie dakord me këtë këndvështrim: vendimet e FAS Rrethi i Kaukazit të Veriut datë 25 shtator 2009 në çështjen nr.

Ju keni dy mundësi: mbani dokumentet në maksimum, ose përgatituni për beteja në gjykata, rezultati i të cilave nuk është i garantuar.

Mungesa e dokumenteve si pasojë e zjarrit, përmbytjeve, vjedhjeve

Organizata duhet të sigurojë kushte të sigurta të ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit dhe mbrojtjen e tyre nga ndryshimet (neni 29 i ligjit nr. 402-FZ). Por çfarë të bëni nëse dokumentet mungojnë për shkak të zjarrit (përmbytje, vjedhje), dhe organet tatimore kanë marrë një kërkesë për t'i dorëzuar ato?

Departamenti i financave beson se ato duhet të restaurohen (Shkresa Nr. 03-02-07/1/21191 datë 07.06.2013). Ka vendime gjyqësore me qëndrim të ngjashëm (vendimi i Gjykatës së Nëntë të Apelit të Arbitrazhit i datës 13 tetor 2010 Nr. 09AP-24752 / 2010-AK, Nr. 09AP-25298 / 2010-AK në çështjen Nr. A40-4800 / 10 -115-55), ku gjykata arriti në përfundimin se drejtuesi i organizatës duhet të marrë masa për rivendosjen e atyre dokumenteve parësore që janë objekt restaurimi dhe ruajtjeje brenda afatit të përcaktuar me ligj.

Në të njëjtën kohë, në vendimin e Shërbimit Federal Antimonopol të Rrethit Volga-Vyatka të datës 30 korrik 2007 në çështjen nr. A28-1129 / 2007-3 / 21, gjykata arriti në përfundimin se organizata nuk mund të siguronte dokumente të shkatërruara nga zjarr, i kërkuar më vonë nga organi tatimor, pasi nuk kishte mundësi reale për ta bërë këtë në kohën e duhur. Autoritetit tatimor iu mohua rikuperimi i gjobave.

Ka raste të tjera kur gjyqtarët morën anën e tatimpaguesve (vendimet e Shërbimit Federal Antimonopol të Rrethit të Moskës i datës 25 qershor 2010 Nr. KA-A40 / 6480-10, Shërbimi Federal Antimonopol i Rrethit të Vollgës i 25 qershor 2010 në çështjen nr A55-967 / 2011).

Sidoqoftë, nëse tatimpaguesi nuk mund të konfirmojë që ai nuk kishte dokumente në kohën e marrjes së kërkesës, atëherë gjoba nuk mund të shmanget (Dekreti i Shërbimit Federal Antimonopoly të Rrethit të Moskës, datë 28 Prill 2009 Nr. KA-A40 / 3228-09). Çdo dokument nga autoritetet kompetente do të jetë i dobishëm këtu, i cili do të konfirmojë faktin e përmbytjes (raport për përmbytje dhe / ose vërtetim nga organizata e shërbimit), zjarri (raport zjarri i marrë nga zjarrfikësit), grabitje, grabitje (certifikatë policie), etj.

Gjykatat gjithashtu e konsiderojnë gjobën të justifikuar në rastet kur, pas humbjes së dokumenteve, tatimpaguesi nuk ka marrë masa për rivendosjen e tyre (Dekreti i Shërbimit Federal Antimonopol të Rrethit Ural, datë 28 Prill 2010 Nr. Ф09-2782 / 10- С2).

Dokumentet u shkatërruan, por kërkesa erdhi

Mund të lindë një situatë kur organizata ka peshuar të gjitha të mirat dhe të këqijat, ka vendosur të shkatërrojë dokumentet, pasi ka përfunduar gjithçka siç duhet, dhe autoriteti tatimor kërkon paraqitjen e tyre.

Gjykatat shpesh marrin anën e tatimpaguesit.

Praktika e arbitrazhit

Palos Shfaq

Në vendimin e Shërbimit Federal Antimonopol të Rrethit Ural të 14 tetorit 2011 Nr. F09-6531 / 11 në çështjen nr. VAS-15006 / 11), gjykata konstatoi se shoqëria nuk ka paraqitur dokumente kontabël parësore për shkak të shkatërrimit të tyre të ligjshëm. Autoritetet tatimore nuk kanë asnjë arsye për të aplikuar metodën e llogaritjes të përcaktuar nga paragrafi 7 i Artit. 166 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse për të përcaktuar zbritjen tatimore, e cila është e mundur vetëm nëse disponohen dokumente specifike (nenet 171, 172 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse).

