Kirjanpitoasiakirjoja säilytetään 5 vuotta. Asiakirjojen säilytysajat. Kirjanpidon ja muiden asiakirjojen säilytyksen organisointi ja säännöt

Tietyn ajanjakson raportointi ja rekisterit ovat voimassa olevan lainsäädännön vaatimus.

Se tarkoittaa, että asiakirjoihin tutustuminen ja niiden täysimääräinen käyttö olisi tarjottava määrätyn ajan kuluessa.

Mitkä asiakirjat edellyttävät pakollista säilytystä?

Pakollista säilytystä vaativat asiakirjat ehdollisesti voidaan jakaa asiakirjoille:

• jotka ovat toiminnassa raportointivuoden aikana;
• jotka ovat aina tarpeellisia työssä, vaikka niitä ei käytetäkään päivittäin.

Vastaanottaja ensimmäinen ryhmä asiakirjoihin kuuluu:

Pitää ensimmäiseen ryhmään liittyvät asiakirjat, sinun on:

• kirjanpitoa varten (29 artikla, laki "kirjanpidosta" nro 402-FZ) - vähintään viisi vuotta raportointivuoden tai sen vuoden päättymisestä, jolloin näitä asiakirjoja viimeksi käytettiin;
• verokirjanpitoa varten (Venäjän federaation verolain 23 artikla) ​​- vähintään 4 vuoden ajan. Samanaikaisesti säännöstössä voidaan säätää pidemmästä säilytysajasta. Esimerkiksi Venäjän federaation muodostavan yksikön investointiprojektiin osallistujan on säilytettävä kaikki asiakirjat 6 vuotta. Ja vahvistaa aiheutuneen tappion määrä - koko ajanjaksolta, jonka aikana se pienenee sen avulla ja joka voidaan laskea ei yksi - kaksi vuotta.

Co. toinen ryhmä sisältää asiakirjat, joita säilytetään yrityksessä koko sen toiminta-ajan. Erityisesti LLC-yhtiöiden osalta osakeyhtiölaissa nro 14-FZ säädetään seuraavaa pakollinen lista yrityksen asiakirjoissa:

• rekisteröintiasiakirjat, mukaan lukien yhtiökokous (päätös) yhtiön perustamisesta;
• asiakirjat, jotka vahvistavat omaisuuden omistajuuden yrityksen taseessa;
• pöytäkirja, perustajien ja muiden henkilöiden kokousten laatiminen;
• arvopapereiden liikkeeseenlaskua koskevat asiakirjat;
• yrityksen erillisiä osastoja koskevat määräykset;
• sidoksissa olevien henkilöiden luettelot;
• eri sääntelyviranomaisten päätelmät tietyistä yrityksen toimintaan liittyvistä kysymyksistä (tarkastuksista jne.);
• ja muut asiakirjat, jotka yrityksellä on oltava sovellettavan lain mukaisesti.

Kuinka kauan kirjanpitoa tulee säilyttää?

Kaikkien kirjanpitoasiakirjojen kokonaissäilytysaika on vähintään 5 vuotta.

Mutta joissakin tapauksissa se voi olla paljon enemmän. Alla on yhteenvetotaulukko säilytysajoista.

Huolimatta siitä, että henkilöstöasiakirjat muodostavat merkittävän osan tästä luettelosta, ne ovat olennainen osa kirjanpitoa. Niiden perusteella kertyy korvauksia ja palkkioita sekä erilaisia ​​etuja.

Raportointidokumenttien säilytysehdoista kerrotaan seuraavassa videojutussa:

Jos et ole vielä rekisteröinyt organisaatiota, niin helpoin Tämä voidaan tehdä verkkopalveluilla, joiden avulla voit luoda kaikki tarvittavat asiakirjat ilmaiseksi: Jos sinulla on jo organisaatio ja mietit kuinka helpottaa ja automatisoida kirjanpitoa ja raportointia, niin seuraavat verkkopalvelut tulevat apuun, joka korvaa kokonaan kirjanpitäjän tehtaallasi ja säästää paljon rahaa ja aikaa. Kaikki raportit luodaan automaattisesti, allekirjoitetaan sähköisellä allekirjoituksella ja lähetetään automaattisesti verkkoon. Se on ihanteellinen yksittäiselle yrittäjälle tai LLC:lle yksinkertaistetussa verojärjestelmässä, UTII, PSN, TS, OSNO.
Kaikki tapahtuu muutamalla napsautuksella ilman jonoja ja stressiä. Kokeile sitä ja tulet yllättymään kuinka helppoa se olikaan!

Tilaus ja varastointi

Vastaanottaja järjestää asiakirjojen säilytyksen, yritys voi:

• tai ota yhteyttä erityisen arkistoorganisaation palveluihin;
• tai luo oma arkistosi. Tämä on sallittu 10.22.2004 annetun lain "Arkistoasiat" nro 125-FZ 13 §:ssä.

Luomalla oma arkisto, yrityksen tulee varata erillinen huone näihin tarkoituksiin ja varustaa se hyllyillä, hyllyillä tai sälekaihtimilla. Jos huoneessa on ikkunoita, ne on peitettävä tai muutoin varjostettava, jotta auringonvalo ei pääse asiakirjoihin ja aiheuta niiden haalistumista.

Lisäksi tarvitset oman arkistohuoneen. varustaa suojauksella luvattomalta pääsyltä ja tulipalolta - metallinen etuovi, ikkunoiden tangot ja hälytysjärjestelmä.

Jotta voit järjestää tarvittavien asiakirjojen nopean haun, sinun tulee kehittää tapausten nimikkeistö.

Jos kotelot siirretään niiden varastointiin klo erikoistunut rakenne, on tarpeen valita organisaatio, joka on varustettu nykyaikaisilla laitteilla ja kaikilla ehdoilla asiakirjojen pitkäaikaiselle säilyttämiselle, mukaan lukien palohälytysten ja kulunvalvontajärjestelmien läsnäolo.

Mitä tulee asiakirjoihin organisaation rekisteröinnistä, hänen ja muut vastaavat asiakirjat, ne säilytetään yleensä organisaation johtajan toimesta alkuperäisinä ja tallelokerossa. Ja niiden kopiot ovat kirjanpitoosastolla.

Yrityksen työntekijöiden, heidän tyhjien lomakkeidensa ja heille tarkoitettujen liitteiden tulee aina olla henkilöstöosastolla tai kirjanpitoosastolla, jos sen tehtävänä on henkilöstöasiakirjojen hallinta. Samalla työkirjat säilytetään aina kassakaapissa.

On huomioitava, että sähköisessä muodossa olevat asiakirjat on suojattava niiden luvattomalta muuttamiselta ja samalla niiden säilyttämisessä on varmistettava mahdollisuus tehdä tarvittaessa paperikopio.

Asiakirjojen siirto arkistoon

Asiakirjat siirretään arkistoon pitkäaikaista (yli 10 vuotta) ja pysyvää säilytystä varten.

Näiden materiaalien siirtäminen arkistoon toteutettu aikataulun mukaan, jonka organisaation johtaja hyväksyy arkiston muodostamista koskevassa määräyksessä.

Samassa järjestyksessä nimetään arkiston ylläpidosta vastaava henkilö ja hyväksytään säännöt:

• asiakirjojen arkistointi ja niiden myöntäminen;
• arkistointi;
• sellaisten asiakirjojen tuhoaminen, joiden säilytysaika on umpeutunut;
• tapahtumien järjestäminen arkistotiedostojen säilyttämiseksi.

Kaikki arkistossa olevat asiakirjat hyväksytään vain alkuperäisinä, ja niiden puuttuessa - oikeaksi todistettuina kopioina. Siirrettävät asiakirjat on sidottava jollakin tavalla ja sijoitettava niiden kotelon kanteen tunnistetiedot, erityisesti:

• asiakirjojen toteutusvuosi;
• kirjanpito-alue;
• järjestysnumerot;
• ajanjakso, jolle rekisterit ja perusasiakirjat on muodostettu;
• arkistoitujen asiakirjojen tyyppi;
• sidottujen arkkien määrä jne.

Mitä tulee asiakirjojen toimittamiseen arkistoon sähköisessä muodossa, tämä menettely hyväksytään organisaation arkiston päällikön määräyksessä erikseen. Mutta yleensä nämä asiakirjat kopioidaan alustavasti muilla tiedotusvälineillä.

Esimerkki kirjanpitoasiakirjojen tallentamisesta on seuraavassa videossa:

Mitä tehdä menetyksen sattuessa

Asiakirjat voivat kadota joko luonnonkatastrofin seurauksena tai kolmansien osapuolien tai heidän omien työntekijöidensä toiminnan seurauksena. Mutta joka tapauksessa vaaditaan asianomaisten viranomaisten vahvistus menetyksen tosiasiasta. Nämä voivat olla lainvalvontaviranomaisia ​​(jos asiakirjat varastetaan) tai paloviranomaisia ​​(jos asiakirjat poltetaan) jne.

Kun asiakirjojen kuolema tai katoaminen havaitaan, organisaation johtajan on määräyksellään muodostaa komission selvittääkseen tosiasian syyt. Tarvittaessa voidaan kutsua osallistumaan tutkimukseen turvayrityksen, palokunnan tai tutkintaviraston edustajia.

Sisäisen tutkinnan tuloksena laaditaan laki missä tahansa muodossa ja kaikki tosiasiat. Tästä toimista tulee tekosyy asiakirjojen puuttumiselle, jos sääntelyviranomaiset sitä pyytävät.

Mitä asiakirjoille tehdään, jos niiden säilytysaika on umpeutunut?

Ennen kuin tuhoat asiakirjat, tarvitset tutkimus hänen arvojaan. Tätä tarkoitusta varten yritykseen perustetaan johtajan määräyksellä pysyvä komissio. Siihen tulisi kuulua asiantuntijoita, jotka pystyvät antamaan pätevän arvion tiettyjen asiakirjojen tuhoamisen tarpeesta.

Tämä komissio päättää asiakirjojen tuhoamisesta, jos niitä ei voida enää säilyttää jonkin aikaa. Niiden tuhoaminen suoritetaan laatimalla missä tahansa muodossa oleva asiakirja, jossa on oltava vaaditut tiedot ensisijaisesta asiakirjasta ja joka on hyväksyttävä yrityksen kirjanpitopolitiikalla.

Ennen tuhoa on oltava inventointi tehtiin asiakirjat tietyltä ajanjaksolta. Asiakirjoja ei voida tuhota ilman tätä menettelyä.

Jos säilytyssääntöjä rikotaan?

Vastuu tästä rikkomuksesta Vero- ja hallintoalueita ovat erityisesti:

1. Virkamiehiä voidaan rangaista, jos he eivät säilytä asiakirjoja laillisen ajan kuluessa, 5 000 - 10 000 ruplaa. Jos tämä rikkomus havaitaan uudelleen - 10-20 tuhatta ruplaa tai hylkäys 1-2 vuodeksi (CAO RF, art. 15.11);
2. organisaatiota samoista teoista voidaan rangaista 10 tuhatta ruplaa ja toistuvasta rikkomisesta 30 tuhatta ruplaa (Venäjän federaation verolaki, 120 artikla).

Lisätietoja näiden rikkomusten seuraamuksista on seuraavassa videossa:

Organisaation työn aikana kertyy monia perusasiakirjoja. Ne on kerättävä, varastoitava, eikä yhtäkään voi heittää pois etukäteen.

Kerromme tässä artikkelissa, kuinka järjestää asiakirjojen säilytys, jotta ei saa sakkoja eikä hukkua papereihin.

Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen säilytyksen asianmukainen järjestäminen: sääntelykehys

Ei ole olemassa yhtä asiakirjaa, joka sisältäisi kaikki tiedot siitä, kuinka ja kuinka kauan asiakirjoja tulee säilyttää. Siksi on ohjattava useita säännöksiä, jotka joskus ovat ristiriidassa keskenään.

Kirjanpitolain 6.12.2011 pykälä 29 sanoo, että organisaation on säilytettävä ensisijaiset asiakirjat. nro 402-FZ.

Kirjanpitoasiakirjojen säilyttämistä koskevat vaatimukset on määritelty Neuvostoliiton valtiovarainministeriön 29. heinäkuuta 1983 nro 105 hyväksymän "Asiakirjoja ja kirjanpidon työnkulkua koskevien määräysten" kohdassa 6.

Siinä todetaan erityisesti, että:

1. Alkuasiakirjat ja kirjanpitorekisterit on siirrettävä arkistoon.
2. Ennen arkistoon siirtämistä ne tulee säilyttää kirjanpidossa erityistiloissa tai lukittavissa kaapeissa pääkirjanpitäjän valtuuttamien henkilöiden vastuulla.
3. Asiakirjat on täytettävä kronologisessa järjestyksessä.

Myös kirjanpito- ja verokirjanpidon tietojen säilytysvelvollisuus on täsmennetty verokoodi RF (lauseke 8 kappale 1, artikla 23).

Luettelo tallennettavista kirjanpito- ja raportointiasiakirjoista löytyy "Valtion elinten, kuntien ja järjestöjen toiminnan aikana syntyneistä tyypillisistä johtamisarkistoasiakirjoista, joissa ilmoitetaan säilytysajat", joka on hyväksytty 2000-luvun päätöksellä. Venäjän kulttuuriministeriö, 25. elokuuta 2010 nro 558. Samassa luettelossa on myös kunkin asiakirjatyypin säilytysajat.

Osavaltion arkistoinnin järjestämistä koskevat säännöt on määritelty liittovaltion laissa 22. lokakuuta 2004 nro 125-FZ "Arkistointi Venäjän federaatio».

Missä asiakirjoja säilytetään

Arkistolain mukaan kansalaisjärjestöillä on oikeus luoda omat arkistot. Mutta heillä ei ole sellaista vastuuta. Yritys on velvollinen vain varmistamaan asiakirjojen turvallisuuden ja pyynnöstä esittämään ne valvontaviranomaisille.

1С-WiseAdvice käyttää ainutlaatuista patentoitua tekniikkaa "Processing" -asiakirjojen käsittelyyn. "Ensisijaisen" paperialkuperäiset skannataan välittömästi. Kirjanpitäjä työskentelee vain asiakirjan sähköisen kopion kanssa ja näkee aina, mitä toimintoja tämä asiakirja on suorittanut. Kiistaton etu on kyky valmistella nopeasti vastaus IFTS:n pyyntöön. Asiakas voi pyynnöstä saada tietokannan sähköisistä asiakirjoista.

Kirjanpitoasiakirjojen säilytysaika organisaatiossa

Kirjanpitolaissa sanotaan, että kirjanpitoasiakirjoja on säilytettävä vähintään viisi vuotta (lain 402-FZ § 1, 29 §), ja verolaki asettaa 4 vuoden ajanjakson asiakirjoille, jotka olivat verokirjanpidon ja verolaskelman perusta. (Lain 402-FZ pykälä 1, 29 §.) 8 Venäjän federaation verolain 1 § 23) ja vakuutusmaksujen laskeminen - 6 vuotta (verolain 6 lauseke 3.4 § 23). Venäjän federaatio). Tästä syntyy ristiriita, koska Jotkut asiakirjat, esimerkiksi laskut, liittyvät sekä kirjanpitoon että verokirjanpitoon. Näissä tapauksissa on turvallisempaa ohjata pidempään ajanjaksoon.

Kulttuuriministeriön vakioasiakirjaluettelossa joillekin asiakirjoille on annettu pidemmät ajanjaksot, aina pysyvään asti.

Jatkuvasti pitää tallentaa esim.

• vuosikertomukset liitteineen (mukaan lukien konserni- ja IFRS-standardit);
• siirtoasiakirjat, erotus- ja selvitystilataseet;
• todistukset rekisteröinnistä veroviranomaisissa;
• Tulojen ja kulujen kirjanpitokirjat (KUDiR) - yksinkertaistettua verojärjestelmää käyttäville organisaatioille ja yksittäisille yrittäjille. Tässä vakioasiakirjaluettelon ehdot ovat ristiriidassa verolain kanssa. KUDiR on verokirjanpitoasiakirja, jota koodin mukaan ei tule säilyttää pysyvästi, vaan 4 vuotta. Tällaisissa tapauksissa on turvallisempaa olla tuhoamatta asiakirjaa vähintään 10 vuoteen, koska organisaatioissa, jotka eivät ole valtion tai kuntien arkistojen hankintalähteitä, termi "pysyvästi" ei voi olla alle 10 vuotta;
• sopimukset organisaation omaisuuden ja asiakirjojen vuokraamisesta heille;
• asiakirjat käyttöomaisuuden uudelleenarvostamisesta, käyttöomaisuuden poistojen määrittämisestä, organisaation omaisuuden arvon arvioinnista;
• toimii kiinteistöjen oikeuksien siirtämisestä taseesta saldoon;
• lahjasopimukset;
• arvopaperitoimia koskevat asiakirjat;
• kirjeenvaihto oikeushenkilöiden yhteisomaisuuden jakamisesta;
• kauppapassit.

75 vuoden ajan sinun on säilytettävä asiakirjoja henkilöstöstä ja palkallisista tuloista, esimerkiksi:

• työsopimukset;
• henkilöiden tuloja koskevat rekisterit;
• lausunnot osinkojen myöntämistä varten;
• henkilökohtaiset tilit ja työntekijäkortit. Lisäksi, jos henkilökohtaisia ​​kortteja ei ole, muiden asiakirjojen säilytysajat pidennetään 75 vuoteen: työsopimusten ja työsopimusten perusteella suoritetun työn vastaanottamisesta, vakuutusmaksujen laskelmista, 1-NDFL-muotoisista korteista , tiedot yksityishenkilöiden tuloista, asiakirjat palkkojen ja muiden maksujen vastaanottamisesta.

Jos henkilöstöä koskevat asiakirjat on luotu vuoden 2003 jälkeen, niitä ei säilytetä 75, vaan 50 vuotta (22. lokakuuta 2004 annetun lain nro 125-FZ § 22.1).

Asiakirjoja säilytetään 10 vuotta, esim.

• irtaimen omaisuuden myyntiin;
• sopimukset organisaation omaisuuden panttamisesta ja asiakirjat niille;
• ulkomaanvaluuttamääräisten tilien toimintaraportit.

erityisellä tavalla vastaanotetun menetyksen vahvistavien asiakirjojen säilytysaika määritetään. Organisaatiot päällä yhteinen järjestelmä ja yksinkertaistetussa verojärjestelmässä "Tuot miinus kulut" -objektilla ne voivat siirtää tappion tuleville kausille 10 vuodeksi ja alentaa veropohjaa sen kustannuksella. Organisaation on säilytettävä menetyksen vahvistavat asiakirjat koko ajan, kunnes se on täysin käytetty (Venäjän federaation verolain 283 artiklan 4 kohta ja 346.18 artiklan 7 kohta).

Milloin kirjanpito- ja raportointiasiakirjojen säilytysaika alkaa?

Kulttuuriministeriön määräyksessä nro 558 todetaan, että lähtölaskenta on aloitettava toimistotyön päättymisvuotta seuraavan vuoden tammikuun 1. päivänä. Esimerkiksi:

• Laskentaperiaatteessa tämä on vuosi, jota viimeksi käytettiin raportointitarkoituksiin.
• Sopimuksissa vuosi, jolloin sopimus päättyy.
• Ensisijaisten tositteiden osalta tämä on vuosi, jolloin asiakirjat on hyväksytty kirjanpitoon.
• Verokirjanpitotositteiden osalta vuosi, jolloin näitä tositteita on viimeksi käytetty veron laskennassa.

Joten jos organisaatiolla on huono velka, on tarpeen säilyttää tämän velan vahvistavia asiakirjoja vielä 4 vuotta sen poistamisen jälkeen (seuraa yhteenlaskettuina lain 23 artiklan 1 kohdan 8 kappaletta ja 252 artiklan 1 kohtaa). Venäjän federaation verolaki).

Poistokelpoisen omaisuuden alkuperäisen hankintahinnan muodostumista kuvaavien ensisijaisten tositteiden osalta viitejakso alkaa siitä hetkestä, kun tämä omaisuus on poistettu kokonaan verokirjanpidossa (Venäjän valtiovarainministeriön kirje 19.01.18 nro 03-03- 06/1/2598).

Sähköisten asiakirjojen säilyttämiselle ei ole erillisiä ehtoja laissa, vaan niihin sovelletaan samoja ehtoja kuin paperisiinkin.

Selvitystilassa olevan organisaation kirjanpitoasiakirjojen säilytysmenettely

Jos yritystä ei enää ole, eikä asiakirjojen säilytysaika ole vielä umpeutunut, niitä ei voi tuhota.

Liittovaltion lain nro 125-FZ, 22. lokakuuta 2004 "Arkistointi Venäjän federaatiossa" 23 § puhuu selvitystilassa olevien yritysten asiakirjojen kohtalosta. Ne tulee luovuttaa kunnanarkistoon, kun niistä on tehty sopimus.

Pysyvän säilytyksen ja henkilöstön asiakirjat on siirrettävä valtionarkistosta, muun säilytys voidaan järjestää itsenäisesti.

Mitä tehdä, kun kirjanpito- ja veroasiakirjojen säilytysaika on umpeutunut

Sääntöjen mukaan asiakirjojen tuhoamiseksi sinun on ensin luotava asiantuntijakomissio päällikön määräyksellä.

Komissio tutkii asiakirjojen arvon ja laatii lain asiakirjojen luovuttamisesta hävitettäväksi. Liitteenä on kuvaus tapauksista, jotka tuhotaan.

Tuhoamisen jälkeen sinun on laadittava toinen asiakirja - tuhoamistoimi.

Ole varovainen!

Asiakirjat, joilla on eri säilytysaika, voidaan tallentaa samaan kansioon, jolloin laatikot kirjataan ja asiakirjat, joita ei voida vielä tuhota, arkistoidaan uusiin koteloihin.

Vastuu kirjanpidon pitämisestä

Jos organisaatiolla ei ole ensisijaisia ​​asiakirjoja tarkastuksen aikana (ei laatinut, kadonnut, tuhoutunut etuajassa jne.), yritykselle määrätään Venäjän federaation verolain 120 artiklan mukainen sakko 10 tuhatta ruplaa, ja jos rikkomus koskee useampaa kuin yhtä verokautta - 30 tuhatta ruplaa Jos kaikki tämä alentaisi veroja, vähimmäissakko olisi 40 000 ruplaa.