Praktika e arbitrazhit

Palos Shfaq

Gjykata vlerësoi se mungesa e dokumenteve të kontabilitetit parësor që konfirmojnë koston fillestare të aktiveve fikse, për shkak të shkatërrimit të tyre, meqenëse periudha e ruajtjes së këtyre dokumenteve ka skaduar, nuk mund të jetë arsye për refuzimin e llogaritjes së vlerës së mbetur të këtyre aktiveve fikse si pjesë e shpenzimeve (dekret i Shërbimit Federal Antimonopol të Rrethit të Moskës datë 11.03 .2009 Nr. KA-A40/1255-09 në çështjen Nr. A40-32554/08-129-101).

Praktika e arbitrazhit

Palos Shfaq

Inspektorati Tatimor ka kërkuar që kompania të paguajë taksa shtesë për mos dorëzimin e dokumenteve të nevojshme për fshirjen e karburanteve dhe lubrifikantëve. Disa nga dokumentet, sipas tyre, ishin ekzekutuar gabimisht, pjesa tjetër u shkatërrua. Autoritetet tatimore treguan se dokumentet duhej të mbaheshin për të paktën 5 vjet në përputhje me standardet e kontabilitetit.

Por arbitrat kishin pikëpamjen e tyre për këtë situatë. Ata vendosën në favor të kompanisë, duke treguar se ajo fshinte karburantet dhe lubrifikantët në bazë të normave të vendosura dhe në bazë të akteve mujore. Në këtë rast, gjyqtarët nuk morën parasysh praninë e defekteve gjatë plotësimit të faturave, si dhe mungesën e disa dokumenteve si arsye për njohjen e paligjshmërisë së shlyerjes së kostove të karburantit dhe lubrifikantëve në çmimin e kostos (dekretet e Shërbimi Federal Antimonopol i Qarkut Veri-Perëndimor datë 16.06.2000 Nr A56-31018 / 99 dhe datë 08.07.2002 Nr.A56-8533/02).

Kontrolloni gjendjen

Do të doja të tërhiqja vëmendjen në një pikë tjetër të rëndësishme. Në Listën e Ministrisë së Kulturës së Federatës Ruse për disa dokumente, periudha e ruajtjes fillon të llogaritet "në varësi të një inspektimi (auditi)". Për shembull, dokumentet parësore nuk mund të shkatërrohen pa verifikim (neni 362 i Listës).

Fragmenti i dokumentit

Palos Shfaq

Lista e dokumenteve standarde arkivore menaxheriale të krijuara gjatë veprimtarive të organeve shtetërore, qeverive vendore dhe organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes (miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Federatës Ruse, datë 25 gusht 2010 Nr. 558)

Në këtë rast, bëhet fjalë për kontrolle tatimore. Ato përmenden në Art. 87 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse. Bazuar në rezultatet e kontrollit tatimor në vend dhe në zyrë, autoriteti tatimor harton një raport kontrolli (procedura dhe kushtet për përgatitjen e tij përcaktohen në nenin 100 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse). Nëse zbulohen shkelje dhe tatimpaguesi bie dakord me to, ky i fundit bën ndryshimet e duhura në kontabilitet: bën taksa shtesë, paguan gjoba dhe gjoba etj.

Gjithashtu, do të kryhet një kontroll në zyrë nëse tatimpaguesi paraqet një deklaratë të përditësuar për periudhat tatimore më herët se tre vitet e fundit.

Por, siç e dini, afati i parashkrimit është tre vjet (Klauzola 1, neni 113 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse). Autoritetet tatimore mund të paraqesin kërkesa dhe të vendosin sanksione brenda kësaj periudhe. Nëse konstatohen shkelje për më shumë se periudhat e hershme tatimpaguesi nuk mund të gjobitet.

Në të njëjtën kohë, Kodi Tatimor i Federatës Ruse nuk kërkon shkatërrimin e dokumenteve, departamenti financiar tregon se shkatërrimi i dokumenteve me një periudhë ruajtjeje të skaduar është e drejta e tatimpaguesit. Dhe kontrolli i organeve tatimore mund të mos ndodhë fare.