Asiakirjojen puutteesta virkamiehille määrätään Venäjän federaation hallintorikoslain 15.11 artiklan mukainen sakko 5-10 tuhatta ruplaa ja toistuvista rikkomuksista 10-20 tuhatta ruplaa. tai hylätty 1-2 vuodeksi.

Vakavin rangaistus säädetään rikoslaissa. Jos he osoittavat, että asiakirja varastettiin tai tuhottiin henkilökohtaisen hyödyn vuoksi, sakko on enintään 200 tuhatta ruplaa. ja jopa vankeusrangaistuksen enintään vuodeksi (Venäjän federaation rikoslain 325 §:n 1 kohta).

Älä myöskään unohda, että ilman kuluja vahvistavia asiakirjoja veroviranomainen voi poistaa niistä aiheutuneet kulut, periä ylimääräisiä veroja, sakkoja ja sakkoja.

Meillä asiakirjasi ovat aina täydellisessä kunnossa ja turvassa.

Tilaa palvelu

Kuinka monta vuotta kirjanpitoa säilytetään? Keskimäärin 5 vuotta, mutta säilytysaika riippuu asiakirjan tyypistä. Tarkat päivämäärät on määritelty verolaissa ja liittovaltion arkiston uudessa määräyksessä, joka tuli voimaan 18.2.2020.

Lainsäädäntökehys

Kuten kirjanpidon peruslaissa 402-FZ todetaan, kirjanpitoasiakirjojen säilytysaika ei saa olla:

• alle 5 vuotta raportointivuoden jälkeen (lain 402-FZ 1 kohta, 29 §) - ensiö- ja kassakoneille;
• alle 5 vuotta siitä vuodesta, jolloin niitä viimeksi käytettiin. Tämä koskee tilinpäätöksen laatimisperiaatteita ja muita paikallisia lakeja, jotka määräävät tietyn yrityksen kirjanpidon menettelytavat, menetelmät ja menetelmät.

On kuitenkin pidettävä mielessä, että kukin organisaatio vahvistaa itsenäisesti kirjanpitoasiakirjojen säilyttämismenettelyn ja ehdot LLC:issä ja muissa omistusmuodoissa, ottaen huomioon normit ja vaatimukset:

• liittovaltion arkiston määräys, 20. joulukuuta 2019, nro 236;
• Venäjän federaation liittovaltion arvopaperikomission 16. heinäkuuta 2003 annetulla asetuksella nro 03-33/ps osakeyhtiöille hyväksytty määräys.

Perussäilyvyys

Taulukosta löydät vastaukset kysymykseen, kuinka monta vuotta kirjanpitoasiakirjoja säilytetään niiden tyypistä riippuen, viittauksin säädöksiin.

Jos kussakin määritellyssä säädöksessä samoille asiakirjoille ilmoitetaan eri ajanjakso, todellinen ajanjakso on määritettävä sen lain mukaisesti, jossa enimmäisaika on ilmoitettu.

Taulukko kirjanpitoasiakirjojen säilytysjaksoista organisaatiossa

Järjestä kirjanpitoasiakirjojen säilyttäminen organisaatiossa edellä mainittujen säädösten perusteella. Jos tilinpäätösten säilytysaika organisaatiossa ei ole umpeutunut ja asiakirjaa pyytää veroviranomainen, FSS tai työsuojeluviranomainen osana kenttä- tai vastaanottotarkastusta, mutta se ei ole fyysisesti paikalla, veloitetaan sakko. järjestölle pykälän 1 momentin perusteella. Venäjän federaation verolain 126 § - 200 ruplaa. jokaisesta toimittamattomasta asiakirjasta. Organisaatioita ja virkamiehiä uhkaavat hallinnolliset sakot (Venäjän federaation hallintorikoslain 5.27 §:n 1 osa, 15.6 §:n 1 osa, 15.33 §:n osat 3, 4, lain nro 125-FZ § 26.31).

Ajoitussäännöt

Otetaan esimerkki siitä, kuinka monta vuotta kirjanpito- ja veroasiakirjoja säilytetään. Otetaan esimerkkinä vuoden 2019 3. neljänneksellä vastaanotettu rahtikirja ja lasku. Tavarat hyväksytään kirjanpitoon ja arvonlisävero on vähennyskelpoinen samalla vuosineljänneksellä. 4 neliössä. Vuonna 2019 tavarat myytiin ja niiden hankintahinta on huomioitu kuluissa tuloveroa laskettaessa.

Laskun säilytysaika on 30.9.2023 asti, koska sitä käytettiin arvonlisäveron laskemiseen Q3 2019 (vähennysvaatimus), ja ajanjaksoksi lasketaan 4 vuotta laskun käyttöverokaudesta eli alkaen. 01.10.2019.

Rahtikirjan säilytysaika riippuu sen pätevyydestä:

• ALV-vähennysoikeuden vahvistamiseksi laskemme neljän vuoden ajanjakson 10.1.2019 alkaen ja saamme 30.9.2023 (analogisesti laskun kanssa);
• tavaran hankintamenon kirjaamiseksi kuluksi tuloveroa laskettaessa lasketaan neljän vuoden ajanjakso 1.1.2020 alkaen (koska tuloveron verokausi on vuosi) ja saadaan 31.12.2023;
• ensisijaisena asiakirjana - laskemme 5 litraa. sen vuoden jälkeen, jolloin tavaran hankintameno on kirjattu kuluksi, eli 1.1.2020 alkaen, ja saamme 31.12.2024.

Kirjanpito- ja verokirjanpitoasiakirjojen, henkilöstöasiakirjojen säilytysmenettely ja -ehdot

Mikä tahansa organisaatio, riippumatta sen tyypeistä, tuotantomääristä, henkilöstömäärästä, kohtaa väistämättä lainsäädännön vaatimuksen taloudellisten ja taloudellisten toimien sekä työsuhteiden dokumentoinnista. Tämä vaatimus ei johdu ainoastaan ​​tarpeesta tehostaa tuotantoprosessia, vaan myös tarpeesta toteuttaa valtion valvonta liiketoimintayksiköiden toimintaa varten. Lainsäädäntö asettaa tiettyjä vaatimuksia tuotantoprosessia laativien asiakirjojen koostumukselle, muodolle sekä vaatimuksia näiden asiakirjojen säilytyksen ja hävittämisen ajoituksesta ja menettelystä.

Vaatimukset kirjanpidon ja verokirjanpidon asiakirjojen säilyttämiselle

Kirjanpitoa ja verokirjanpitoa, arkistointia koskeva lainsäädäntö asettaa erilaisia ​​vaatimuksia kirjanpidon ja verokirjanpidon ja -raportoinnin asiakirjojen säilytysehdoista. Ero asiakirjojen säilytysehdoissa johtuu asiakirjan tärkeydestä, sen tarpeellisuudesta kirjanpidossa, verojen laskennassa ja maksamisessa.

Näin ollen Venäjän federaation verolaki asettaa neljän vuoden rajan verojen laskemiseen ja maksamiseen tarvittavien kirjanpito- ja verokirjanpitoasiakirjojen säilyttämiselle. Tämä ajanjakso kohdan.n mukaisesti. 8 s. 1 art. Venäjän federaation verolain 23 artiklaa sovelletaan myös asiakirjoihin, jotka vahvistavat tulojen saamisen, kulujen toteuttamisen (järjestöille ja yksittäisille yrittäjille) sekä verojen maksamisen (ennakonpidätyksen).

Kirjanpitolainsäädäntö asettaa kirjanpito- ja raportointitietojen säilyttämiselle vähintään viiden vuoden ajanjakson. Muut säilytysajat asiakirjan tyypistä riippuen määrätään arkistointilainsäädännössä. Joten Art. 21. marraskuuta 1996 annetun liittovaltion lain nro 129-FZ "Kirjanpito" (jäljempänä laki nro 129-FZ) 17 §:n mukaan organisaatioiden on säilytettävä ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat, kirjanpitorekisterit ja tilinpäätökset asetuksessa asetettujen määräaikojen puitteissa. sääntöjen mukaisesti järjestön valtion arkisto, mutta vähintään viisi vuotta.

Aiemmin valtion arkistojen vaatimukset asiakirjojen säilyttämisestä sisältyivät Venäjän liittovaltion arkistopalvelun 6. lokakuuta 2000 hyväksymään luetteloon organisaatioiden toiminnassa syntyvistä vakiohallintaasiakirjoista ja niiden säilytysajasta. Liittovaltion arkiston 26. elokuuta 2010 antaman määräyksen nro 63 mukaisesti määritetty luettelo on menettänyt tehonsa. Tällä hetkellä on olemassa luettelo tyypillisistä hallinto-arkistoasiakirjoista, jotka on syntyneet valtion elinten, paikallisten hallitusten ja organisaatioiden toiminnan aikana ja jotka osoittavat säilytysajat, hyväksytty Venäjän kulttuuriministeriön 25. elokuuta 2010 päivätyllä määräyksellä nro. 558 (jäljempänä luettelo). Tässä luettelossa määritellään tietyntyyppiset kirjanpito- ja raportointiasiakirjat sekä niiden säilytysajat.

Yleisesti asiakirjat jaetaan säilytysajan mukaan seuraaviin ryhmiin: asiakirjat, joiden säilytysaika on rajoitettu (1 vuosi, 3 vuotta, 5 vuotta jne.), pysyvän säilytyksen asiakirjat; varastointi tarvittaessa; säilytys, kunnes korvataan uusilla asiakirjoilla. Esimerkiksi vuositilinpäätöksen analyyttiset asiakirjat (taulukot, raportit) tulee säilyttää 5 vuotta; henkilökohtaiset kortit, työntekijätilit - 75 vuotta. Siirto-, erotus-, selvitystilataseet, hakemukset, niiden perustelut, rekisteröintitodistukset on säilytettävä pysyvästi. Työntekijöiden täytäntöönpanomääräykset - tarpeen loppuun asti. Tilastollisten raportointilomakkeiden muodot organisaatioissa, jotka eivät ole niiden kehittäjiä - ennen kuin ne korvataan uusilla jne.

Asiakirjat, jotka vahvistavat vakuutusmaksujen laskemisen ja maksamisen budjetin ulkopuoliset varat, on säilytettävä 6 vuotta (24. heinäkuuta 2009 annetun liittovaltion lain nro 212-FZ lauseke 6, osa 2, 28 artikla).

Henkilöstöasiakirjojen säilytysehdot

Henkilöstödokumentaation säilytysehdot on määritelty luettelossa:

• asiakirjat, jotka virallistavat työsuhteita, erityisesti:
• työ- ja palvelutoiminnan järjestäminen;
• työn, laskutuksen, palkkojen sääntely;
• työsuojelu ja terveys;
• asiakirjat, joita käytetään henkilöstömäärittelyssä, erityisesti:
• työntekijöiden vastaanotto, siirto, siirto, irtisanominen;
• työntekijöiden pätevyyden vahvistaminen;
• työntekijöiden ammatillinen kehitys;
• palkitsevaa.

Kohdat 7 ”Työsuhteet” ja 8 ”Henkilöstö” on kohdistettu luettelon henkilöstödokumentaatioon. Esimerkiksi työsopimukset (palvelusopimukset), työsopimukset, työsopimukset, jotka eivät sisälly henkilötietoihin, säilytetään 75 vuotta; työntekijöiden henkilökortteja, mukaan lukien tilapäiset työntekijät, säilytetään 75 vuotta; henkilökohtaisiin tiedostoihin kuulumattomien työntekijöiden ominaisuudet, ansioluettelot säilytetään 5 vuotta ja niin edelleen luettelon mukaan; alkuperäiset henkilöasiakirjat (työkirjat, tutkintotodistukset, todistukset, todistukset, todistukset) säilytetään pyynnöstä ja noutamatta 75 vuotta.

Kirjanpitoasiakirjojen säilytysmenettely

Asiakirjojen säilyttämistä varten organisaatio luo arkistoja (22. lokakuuta 2004 annetun liittovaltion lain nro 125-FZ "Arkistointi Venäjän federaatiossa" 13 §:n 2 osa). Neuvostoliiton valtiovarainministeriön 29. heinäkuuta 1983 hyväksymän kirjanpidon asiakirjoja ja työnkulkua koskevan asetuksen nro 105 mukaan perusasiakirjat, kirjanpitorekisterit, kirjanpitoraportit ja taseet on siirrettävä arkistoon. Samalla työ järjestetään organisaatioiden arkiston työskentelyn perussääntöjen mukaisesti (hyväksytty liittovaltion arkiston kollegion päätöksellä 6.2.2002).

Alkuasiakirjat, kirjanpitorekisterit, kirjanpitoraportit ja taseet on ennen niiden siirtämistä yrityksen, laitoksen arkistoon säilytettävä kirjanpitoosastolla erityisissä tiloissa tai lukituissa kaapeissa pääkirjanpitäjän valtuuttamien henkilöiden vastuulla. Tiukat raportointilomakkeet tulee säilyttää kassakaapeissa, metallikaapeissa tai erityishuoneissa niiden turvallisuuden varmistamiseksi.

Menettely ensisijaisten ja tulostettujen asiakirjojen tallentamiseksi koneellisesti luettavalle tietovälineelle on määritelty asiaa koskevissa säädöksissä, jotka koskevat kirjanpidon ylläpitoa sen mekanisoinnin (automaation) olosuhteissa.

Kuluvan kuukauden manuaalisesti käsitellyt, tiettyyn kirjanpitorekisteriin liittyvät perusasiakirjat täytetään kronologisessa järjestyksessä ja niihin on liitetty arkistotodistus. Käteismääräykset, ennakkoraportit, tiliotteet ja niihin liittyvät asiakirjat on valittava kronologisessa järjestyksessä ja sidottava. Tietyntyyppiset asiakirjat (työmääräykset, vuororaportit) voidaan tallentaa sitomattomina, mutta ne voidaan arkistoida kansioihin niiden katoamisen tai väärinkäytön estämiseksi.

Venäjän valtiovarainministeriö huomauttaa 24. heinäkuuta 2008 päivätyssä kirjeessä nro 03-02-07 / 1-314, että perusasiakirjojen, kirjanpito- ja verokirjanpitoasiakirjojen tallennus voidaan suorittaa sähköisessä muodossa, ellei toisin ole säädetään Venäjän federaation säädöksistä. Samanaikaisesti niiden tallentaminen koneelle olisi suoritettava 10. tammikuuta 2002 annetun liittovaltion lain nro 1-FZ "Elektronisesta digitaalisesta allekirjoituksesta" mukaisesti käyttämällä sähköistä digitaalista allekirjoitusta, joka vastaa käsinkirjoitettua allekirjoitusta asiakirjassa paperimedia.

Perusasiakirjojen, kirjanpitorekisterien, kirjanpitoraporttien ja taseiden turvallisuudesta, niiden toteuttamisesta ja arkistoon siirtämisestä huolehtii yrityksen, laitoksen pääkirjanpitäjä. Ensisijaisten asiakirjojen, kirjanpitorekisterien, kirjanpitoraporttien ja taseiden myöntäminen kirjanpidosta ja yrityksen, laitoksen arkistosta yrityksen, laitoksen muiden rakenteellisten osastojen työntekijöille ei pääsääntöisesti ole sallittua, ja joissakin tapauksissa tapaukset voidaan suorittaa vain pääkirjanpitäjän määräyksestä.

Perusasiakirjojen, kirjanpitorekisterien, kirjanpitoraporttien ja taseiden poistamisen yrityksiltä, ​​laitoksilta voivat suorittaa vain tutkintaelimet, esitutkinta, syyttäjä ja tuomioistuimet näiden toimielinten päätöksen perusteella voimassa olevan rikosoikeudenkäynnin mukaisesti. lainsäädäntöä. Peruuttaminen dokumentoidaan pöytäkirjalla, josta kopio toimitetaan kuittia vastaan ​​yrityksen, laitoksen asianomaiselle virkamiehelle. Takavarikoivien elinten edustajien luvalla ja läsnä ollessa yrityksen, toimielimet voivat tehdä takavarikoiduista asiakirjoista jäljennöksiä, joissa ilmoitetaan takavarikoinnin perusteet ja päivämäärä. Jos takavarikoidaan epätäydellisiä asiakirjamääriä (ei arkistoitu, ei numeroitu jne.), niin takavarikoinnin tekevien elinten edustajien luvalla ja läsnä ollessa yrityksen asiaankuuluvat virkamiehet, toimielimet voivat viimeistellä nämä niteet (tehdä inventaario, numeroida arkit, pitsi, sinetti, todistaa allekirjoituksellasi, sinetti).

Henkilöstöasiakirjojen säilytysmenettely

Henkilöstöasiakirjoja voidaan säilyttää organisaation henkilöstöosastolla tai arkistossa. Henkilöstöasiakirjojen säilytysmenettelystä säädetään erikseen työlainsäädännössä erilaisia ​​tyyppejä dokumentointi.

Joten esimerkiksi Art. Venäjän federaation työlain 87 §:ssä säädetään työnantajan velvollisuudesta varmistaa työntekijän henkilötietojen turvallisuus. Työntekijän henkilötiedot ovat työnantajan vaatimia tietoja työsuhteiden yhteydessä ja jotka liittyvät tiettyyn työntekijään (Venäjän federaation työlain 85 artikla). Henkilötietoihin kuuluvat henkilökohtaiseen tiedostoon sisältyvät tiedot.

Työntekijöiden henkilötietojen säilytysmenettelyn vahvistaa työnantaja Venäjän federaation työlain ja muiden liittovaltion lakien vaatimusten mukaisesti (Venäjän federaation työlain 87 artikla). Tästä syystä työnantajan on annettava asianmukainen paikallinen määräys henkilötietojen säilyttämisestä ja käytöstä sekä niiden suojasta väärinkäytöltä tai katoamiselta.

Lainsäädäntö ei aseta erityisiä vaatimuksia niiden tilojen varusteille, joihin henkilötietoja tulee säilyttää. Samaan aikaan, jotta vältetään luvaton pääsy työntekijöiden henkilötietoihin, on suositeltavaa varustaa huone, jossa tällaisia ​​tietoja säilytetään, lukittavilla kaapilla tietojen tallentamista varten paperille. Työnantajan on vahvistettava paikallisella säädöksellä vaatimukset työntekijöiden henkilötietojen säilytystiloille ja niiden säilyttämisen edellytykset. On myös otettava huomioon, että työntekijän henkilötiedot säilytetään dokumentoidussa muodossa, jonka luonteen myös työnantaja määrittää.

Työkirjojen lomakkeiden säilytystä koskevat erilliset vaatimukset. Työkirjan ja sen liitteen lomakkeet tiukan vastuun muotoina tulee säilyttää kassakaapeissa, metallikaapeissa tai erityishuoneissa niiden turvallisuuden varmistamiseksi (työkirjojen ylläpito- ja säilytyssääntöjen kohta 42, asiakirjoja ja työnkulkua koskevien määräysten kohta 6.2 kirjanpidossa, hyväksytty Neuvostoliiton valtiovarainministeriö 29. heinäkuuta 1983, nro 105).

Asiakirjojen tyypit ja niiden säilytysehdot

Artiklan 4 kohdan mukaisesti Venäjän federaation verolain 89 pykälän mukaan osana paikan päällä tehtävää verotarkastusta voidaan tarkastaa enintään kolmen kalenterivuoden ajanjakso, joka edeltää sitä vuotta, jolloin päätös tarkastuksen suorittamisesta tehtiin. Tämä ajanjakso vastaa asiakirjojen säilytysaikaa, joka on vahvistettu kohdissa. 8 s. 1 art. Venäjän federaation verolain 23 § - neljä vuotta.

On tärkeää, että asiakirjojen puuttuminen verovelvolliselta turvavaatimusten rikkomisen vuoksi antaa verottajalle oikeuden määrittää talousarvioon maksettavan veron määrä laskennallisesti. Tähän oikeuteen sovelletaan kohtien määräyksiä. 7 s. 1 art. Venäjän federaation verolain 31 §. Venäjän federaation perustuslakituomioistuimen 5. heinäkuuta 2005 antamassa päätöksessä nro 301-O esitetyn oikeudellisen kannan mukaisesti laskettua verojen laskentatapaa, jos sitä sovelletaan kohtuullisesti, ei voida pitää oikeuksien loukkauksena. veronmaksajista. Tämän lähestymistavan oikeellisuuden vahvisti myös Venäjän federaation korkein välimiesoikeus päätöksessään nro VAC-5/10, päivätty 31.03.10.

Valtion työtarkastusviraston suorittamien tarkastusten ajanjakson osalta on huomattava, että tällaisten tarkastusten suorittamista koskevissa määräyksissä ei säädetä ajanjaksosta, jonka aikana organisaation toiminnan työlainsäädännön noudattaminen voidaan tarkistaa. Tältä osin voidaan päätellä, että todentamisajan tulisi olla korreloitua asiakirjojen säilytysajan kanssa.

Asiakirjojen katoaminen

Asiakirjojen katoaminen organisaatiossa voi tapahtua useista syistä: tulipalon, varkauden, katoamisen jne.

Ensisijaisten asiakirjojen tuhoutumisen tai katoamisen sattuessa organisaation johtaja asettaa määräyksellä tutkimaan menetyksen, kuoleman syitä, johon kutsutaan tarvittaessa tutkintaviranomaisten, turvallisuuden ja valtion palovalvonnan edustajia. (Neuvostoliiton valtiovarainministeriön hyväksymä kirjanpidon asiakirjoja ja työnkulkua koskevan asetuksen 68 kohta, 07/29/83, nro 105).

Artiklan 2 kohdan mukaisesti Lain nro 129-FZ 12 § luonnonkatastrofin, tulipalon tai muiden hätätilanteiden sattuessa äärimmäiset olosuhteet tarvittava inventaarion tekemiseen. Inventoinnin tulokset ovat perusta tappioiden heijastamiselle kirjanpidossa.