Si duhet të veprojnë organizatat? Së pari, nga vendimet e mësipërme gjyqësore del qartë se në rastet kur tatimpaguesi nuk ka mundur të sigurojë dokumente të skaduara me kërkesë të autoriteteve inspektuese për shkak të shkatërrimit të tyre, gjykatat kanë mbajtur anën e tatimpaguesit. Natyrisht, në këto situata, kjo e fundit duhet të kryejë me kompetencë vetë procedurën e shkatërrimit (të dokumentojë saktë). Në rastin e kërkimit të dokumenteve të shkatërruara në mënyrë të ligjshme, kjo bëhet thelbësore.

Së dyti, për shkelje të kushteve të ruajtjes së dokumenteve të përcaktuara në Listën e Ministrisë së Kulturës së Federatës Ruse, inspektorati tatimor nuk mund të gjobisë.

Rezulton se nëse dokumentet kontabël / tatimore shkatërrohen për shkak të skadimit të periudhave të ruajtjes së tyre, atëherë sanksionet nga autoritetet tatimore të organizatës nuk kërcënojnë, edhe nëse këto dokumente nuk kanë kaluar një kontroll tatimor. Në fund të fundit, siç kujtojmë, edhe periudhat standarde të mbajtjes së dokumenteve kontabël dhe tatimore (pesë vjet e katër vjet) janë më të gjata se periudha e kufizimit (tre vjet), për të mos përmendur veçori dhe përjashtime të tjera kur rriten periudhat standarde të ruajtjes.

Një përgjegjësi

Dëshiroj të tërheq vëmendjen e lexuesve për sanksionet që mund të zbatohen ndaj tatimpaguesit në mungesë të dokumenteve parësore. Konsideroni më të zakonshmet.

Nëse dokumentet parësore shkatërrohen pas periudhës së caktuar të ruajtjes - mirë, mund të flini të qetë. Por ndonjëherë, kur llogaritet afati, ata udhëzohen Rregulla të përgjithshme(të përshkruara në Ligjin Nr. 209-FZ, Kodin Tatimor të Federatës Ruse dhe Listën e Ministrisë së Kulturës së Federatës Ruse) dhe harroni "rezervimet" speciale, duke shkatërruar kështu dokumentet që ende duhej të ruheshin. Dhe këtu lindin shpesh problemet.

Mosdorëzimi i dokumenteve nga tatimpaguesi pranë organeve tatimore brenda afatit të caktuar ose informacione të tjera të parashikuara nga Kodi Tatimor i Federatës Ruse dhe akte të tjera legjislacioni mbi taksat dhe tarifat, nënkupton zbatimin e detyrimit sipas Artit. 126 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse:

• nëse këto dokumente nuk përmbajnë shenja të kundërvajtjeve tatimore sipas Artit. 119 dhe 129.4 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse, atëherë gjoba do të jetë 200 rubla. për çdo dokument të padorëzuar (neni 119 ka të bëjë me paraqitjen e deklaratave tatimore, dhe neni 129.4 ka të bëjë me njoftimet për transaksionet e kontrolluara);
• nëse organizata refuzon të sigurojë dokumentet që disponon ose u paraqet atyre informacione qëllimisht të rreme dhe një veprim i tillë nuk lidhet me Art. 135.1 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse (mosdorëzimi i certifikatave / deklaratave për transaksionet dhe llogaritë nga banka), atëherë shuma e gjobës do të jetë 10,000 rubla.

Definitivisht shmangni përgjegjësinë sipas Artit. 126 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse është e mundur nëse periudha e ruajtjes së dokumenteve të kërkuara nga autoritetet tatimore ka skaduar dhe në kohën e kërkesës ato tashmë janë shkatërruar nga organizata, por kjo do të duhet ende të vërtetohet ( shih vendimet e Shërbimit Federal Antimonopol të Rrethit Ural të datës 17 nëntor 2009 nr. F09-8891 / 09-SZ në çështjen nr. Nr. A05-8773 / 2008 (me vendim të Gjykatës Supreme të Arbitrazhit të Federatës Ruse të datës 13 tetor 2009 Nr. VAC -13307/09, u refuzua transferimi i kësaj çështje në Presidiumin e Gjykatës së Lartë të Arbitrazhit të Federata Ruse)).