Inventoinnin suorittamismenettely ja tulosten heijastusmenetelmä on vahvistettu omaisuuden ja taloudellisten velvoitteiden inventoinnin metodologisissa ohjeissa, jotka on hyväksytty Venäjän valtiovarainministeriön 13. kesäkuuta 1995 antamalla määräyksellä nro 49. Lisäksi organisaation johtajan on ryhdyttävä toimiin palauttaakseen ne perusasiakirjat, jotka on palautettava ja säilytettävä laissa säädetyssä määräajassa. Esimerkiksi pankkitilien kassavirtalaskelmat voidaan pyytää pankeista, joissa organisaation tilit on avattu; sopimuksia, tekoja, laskuja voidaan pyytää vastapuolilta jne. (Venäjän federaation vero- ja veroministeriön Moskovan kirje, päivätty 13. syyskuuta 2002 nro 26-12/43411).

Asiakirjojen tuhoaminen

Asiakirjojen tuhoaminen organisaatiossa tapahtuu organisaation arkistojen toiminnan perussääntöjen vaatimusten mukaisesti (hyväksytty liittovaltion arkiston kollegion päätöksellä 6. helmikuuta 2002). Tuhottu, pääsääntöisesti, asiakirjat vanhentunut varastointi.

Hävitettävät asiakirjat valitsee asiantuntijalautakunta. Samanaikaisesti asiantuntijalautakunta laatii lain asiakirjojen luovuttamisesta hävitettäväksi. Lakiin on liitetty luettelo tapauksista, joissa on määräaikainen säilytysaika. Asiantuntijakomitean tulee käsitellä tapausten ja toimien luetteloita yhtenä kokonaisuutena ja hyväksyä organisaation johtaja. Hyväksytyssä hävitettäväksi antavien asiakirjojen laissa mainitut laatikot erotetaan muista koteloista ja säilytetään niille varattuun paikkaan. Hävitettäväksi valitut ja lakeihin sisältyvät asiakirjat siirretään hävitettäväksi.

Organisaation asiakirjojen tuhoamisjärjestys on seuraava. Kansiot, joissa on tuhottavia asiakirjoja (asiakirjoja), siirretään käsiteltäviksi (käyttöön). Ennen toimitusta asiakirjakansiot pakataan ja tarvittaessa sinetöidään.

Hävitettävät tapaukset siirretään käsiteltäviksi (käyttöön). Tapausten luovutus tehdään vastaanottolaskulla, josta käy ilmi luovutuspäivämäärä, luovutettavien laatikoiden lukumäärä ja paperijätteen paino. Lataaminen ja hävitettäväksi siirtäminen tapahtuu arkistoasiakirjojen turvallisuudesta vastaavan työntekijän valvonnassa.

Asiantuntijatoimikunnan on kirjattava kaikkien asiakirjojen tuhoaminen (käsittelyyn siirtäminen) ja laadittava uusi asiakirja asiakirjojen tuhoamisesta. Lakiin on liitetty lasku, jonka mukaan asiakirjat siirrettiin käsiteltäväksi. Tämän lain hyväksyy myös järjestön johtaja. Laki asiakirjojen hävittämiseksi antamisesta sekä tapausten kuvaukset, asiakirjojen tuhoamislaki tallennetaan yrityksen arkistoon muodostettavaan tiedostoon.

Vastuu asiakirjojen turvallisuudesta

Kirjanpito- ja raportointiasiakirjojen osalta laissa säädetään hallinnollisesta vastuusta asiakirjojen säilytysehtojen rikkomisesta §:n perusteella. Venäjän federaation hallintorikoslain 15.11. Tämän normin mukaan kirjanpitoa ja tilinpäätöksen esittämistä koskevien sääntöjen sekä kirjanpitoasiakirjojen säilytysmenettelyn ja -ehtojen törkeä rikkominen merkitsee määräämistä. hallinnollinen sakko virkamiehille kahdesta kolmeen tuhatta ruplaa.

Samaan aikaan organisaation johtaja on vastuussa ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen, kirjanpitorekisterien ja tilinpäätösten säilyttämisen järjestämisestä organisaatiossa (lain nro 129-FZ 17 §:n 3 osa).

Lisäksi asiakirjojen säilytysmenettelyn rikkominen, joka on johtanut niiden katoamiseen, voi johtaa organisaation verovelvollisuuteen art. Venäjän federaation verolain 120 tai 126 kohta.

Norm Art. Venäjän federaation verolain 120 §:ssä säädetään verovelvollisuudesta, jos organisaatio rikkoo tuloja ja (tai) menoja ja (tai) verotuskohteita koskevia kirjanpitosääntöjä. Samalla rikotaan räikeästi tulojen ja kulujen kirjanpitoa koskevia sääntöjä ja verotuskohteita art. Venäjän federaation verolain 120 pykälällä tarkoitetaan perusasiakirjojen tai laskujen tai kirjanpitorekisterien puuttumista. Sakko tästä rikkomuksesta on 5 000 - 15 000 ruplaa. riippuen rikkomuksen kestosta. Jos rikkomus johti veron maksamatta jättämiseen, sakon määrä on 10% maksamattomien verojen määrästä, mutta vähintään 15 000 ruplaa.

Artiklan mukaisten seuraamusten soveltaminen Venäjän federaation verolain 120 § on perusteltua, jos asiakirjojen säilytysmenettelyn rikkominen johti niiden katoamiseen, minkä myös välimiestuomioistuimet vahvistivat.

Esimerkiksi Luoteispiirin liittovaltion monopolien vastainen palvelu osoittaa 4. elokuuta 2004 tekemässään päätöksessään asiassa nro A13-4401 / 03-11 sääntöjen mukaisen sakon soveltamisen. Venäjän federaation verolain 120 mukaisesti, koska yritys ei varmistanut tulipalossa tuhoutuneiden ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen turvallisuutta ja palauttamista. Moskovan piirin liittovaltion monopolien vastainen palvelu omaksuu samanlaisen kannan 23. syyskuuta 2008 päivätyssä päätöksessään nro KA-A40 / 8513-08-2 asiassa A40-52908 / 07-115-325.

Norm Art. Venäjän federaation verolain 126 §:ssä säädetään vastuusta veroviranomaisen ilmoittamatta jättämisestä vaaditut dokumentit verovalvontaa varten. Tästä rikkomisesta määrätty sakko on 50 ruplaa. jokaisesta toimittamattomasta asiakirjasta.

On kuitenkin huomattava, että 9 artiklan mukaisen vastuun soveltaminen. Venäjän federaation verolain 120 ja 126 kohdat riippuvat rikoksentekijän syyllisyydestä. Näin ollen tilanteessa, jossa asiakirjojen katoaminen on tapahtunut ilman verovelvollisen syytä, vastuutoimenpiteiden soveltaminen on kohtuutonta.

Mitä tulee henkilöstöasiakirjojen säilyttämistä koskevien sääntöjen rikkomiseen, 9 artiklan mukainen vastuu. 13.20 Venäjän federaation hallintolaki. Tämän normin mukaan arkistoasiakirjojen säilyttämistä, hankintaa, kirjanpitoa tai käyttöä koskevien sääntöjen rikkominen merkitsee virkamiehille varoituksen tai hallinnollisen sakon määräämistä - 300 - 500 ruplaa.

Ja tutkimme sääntöjä asiakirjojen säilytysajan laskemiseksi kirjanpidossa ja verokirjanpidossa, mukaan lukien. ottaa huomioon vanhentumisajan. Tarkastellaan poikkeuksia tähän sääntöön, esimerkiksi: laskujen ominaisuudet, asiakirjat aiemmin vastaanotetuista tappioista, asiakirjat arvokkaan omaisuuden ostosta, jolla on pitkä poistoaika (rakennukset - 31 vuotta jne.). Selvitetään, milloin on mahdollista tuhota asiakirjat, joille Venäjän kulttuuriministeriön 25. elokuuta 2010 antamalla määräyksellä nro 558 hyväksytyssä luettelossa asetetaan vaatimus "tarkastettava (tarkastus)". Ymmärrät kuinka toimia, kun veroviranomaiset vaativat vanhentuneita asiakirjoja sekä tulipalossa tai tulvissa vaurioituneita asiakirjoja. Osaat arvioida seuraamusten riskit.

Nykyisen lainsäädännön vaatimus on sellainen, että jokaiseen toimintaan organisaation elämässä on liitettävä tositteet (eikä usein yksi, vaan useita). Seurauksena on, että niitä kertyy niin paljon, että niitä ei yksinkertaisesti ole minnekään laittaa, ja niiden pitkäaikainen säilyttäminen on kallista. Jokaisella kirjanpitoasiakirjalla on omat lainsäädännössä säädetyt säilytysaikansa. Näiden ehtojen päätyttyä organisaatiolla on oikeus tuhota asiakirjat. Jos tällainen päätös kuitenkin tehdään, on niistä valittava ne, joiden tuhoaminen ei aiheuta ongelmia mahdollisten tarkastusten aikana.

Katsotaanpa vaatimuksia, joita laki asettaa kirjanpito- ja veroasiakirjojen säilytysajalle. From yleissääntö poikkeuksia on paljon, ja ne kiinnostavat eniten, koska. kaikki asiantuntijat eivät tiedä niistä.

Yleinen sääntö säilyttää...

...kirjanpitoasiakirjat

Kirjanpitoa ei voi tehdä ilman rekisteröitymistä kirjanpidon perusasiakirjat, joita on pääsääntöisesti säilytettävä vähintään viisi vuotta raportointivuoden jälkeen tai sen vuoden jälkeen, jolloin niitä käytettiin raportoinnissa (6. joulukuuta 2011 annetun liittovaltion lain nro 402-FZ "Kirjanpito", jäljempänä - laki nro 402-FZ, 29 artikla).

Samanaikaisesti on tarpeen keskittyä asiakirjojen säilytysaikoihin, jotka määritellään itse laissa nro 402-FZ, jos tämä ajanjakso on pidempi.

Esimerkiksi vuotuisen eheyden säilyttämiseksi tilinpäätökset määrätään jatkuvasti, neljännesvuosittain - 5 vuoden ajan ja kuukausittain - 1 vuoden ajan (luettelon 351 artikla). pysyvä määräaika varastointi vaatii asiakirjat (pöytäkirjat, asiakirjat, johtopäätökset) tilinpäätöksen käsittelystä ja hyväksymisestä (Luettelon 355 artikla).

Asiakirjat (laskelmat, yhteenvedot, todistukset, taulukot, tiedot, kirjeenvaihto) verojen laskemisesta ja siirtämisestä kaikkien tasojen talousarvioon ja talousarvion ulkopuolisiin rahastoihin kaikki tasot on säilytettävä 5 vuotta (luettelon artikla 382), samoin kuin yhtiöveroilmoitukset kaikkien verojen osalta (luettelon 392 artikla). Art. 658 luettelosta i> työntekijöiden henkilökortit.

Kuten näette, aika on pitkä. Ja laskenta suoritetaan sitä vuotta seuraavan vuoden tammikuun 1 päivästä, jolloin asiakirjoja käytettiin kirjanpito- (tilinpäätös) laadittaessa viimeisen kerran (lain nro 402-FZ 29 §:n 2 osa).

Esimerkki 1

Tiivistä esitys

Yleensä, jos säilytysaika on määrätty 5 vuodeksi ja asiakirja on laadittu esimerkiksi toukokuussa 2014, sen säilytysaikaa aletaan laskea 1.1.2015 alkaen ja se päättyy 31.12.2019.

...veroasiakirjojen säilytysaika

Verokirjanpito suoritetaan perusasiakirjojen tietojen perusteella (Venäjän federaation verolain 313 artikla). Verokirjanpidon tietojen vahvistaminen voi olla paitsi ensisijaisia ​​kirjanpitoasiakirjoja, myös analyyttisiä verokirjanpitorekistereitä, veropohjan laskelmia.

Artiklan 1 kohdan nojalla Venäjän federaation verolain 252 mukaan perustellut kustannukset kirjataan kuluiksi (ja Venäjän federaation verolain 265 §:ssä säädetyissä tapauksissa tappiot), jotka vahvistetaan Venäjän federaation lainsäädännön mukaisesti laadituilla asiakirjoilla. Venäjän federaatio.

Lisäksi veronmaksajan on huolehtia verokirjanpidon tietojen ja verojen laskennan ja maksamisen perustana olevien asiakirjojen turvallisuudesta , sis. vahvistus tulojen ja kulujen vastaanottamisesta, vähintään neljäksi vuodeksi (Allekirjoitus 8, lauseke 1, 23 artikla Venäjän federaation verolain). Tässä lainsäädännössä ei ole viittausta luetteloon. Mutta talousosasto viittaa siihen usein harkitessaan tätä asiaa (esimerkiksi Venäjän valtiovarainministeriön kirjeessä 26. huhtikuuta 2011 nro 03-03-06 / 1/270).

Nimetyt ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat ovat veroviranomaisille välttämättömiä valvoakseen, että verovelvolliset noudattavat veroja ja maksuja koskevaa lainsäädäntöä, myös verotarkastusten yhteydessä.

Asiakirjojen tuhoaminen

Edellä olevasta voidaan päätellä, että päätettäessä sellaisten asiakirjojen tuhoamisesta, joiden säilytysaika on umpeutunut, tulee noudattaa ainakin:

• Kulttuuriministeriön luettelo,
• kirjanpitolaki ja
• Venäjän federaation verolaki.

Lisäksi jokaisen tuhottavan asiakirjan säilytysajat on arvioitava oikein, jotta ei joudu vaikeuksiin tulevaisuudessa, kun tarkastusviranomaiset yhtäkkiä vaativat toimittamaan heille osan jo tuhoutuneista asiakirjoista.

Tätä tarkoitusta varten organisaatioon perustetaan asiantuntijatoimikunta, joka tarkistaa asiakirja-arkiston. Se luodaan organisaation johtajan määräyksellä (ohjeella). Tällaista määräystä ei myöskään tarvitse antaa vuosittain, se riittää kerran, ja jatkossa jäsenten kokoonpanoa muutetaan vain, jos joku heistä eroaa.

Toimikunta laatii työssään lain, jossa on luettelo hävitettävistä asiakirjoista. Kun laki on valmis, organisaation johtaja hyväksyy sen. Sen perusteella pääasiakirjat tuhotaan.

Samalla on tarkoituksenmukaisempaa laatia erilliset lait tuhoutuneista asiakirjaryhmistä eri tavoilla V: silppurin käyttö, tulipalo, kierrätys. Luottamuksellisia tietoja sisältävät "arvokkaimmat" asiakirjat (niitä on yleensä vähemmistö) tuhotaan parhaiten itsenäisesti ja peruuttamattomasti (esimerkiksi polttamalla tai murskaamalla), ja suurin osa voidaan kierrättää.

Tehtyään tuhoamisen ja allekirjoitettuaan sitä koskevat asiakirjat, organisaatio voi katsoa, ​​että se on täyttänyt lain mukaiset velvoitteensa ja sillä on asiakirjat, jotka vahvistavat menettelyn tosiasian.

Poikkeuksia yleissääntöön

Konossementti ja lasku

Aloitetaan näennäisesti yksinkertaisella esimerkillä. Oletetaan, että organisaatio osti materiaalin ja sai toimitusilmoituksen ja laskun toimittajalta maaliskuussa 2014. Samassa kuussa materiaali hyvitettiin varastoon ja otettiin sitten tuotantoon.

Laskujen rekisteröintiasiakirjat, jotka on laadittu paperilla tai sähköisessä muodossa, säilytetään organisaatiossa vähintään neljä vuotta viimeisestä kirjauksesta (liitteen nro 4 kohta 24 kohta II, liitteen nro 22 kohta II 5 ja Venäjän federaation hallituksen 26. joulukuuta 2011 antaman asetuksen nro 1137 "Alv-laskennoissa käytettävien asiakirjojen lomakkeista ja täyttöä (ylläpitoa) koskevista säännöistä" liitteen nro 3 13 kohta II.

Laskun säilytysajan laskenta arvonlisäverovähennyksen tueksi alkaa sen raportointi- (vero)kauden jälkeen, jolloin tositetta on viimeksi käytetty. Muista, että arvonlisävero lasketaan neljännesvuosittain ja maaliskuun lasku sisältyy vuoden 2014 1. vuosineljänneksen arvonlisäveron laskelmaan. Näin ollen säilytysaika voi tässä tapauksessa alkaa 1.4.2014, se päättyy 4 vuoden kuluttua, eli 31.3.2018. Mutta vuoden puolivälissä asiakirjoja ei tuhota, vaan niitä säilytetään vuoden loppuun (eli 31.12.2018 asti) ja vasta sen jälkeen ne heijastuu hävittämislakiin.

On otettava huomioon, että ostetuista tavaroista voidaan tehdä arvonlisäverovähennys vasta sen jälkeen, kun ne on rekisteröity (Venäjän federaation verolain 1 kohta, 172 ja 171 artikla). Siksi on myös tärkeää säilyttää niiden hankinnan vahvistava asiakirja - lasku - laskulle yllä lasketun ajan (31.12.2018 asti).

Kirjanpidossa rahtikirja (yleensä yhtenäisessä muodossa nro TORG-12) on ensisijainen kirjanpitoasiakirja ja sen säilyvyys on vähintään viisi vuotta. Siksi tämän esimerkin kirjanpidossa sen säilytysaika on pidempi. Säilytysaika alkaa laskea sen vuoden jälkeen, jolloin sitä on käytetty raportointiin, eli 1.1.2015 alkaen ja päättyy 31.12.2019.

Kuten näette, yhdellä asiakirjalla (laskulla) voi olla useita toimintoja, joista jokaisella on omat säännöt, joten niiden säilytysajat voivat vaihdella (tässä tapauksessa verokirjanpidon kannalta - 31.12.2018 ja kirjanpitotarkoitukset - 31.12.2019) . Sitten valitsemme niistä suurimman - 31.12.2019.

Näyttäisi siltä, ​​että kaikki on selvää. Mutta tilanne voi muuttua monimutkaisemmaksi.

Rahtikirjan ja laskun säilytysaika, jos oikeutta verovähennykseen on käytetty myöhemmin

Verovelvollisella ei saa olla myyntiä tietyllä vuosineljänneksellä (arvonlisäverokausi). Tästä johtuen arvonlisäveroa ei ole kertynyt, mutta arvonlisäveron vähennyssummat ovat olemassa, esimerkiksi vuokran, ostettujen materiaalien arvonlisäveron määrät jne.

Veroviranomaisten virallinen kanta on, että on mahdotonta hyväksyä arvonlisäveron vähennyskelpoisuutta aikana, jolloin verovelvollisella ei ole myyntiä (Venäjän federaation valtiovarainministeriön kirje 14.12.2011 nro 03-07-14 / 124 ).

Rehellisyyden vuoksi huomautamme, että Venäjän federaation liittovaltion veroviraston 28. helmikuuta 2012 päivätyssä kirjeessä nro ED-3-3 / [sähköposti suojattu] ilmaisi päinvastaisen mielipiteen. Hän yhtyy myös Venäjän federaation korkeimman välimiesoikeuden puheenjohtajiston päätökseen 03.5.2006 nro 14996/05 (jossa todetaan, että tavaroiden (töiden, palvelujen) myynti ei ole lain nojalla verovähennyksen soveltamisen edellytys) ja kymmenennen hovioikeuden 12.7.2012 tekemä päätös asiassa A41-41514/11. Mutta tässä tapauksessa organisaatio ei voi välttää verotarkastusta, koska verokauden (neljänneksen) lopussa arvonlisäveroilmoituksessa se heijastaa budjetista palautettavaksi lasketun arvonlisäveron määrää.

Etkö halua verotarkastusta? Mitä tehdä? Muista, että arvonlisäveron vähennys on verovelvollisen oikeus, ei velvollisuus. Ja hän voi käyttää tätä oikeuttaan kolmen vuoden kuluessa kyseisen verokauden päättymisestä (Venäjän federaation verolain 173 artiklan 2 kohta ja Venäjän federaation valtiovarainministeriön 30. huhtikuuta 2009 päivätty kirje nro 03 -07-08 / 105).

Toisin sanoen esimerkin ehtoja käytettäessä organisaatio voi tehdä arvonlisäverovähennyksen vastaanotetusta laskusta kolmen vuoden sisällä 1.4.2014 alkaen, esimerkiksi vuotta myöhemmin vuoden 2015 ensimmäisellä neljänneksellä. Tämän toimenpiteen seurauksena asiakirjojen säilytysaikoja tulisi myös siirtää vuodella taaksepäin:

• maaliskuuta 2014 päivätyn laskun mukaan - 31.12.2018 - 31.12.2019;
• rahtikirjan mukaan - 31.12.2019 - 31.12.2020.

Jos olisimme käyttäneet arvonlisäveron vähennysoikeutta vielä myöhemmin, esimerkiksi vuoden 2016 kolmannella neljänneksellä, niin:

• lasku olisi säilytettävä 31.12.2020 asti;
• ja rahtikirja - 31.12.2021 asti.

Jos lasku vastaanotetaan myöhemmin kuin tavarat ja lasku

Sama tilanne asiakirjojen säilytysajan laskennassa syntyy organisaatiolle, kun se saa laskun ostetusta tuotteesta (palvelusta, työstä) myöhemmällä verokaudella kuin itse tuotteen ja rahtikirjan vastaanottoaika. Mutta samaan aikaan tärkeä ehto sillä vähennys on vahvistus laskun myöhemmästä vastaanottamisesta - se voi olla kirjekuori, jossa on postileima.

Myös ensisijaisten asiakirjojen säilytysehdot, jotka vahvistavat tässä tapauksessa materiaalin vastaanottamisen, lykätään (esimerkiksi lasku). Loppujen lopuksi yksi arvonlisäveron vähennyksen edellytyksistä, kuten edellä totesimme, on se, että materiaali on rekisteröity.

Jos ostettu materiaali otetaan tuotantoon seuraavaksi vuodeksi

Oletetaan, että organisaatio osti materiaalin maaliskuussa 2014 (kuten ensimmäisessä, yksinkertaisimmassa esimerkissämme), sai laskun ja laskun samaan aikaan, mutta antoi materiaalin tuotantoon seuraavana vuonna - tammikuussa 2015. Sitten myös ensisijaisen asiakirjan (rahtikirjan) säilytysehtoja tulee siirtää vuodeksi - kirjanpidossa ja verokirjanpidossa.