Nëse gjatë inspektimit inspektorët zbulojnë mungesën (ose janë shkatërruar) të dokumenteve parësore, faturave, kontabilitetit ose regjistrave tatimorë, atëherë kompania mund të gjobitet në shumën (neni 120 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse):

• 10 000 rubla. - nëse shkelja është kryer brenda një periudhe tatimore;
• 30 000 rubla. – nëse shkelja është kryer gjatë më shumë se një periudhe tatimore.

Nëse në të njëjtën kohë konstatohet një nënvlerësim i bazës tatimore, atëherë kompania do të ngarkohet me një gjobë në shumën prej 20% të shumës së tatimit të papaguar, por jo më pak se 40,000 rubla. (Klauzola 3, neni 120 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse).

Nuk mund të ketë dy masa të detyrimit tatimor për të njëjtën vepër, kështu që organizata mund të dënohet ose sipas Artit. 126 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse, ose sipas Artit. 120 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse. Këto dënime nuk do të jenë kumulative.

Kodi i kundërvajtjeve administrative të Federatës Ruse përmban gjithashtu një sërë dispozitash për gjobat për shkeljen e kushteve për ruajtjen e dokumenteve. Masa e gjobës varet nga lloji i shkeljes.

Neni 13.25 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse parashikon gjoba për shkeljen e kushteve të ruajtjes së dokumenteve, detyrimin e ruajtjes, i cili parashikohet nga legjislacioni për shoqëritë aksionare, SH.PK, ndërmarrjet unitare shtetërore dhe komunale, fondet e pensioneve dhe investimeve, si dhe aktet rregullatore ligjore të miratuara në përputhje me të. Rezulton se këtu po flasim kryesisht për ruajtjen. dokumentet e korporatës, që figurojnë në këtë grup aktesh ligjore normative, të cilave nuk bëjnë pjesë pjesa më e madhe e dokumenteve kontabël.

Por kjo përfshin, për shembull, bilancet e SHA, pasqyrat e fitimit dhe humbjes së tyre, raportet e auditimit(Klauzola 2.1.10 e Rregullores për procedurën dhe kushtet e ruajtjes së dokumenteve të shoqërive aksionare, miratuar me Rezolutën e Komisionit Federal të Letrave me Vlerë të Rusisë, datë 16 korrik 2003 Nr. 03-33/ps).

Lëvizni Dokumentet e LLC, për humbjen e të cilit mund të zbatohet neni 13.25 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse, është paksa i ndryshëm. Është e shënuar në Art. 50 i Ligjit Federal të 8 shkurtit 1998 Nr. 14-FZ "Për shoqëritë me përgjegjësi të kufizuar". Vlen të përmendet se, ndër të tjera, thuhet se SH.PK është e detyruar të ruajë "dokumente të tjera të parashikuara nga ligjet federale dhe aktet e tjera ligjore të Federatës Ruse, statuti i kompanisë, dokumentet e brendshme të kompanisë, vendimet e mbledhja e përgjithshme e pjesëmarrësve në shoqëri, bordi i drejtorëve (bordi mbikëqyrës) i shoqërisë dhe organet ekzekutive të shoqërisë". Natyrisht, kjo përfshin pasqyrat financiare.

Shuma e gjobave sipas Art. 13.25 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse janë:

• nga 2500 në 5000 rubla. - për zyrtarët;
• nga 200,000 në 300,000 rubla. - për personat juridikë.

Zbatimi i këtij neni nuk ka gjasa në mungesë të dokumenteve parësore, megjithëse kjo mundësi nuk mund të përjashtohet plotësisht.

Nëse shkelja e kushteve të ruajtjes së dokumenteve ka çuar në një shtrembërim të shumave të taksave dhe tarifave të grumbulluara me të paktën 10%, atëherë zyrtarët fajtorë do të vendosen sanksione në shumën prej 2000 rubla ose më shumë. deri në 3000 rubla. (Neni 15.11 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse).

Nëse sipas Kodit Tatimor të Federatës Ruse (nenet 120 dhe 126) personat juridikë dënohen, atëherë për të njëjtën vepër zyrtari fajtor mund të gjobitet sipas Artit. 15.11 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse, por vetëm një herë (sipas pjesës 5 të nenit 4.1 të Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse, askush nuk mund të mbajë përgjegjësi administrative dy herë për të njëjtën kundërvajtje administrative).