Tässä tapauksessa arvonlisäveron vähennys on tehty aikaisemmin. Ja laskun säilytysaikaa on laskettu maaliskuusta 2014 lähtien. Se, että materiaali siirrettiin tuotantoon myöhemmin, vaikuttaa vain tuotantoprosessiin, ei arvonlisäveron vähennysoikeuden vahvistamiseen.

Jos materiaali vastaanotetaan, mutta siitä ei ole maksettu

Sattuu myös niin, että materiaali toimitettiin kaikkien asiakirjojen (rahtikirja, lasku) mukana, mutta se jäi maksamatta.

Vanhentumisajan (kolme vuotta) päätyttyä velka poistetaan. Sitten laskun säilytysaika lasketaan sen vuoden lopusta, jolloin velka on poistettu - yleensä seitsemän vuotta (kolmen vuoden vanhentumisaika plus neljä vuotta verokirjanpidon sääntöjen mukaan). Muuten velan määrää ja velan syntymispäivää ei ole vahvistettu (Volga-Vjatkan piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun 8. marraskuuta 2012 asiassa nro A11-2321 / 2011 ja liittovaltion monopolien vastaisen palvelun päätökset Volgan piirin 3. lokakuuta 2012 asia nro A72-7995 / 2011).

Mutta älä unohda sitä ennen vuosittaista tilinpäätökset inventointi tehdään velat mukaan lukien. Jos sovintoasiakirja allekirjoitetaan toimittajan kanssa, vanhentumisaika alkaa laskea uudelleen, eli sopimuksen allekirjoituspäivästä. Tästä johtuen se voi siirtyä vuosittain ja siten kestää loputtomasti, sama tapahtuu asiakirjojen (lasku ja lasku) säilytysajan kanssa.

Organisaatiolla, joka lähetti tavarat, mutta ei saanut maksua, on samanlainen tilanne - "peilikuva". Hän joutuu myös säilyttämään asiakirjoja "määrättömästi" allekirjoittaessaan vuosittaisia ​​sovintolakeja. Lisäksi veroviranomaiset voivat suorittaa vastatarkastuksia.

Käyttöomaisuuden hankinta (poistot)

Yhteisö on hankkinut arvokasta omaisuutta, jolla on pitkä varastointiaika, kuten rakennuksen, ja on asettanut sen taloudelliseksi vaikutusajaksi 31 vuotta. Tänä aikana tästä käyttöomaisuudesta veloitetaan poistot, mikä tarkoittaa sitä vastaanotto- ja siirtoasiakirja sekä muut rakennuksen ostoon liittyvät asiakirjat on säilytettävä tänä aikana, ja vasta sen päättymisen jälkeen alkaa Venäjän federaation verolain mukainen neljän vuoden asiakirjojen säilytysaika . Tämän seurauksena asiakirjojen säilytysaika on 35 vuotta.

Muuten on vaikea todistaa kustannusten taloudellista toteutettavuutta sekä tietoja käyttöomaisuudesta (käyttöönottoehdot, alkukustannukset, poistot) veroviraston suorittaman tarkastuksen aikana (Moskovan liittovaltion monopolien vastaisen palvelun asetus Piiri, päivätty 11.03.2009, nro KA-A40 / 1255-09 asiassa А40-32554/08-129-101).

Asiakirjat syntyneistä tappioista ja laskennallisista kuluista

Venäjän valtiovarainministeriön 02.08.2011 päivätyssä kirjeessä nro 03-02-07 / 1-272 todetaan: artiklan 4 kohdan mukaisesti. Venäjän federaation verolain 283 mukaan veronmaksaja on velvollinen Säilytä aiheutuneen tappion suuruuden vahvistavat asiakirjat koko sen ajanjakson ajan, jolloin se alentaa veropohjaa kuluvan verokauden aiemmin saatujen tappioiden määrälle. Ja tämä ajanjakso on 10 vuotta sen verokauden jälkeen, jonka aikana tämä tappio on saatu (Venäjän federaation verolain 2 § 283).

Tappio paljastetaan yrityksessä vuoden (verokauden) lopussa ja se lasketaan kaikkien organisaatiolle kuluneen vuoden aikana kertyneiden tuottojen ja kulujen erotuksena. Siksi sen on säilytettävä kaikki asiakirjat aiheutuneista kuluista sekä saadut tulot siltä vuodelta (verokaudelta), jolloin tappio on saatu.

Sääntelyviranomaisten mukaan tässä tapauksessa alakohdan mukaiseen säilytysaikaan tulisi lisätä neljä vuotta lisää. 8 s. 1 art. Venäjän federaation verolain 23 §. Lähtökohtana on oletus, että 4 vuoden säilytysaikaa ei lasketa asiakirjojen laatimishetkestä, vaan sen verokauden päättymisestä, jolloin vastaava tappio on otettu huomioon. Jos näin ei tehdä, tappioiden siirtäminen katsotaan laittomaksi.

Tällainen lähestymistapa löytyy tuomioistuinten päätöksistä, esimerkiksi Moskovan piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun 2. maaliskuuta 2006, 26. helmikuuta 2006 nro KA32-A40 / 785-06 ja korkeimman puheenjohtajiston päätöksistä. Venäjän federaation välimiesoikeus, 24. heinäkuuta 2012 nro 3546/12. On toinenkin oikeuskäytäntö, joka ei ole samaa mieltä tämän näkemyksen kanssa: FAS:n päätökset Pohjois-Kaukasuksen piiri päivätty 25. syyskuuta 2009 asiassa nro A32-8964 / 2007-12 / 190 ja Luoteispiirin liittovaltion monopolien vastainen palvelu 22. marraskuuta 2004 asiassa nro A56-10982 / 04.

Sinulla on kaksi vaihtoehtoa: säilyttää asiakirjat mahdollisimman hyvin tai valmistautua taisteluihin tuomioistuimissa, joiden lopputulos ei ole taattu.

Asiakirjojen puute tulipalon, tulvien, varkauden seurauksena

Organisaation on varmistettava kirjanpitoasiakirjojen turvalliset säilytysolosuhteet ja niiden suojaus muutoksilta (lain nro 402-FZ 29 §). Mutta mitä tehdä, jos asiakirjat puuttuvat tulipalon (tulva, varkaus) vuoksi ja veroviranomaiset ovat saaneet vaatimuksen niiden toimittamisesta?

Talousosasto uskoo näin ne on kunnostettava (Kirje nro 03-02-07/1/21191, 07.06.2013). On olemassa samankaltaisia ​​tuomioistuimen päätöksiä (yhdeksännen välimiesoikeuden päätös 13. lokakuuta 2010 nro 09AP-24752 / 2010-AK, nro 09AP-25298 / 2010-AK asiassa A40-4800 / 10 -115-55), jossa tuomioistuin tuli siihen tulokseen, että organisaation johtajan on ryhdyttävä toimenpiteisiin palauttaakseen ne perusasiakirjat, jotka on palautettava ja säilytettävä laissa säädetyssä ajassa.

Samanaikaisesti tuomioistuin totesi Volga-Vjatkan piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun 30. heinäkuuta 2007 tekemässä päätöksessä asiassa A28-1129 / 2007-3 / 21, että organisaatio ei voinut toimittaa asiakirjoja, jotka olivat tuhonneet tulipalo, jonka veroviranomainen myöhemmin pyysi, koska sillä ei ollut todellista mahdollisuutta tehdä sitä ajoissa. Veroviranomaiselta evättiin sakkojen periminen.

On myös muita tapauksia, joissa tuomarit asettuivat veronmaksajien puolelle (Moskovan piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun päätökset 25. kesäkuuta 2010 nro KA-A40 / 6480-10, Volgan piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun 25. kesäkuuta 2010 tapauksessa nro A55-967 / 2011).

Jos veronmaksaja ei kuitenkaan voi vahvistaa, ettei hänellä ollut asiakirjoja pyynnön vastaanottamishetkellä, sakkoa ei voida välttää (Moskovan piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun asetus, 28. huhtikuuta 2009 nro KA-A40 / 3228-09). Kaikki toimivaltaisten viranomaisten asiakirjat ovat hyödyllisiä tässä, jotka vahvistavat tulvan tosiasian (tulvaraportti ja/tai huoltoorganisaation todistus), tulipalon (palolaitokselta saatu paloilmoitus), ryöstön, murron (poliisin todistus), jne.

Tuomioistuimet pitävät sakkoa perusteltuna myös tapauksissa, joissa veronmaksaja ei asiakirjojen katoamisen jälkeen ryhtynyt toimenpiteisiin niiden palauttamiseksi (Uralin piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun asetus, 28. huhtikuuta 2010 nro Ф09-2782 / 10- С2).

Asiakirjat tuhoutuivat, mutta kysyntä tuli

Tilanne voi syntyä, kun organisaatio on punninnut kaikki edut ja haitat, päättänyt tuhota asiakirjat saatuaan kaiken asianmukaisesti ja veroviranomainen vaatii niiden toimittamista.

Tuomioistuimet ovat usein veronmaksajien puolella.

Arbitraasi käytäntö

Tiivistä esitys

Uralin piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun päätöksessä 14. lokakuuta 2011 nro F09-6531 / 11 asiassa A07-18923 / 2010 (Venäjän federaation korkeimman välimiesoikeuden päätös 2. joulukuuta 2011 Ei VAS-15006 / 11), tuomioistuin totesi, että yritys ei toimittanut ensisijaisia ​​kirjanpitoasiakirjoja niiden laillisen tuhoamisen vuoksi. Veroviranomaisilla ei ole syytä soveltaa 7 momentissa säädettyä laskentatapaa. Venäjän federaation verolain 166 pykälässä verovähennyksen määrittämiseksi, mikä on mahdollista vain, jos tietyt asiakirjat ovat saatavilla (Venäjän federaation verolain 171, 172 artikla).

Arbitraasi käytäntö

Tiivistä esitys

Tuomioistuin katsoi, että käyttöomaisuuden alkuperäistä hankintamenoa vahvistavien ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen puuttuminen niiden tuhoutumisesta, koska näiden asiakirjojen säilytysaika on umpeutunut, ei voi olla syynä kieltäytyä ottamasta huomioon näiden käyttöomaisuushyödykkeiden jäännösarvoa. osa kuluista (Moskovan piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun asetus, 11.03.2009 nro KA-A40/1255-09, asia nro A40-32554/08-129-101).

Arbitraasi käytäntö

Tiivistä esitys

Verovirasto vaati yhtiötä maksamaan ylimääräisiä veroja, koska polttoaineen ja voiteluaineiden poistoon tarvittavia asiakirjoja ei ollut toimitettu. Osa asiakirjoista oli heidän mielestään väärin toteutettu, osa tuhoutui. Veroviranomaiset ilmoittivat, että asiakirjat on säilytettävä vähintään 5 vuotta kirjanpitosääntöjen mukaisesti.

Mutta välimiehillä oli oma näkemyksensä tästä tilanteesta. He päättivät yhtiön hyväksi ja totesivat, että se kirjasi pois polttoaineita ja voiteluaineita vahvistettujen normien ja kuukausittaisten lakien perusteella. Tässä tapauksessa tuomarit eivät pitäneet vikoja rahtikirjaa täytettäessä sekä joidenkin asiakirjojen puuttumista syynä tunnustaa polttoaine- ja voiteluaineiden kustannusten kirjaaminen omakustannushintaan lainvastaiseksi (päätökset). Luoteispiirin liittovaltion monopolien vastainen palvelu, päivätty 16.6.2000 nro A56-31018 / 99 ja päivätty 08.07.2002 nro A56-8533/02).

Tarkista kunto

Haluaisin kiinnittää huomion vielä yhteen tärkeään seikkaan. Venäjän federaation kulttuuriministeriön luettelossa joidenkin asiakirjojen säilytysaika alkaa laskea "tarkastuksen (tarkastuksen) alaisena". Esimerkiksi ensisijaisia ​​asiakirjoja ei voida tuhota ilman varmentamista (luettelon 362 artikla).

Asiakirjan fragmentti

Tiivistä esitys

Luettelo valtion elinten, paikallishallintojen ja organisaatioiden toiminnan aikana syntyvistä vakiomuotoisista hallintoarkistoasiakirjoista, joissa ilmoitetaan säilytysajat (hyväksytty Venäjän federaation kulttuuriministeriön 25. elokuuta 2010 antamalla määräyksellä nro 558)

Tässä tapauksessa puhumme verotarkastuksista. Ne mainitaan Art. Venäjän federaation verolain 87 §. Veroviranomainen laatii sekä paikan päällä tehdyn että pöytäverotarkastuksen tulosten perusteella tarkastusraportin (sen laatimismenettely ja ehdot on määritelty Venäjän federaation verolain 100 §:ssä). Jos rikkomuksia havaitaan ja veronmaksaja suostuu niihin, jälkimmäinen tekee tarvittavat muutokset kirjanpitoon: tekee lisäveroja, maksaa sakkoja ja sakkoja jne.

Lisäksi suoritetaan kirjanpitotarkastus, jos verovelvollinen antaa päivitetyn ilmoituksen kolmea viimeistä vuotta aikaisemmin olevilta verokausilta.

Mutta kuten tiedät, vanhentumisaika on kolme vuotta (Venäjän federaation verolain 113 §:n 1 lauseke). Veroviranomaiset voivat tehdä vaatimuksia ja määrätä seuraamuksia tämän ajan kuluessa. Jos rikkomuksia havaitaan yli varhaiset kuukautiset veronmaksajaa ei voi sakottaa.

Samanaikaisesti Venäjän federaation verolaki ei vaadi asiakirjojen tuhoamista, talousosasto ilmoittaa, että vanhentuneen säilytysajan omaavien asiakirjojen tuhoaminen on verovelvollisen oikeus. Ja veroviranomaisten tarkastusta ei välttämättä tapahdu ollenkaan.

Miten organisaatioiden tulisi edetä? Ensinnäkin edellä mainituista tuomioistuinten päätöksistä käy selvästi ilmi, että tapauksissa, joissa verovelvollinen ei pystynyt toimittamaan vanhentuneita asiakirjoja tarkastusviranomaisten pyynnöstä niiden tuhoutumisen vuoksi, tuomioistuimet asettuivat verovelvollisen puolelle. Tietysti näissä tilanteissa jälkimmäisen on suoritettava pätevästi itse tuhoamismenettely (dokumentoitava se oikein). Jos pyydetään laillisesti tuhottuja asiakirjoja, tästä tulee olennaista.

Toiseksi, Venäjän federaation kulttuuriministeriön luettelossa vahvistettujen asiakirjojen säilytysehtojen rikkomisesta verotarkastusviranomainen ei voi määrätä sakkoja.

Osoittautuu, että jos kirjanpito- / veroasiakirjat tuhoutuvat niiden säilytysaikojen päättymisen vuoksi, organisaation veroviranomaisten sanktiot eivät uhkaa, vaikka nämä asiakirjat eivät olisi läpäisseet verotarkastusta. Loppujen lopuksi, kuten muistamme, jopa kirjanpito- ja veroasiakirjojen vakiosäilytysajat (viisi vuotta ja neljä vuotta) ovat vanhentumisaikaa (kolme vuotta) pidempiä, puhumattakaan muista ominaisuuksista ja poikkeuksista, kun vakiosäilytysajat pidentyvät.

Vastuu

Haluan kiinnittää lukijoiden huomion seuraamuksiin, joita veronmaksajaan voidaan kohdistaa perusasiakirjojen puuttuessa. Harkitse yleisimpiä.

Jos ensisijaiset asiakirjat tuhoutuvat määritetyn säilytysajan jälkeen - no, voit nukkua rauhassa. Mutta joskus termiä laskettaessa niitä ohjataan yleiset säännöt(määrätty laissa nro 209-FZ, Venäjän federaation verolaissa ja Venäjän federaation kulttuuriministeriön luettelossa) ja unohda erityiset "varaukset", mikä tuhoaa asiakirjat, jotka oli vielä säilytettävä. Ja tässä kohtaa ongelmia usein.

Veronmaksajan jättämä toimittamatta asiakirjoja veroviranomaisille säädetyssä määräajassa tai muut Venäjän federaation verolaissa ja muissa veroja ja maksuja koskevissa säädöksissä säädetyt tiedot edellyttävät 11 artiklan mukaisen vastuun soveltamista. Venäjän federaation verolain 126 §:

• jos nämä asiakirjat eivät sisällä merkkejä pykälän mukaisista verorikoksista. Venäjän federaation verolain 119 ja 129.4 mukaan sakko on 200 ruplaa. jokaisesta toimittamattomasta asiakirjasta (119 artikla koskee veroilmoitusten toimittamista ja 129.4 artikla valvotuista liiketoimista ilmoittamista);
• jos järjestö kieltäytyy luovuttamasta hallussaan olevia asiakirjoja tai antaa niille tarkoituksella vääriä tietoja eikä tällainen teko liity pykälän säännökseen. Venäjän federaation verolain 135.1 (pankki ei toimita todistuksia / lausuntoja tapahtumista ja tileistä), sakon määrä on 10 000 ruplaa.

Vältä ehdottomasti joutumasta vastuuseen Art. Venäjän federaation verolain 126 pykälä on mahdollista, jos veroviranomaisten pyytämien asiakirjojen säilytysaika on umpeutunut ja organisaatio on jo pyynnön esittämishetkellä tuhonnut ne, mutta tämä on silti todistettava ( katso Uralin piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun 17. marraskuuta 2009 päivätyt päätökset nro F09-8891 / 09-SZ asiassa A47-5018 / 2008; Luoteispiirin FAS, 6. heinäkuuta 2009 asiassa nro A05-8773 / 2008 (Venäjän federaation korkeimman välitystuomioistuimen päätöksellä 13. lokakuuta 2009 nro VAC -13307/09, kieltäytyi siirtämästä asiaa Venäjän korkeimman välitystuomioistuimen puheenjohtajistoon Venäjän federaatio)).

Jos tarkastajat havaitsevat tarkastuksen aikana perusasiakirjojen, laskujen, kirjanpito- tai verorekisterien puuttumisen (tai tuhoutuvat), yritykselle voidaan määrätä sakko (Venäjän federaation verolain 120 artikla):

• 10 000 ruplaa. - jos rikkomus on tehty yhden verokauden aikana;
• 30 000 ruplaa. – jos rikkomus on tehty useamman kuin yhden verokauden aikana.

Jos samalla havaitaan veropohjan aliarviointi, yritykseltä veloitetaan sakko, jonka määrä on 20% maksamattomasta veromäärästä, mutta vähintään 40 000 ruplaa. (Venäjän federaation verolain 120 §:n 3 lauseke).

Samasta rikoksesta ei voi olla kahta verovelvollisuutta, joten organisaatiota voidaan rangaista joko pykälän mukaan. Venäjän federaation verolain 126 pykälän tai artiklan mukaisesti. Venäjän federaation verolain 120 pykälä. Nämä rangaistukset eivät ole kumulatiivisia.

Venäjän federaation hallintorikoslaki sisältää myös useita säännöksiä sakkoja asiakirjojen säilytysehtojen rikkomisesta. Sakon suuruus riippuu rikkomuksen tyypistä.

Venäjän federaation hallintorikoslain 13.25 artiklassa säädetään seuraamuksista asiakirjojen säilytysehtojen rikkomisesta, joiden säilytysvelvollisuus on säädetty osakeyhtiöitä, LLC:itä, valtion ja kunnallisia yhtenäisiä yrityksiä koskevassa lainsäädännössä, eläke- ja sijoitusrahastot sekä sen mukaisesti annetut säädökset. Osoittautuu, että tässä puhutaan ensisijaisesti varastoinnista. yrityksen asiakirjoja, joka esiintyy tässä normatiivisten säädösten ryhmässä, johon suurin osa kirjanpitoasiakirjoista ei kuulu.

Mutta tähän kuuluu mm. osakeyhtiöiden taseet, tuloslaskelmat, tilintarkastuskertomukset(Venäjän liittovaltion arvopaperikomission 16. heinäkuuta 2003 päivätyllä päätöksellä nro 03-33/ps hyväksyttyjen osakeyhtiöiden asiakirjojen säilytysmenettelyä ja -ehtoja koskevien määräysten kohta 2.1.10).

Selaa LLC:n asiakirjat, jonka menettämiseen voidaan soveltaa Venäjän federaation hallintorikoslain 13.25 artiklaa, on hieman erilainen. Se on lueteltu Art. 50 liittovaltion laissa 8. helmikuuta 1998 nro 14-FZ "Rajavastuuyhtiöistä". On huomionarvoista, että siinä sanotaan muun muassa, että LLC on velvollinen säilyttämään "muita Venäjän federaation liittovaltion laeissa ja muissa säädöksissä säädettyjä asiakirjoja, yrityksen peruskirjaa, yrityksen sisäisiä asiakirjoja, viraston päätöksiä. Yhtiön osallistujien yhtiökokous, yhtiön hallitus (hallintoneuvosto) ja yhtiön toimeenpanevat elimet". Ilmeisesti tämä sisältää tilinpäätöksen.

Artiklan mukaan määrättyjen sakkojen määrä Venäjän federaation hallintorikoslain 13.25 ovat:

• 2500 - 5000 ruplaa. - virkamiehille;
• 200 000 - 300 000 ruplaa. - oikeushenkilöille.

Tämän artiklan soveltaminen on epätodennäköistä ilman perusasiakirjoja, vaikka tätä mahdollisuutta ei voida täysin sulkea pois.

Jos asiakirjojen säilytysehtojen rikkominen on johtanut kertyneiden verojen ja maksujen määrien vääristymiseen vähintään 10 prosentilla, syyllisille virkamiehille määrätään vähintään 2 000 ruplan suuruiset seuraamukset. jopa 3000 ruplaa. (Venäjän federaation hallintorikoslain 15.11 artikla).

Jos Venäjän federaation verolain (120 ja 126 artikla) ​​mukaan oikeushenkilöitä rangaistaan, samasta rikoksesta syyllinen virkamies voidaan tuomita sakkorangaistukseen. Venäjän federaation hallintorikoslain 15.11 kohta, mutta vain kerran (Venäjän federaation hallintorikoslain 4.1 artiklan 5 osan mukaan kukaan ei voi olla hallinnollisessa vastuussa kahdesti samasta hallinnollisesta rikkomuksesta).